Документооборот как составная часть делопроизводства и пути его оптимизации

ВВЕДЕНИЕ
В современном мире эффективность деятельности любой организации в значительной степени определяется качеством управления информационными потоками и документацией. Документооборот, являясь ключевым элементом системы управления организацией, влияет на оперативность принятия решений, точность и скорость обработки информации, а также на общую производительность труда.
Целью данной выпускной квалификационной работы является исследование существующих проблем и недостатков в системе документооборота выбранной организации и разработка рекомендаций по оптимизации процессов обработки документации с использованием современных информационных технологий. Достижение этой цели предполагает выполнение ряда задач, среди которых анализ нормативно-правовой базы, изучение и оценка текущего состояния документооборота в организации, выявление ключевых проблем и разработка модели оптимизированного документооборота.
Актуальность темы обусловлена необходимостью повышения уровня организационной эффективности через внедрение инновационных решений в области управления документацией.
В работе будет использован комплексный подход, включающий теоретический анализ литературных источников по теме, а также практическое исследование на основе анализа действующей системы документооборота в выбранной организации. Результатом исследования станет разработка рекомендаций по оптимизации процессов документооборота, которые могут быть использованы в деятельности аналогичных организаций для повышения их операционной эффективности.
Структура работы предполагает рассмотрение теоретических основ документооборота и делопроизводства, анализ текущего состояния и проблем документооборота на примере конкретной организации, а также разработку и практическое внедрение модели оптимизации документооборота.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие и значение документооборота в современной организации
Изучение исторического опыта в сфере организации делопроизводства в нашей стране, к значительным вкладам в который причастны К.Г. Митяев, Т.В. Кузнецова, М.П. Илюшенко и другие, имеет решающее значение для анализа современных тенденций документооборота. Процесс эволюции документооборота подвержен влиянию многих факторов, включая развитие государственности, организационные изменения в производстве, появление новых технологий и повышение уровня культуры и образования [1].
С управленческой точки зрения документооборот способствует формализации и стандартизации управленческих процессов. Он позволяет установить четкую последовательность действий, ответственность за выполнение задач и контроль за их исполнением [2]. В результате повышается прозрачность деятельности организации, улучшается координация внутренних и внешних процессов, а также сокращаются сроки выполнения операций.
С юридической точки зрения документооборот обеспечивает фиксацию всех значимых событий, происходящих в организации, в документальной форме, что придает им юридическую силу. Это позволяет защитить права и интересы организации, ее сотрудников и партнеров, а также обеспечивает возможность подтверждения фактов в случае возникновения споров или разбирательств.
В современных условиях значимость документооборота в организациях значительно возросла, особенно учитывая переход к цифровым технологиям. Проблема разграничения между электронными документами (ЭД) и электронными копиями бумажных документов (ЭКД) в системе электронного документооборота (СЭД) становится особенно актуальной. Ведь оба типа документов могут обрабатываться и храниться в одной базе данных, что создает определенные сложности для пользователей и администраторов системы [3]. Решение этой задачи предполагает введение в СЭД специального атрибута для документов, указывающего на их происхождение и формат создания.
Документоведческий анализ структуры документооборота и классификация документов лежат в основе технологических настроек СЭД, позволяя делать документопотоки более структурированными и формализованными. Это способствует унификации и регламентации процедур работы, которые могут быть зафиксированы в административных регламентах или технологических картах, обеспечивая автоматизацию бизнес-процессов.
Необходимость в человеческом взаимодействии остается высокой даже в условиях автоматизированного электронного документооборота. Важная функция служб ДОУ - предварительное рассмотрение документов для руководства, включая анализ и эвристическую деятельность, необходимые для обработки организационно-распорядительных документов.
В условиях цифровизации и автоматизации процессов, современные технологии предоставляют широкие возможности для оптимизации документооборота. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет существенно ускорить обработку документов, снизить риски потери или искажения информации, обеспечить высокий уровень защиты данных и сократить затраты на бумажный документооборот. Таким образом, цифровизация документооборота становится не только средством повышения эффективности управления, но и фактором конкурентоспособности организации на рынке.
1.2 Классификация документооборота и правовое регулирование
Первый критерий касается направления движения документов и предусматривает разделение документооборота на входящий, исходящий и внутренний. Входящий документооборот охватывает процессы работы с документами, поступающими извне организации. Это могут быть письма от контрагентов, государственных органов, запросы клиентов и прочее. Исходящий документооборот связан с отправкой документов за пределы организации.
Второй критерий основан на функциональном предназначении документов и допускает классификацию на управленческий, производственный, финансово-хозяйственный и правовой документооборот. Управленческий документооборот поддерживает принятие решений на всех уровнях управления, организацию работы с персоналом, взаимодействие между структурными подразделениями.
Третий критерий отражает способ обработки документов и включает бумажный и электронный документооборот. Бумажный документооборот характеризуется физическим перемещением документов, что требует значительных временных и трудовых затрат.
Четвертый критерий связан с организационно-правовым статусом документов и предусматривает деление на нормативные, распорядительные, информационно-справочные и исполнительские документы. Нормативные документы определяют основные принципы и правила деятельности организации.
Классификация документооборота позволяет выявить ключевые направления оптимизации документационного обеспечения, обеспечить адаптацию процессов к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды, повысить эффективность управления организацией.
Законодательная база в области документооборота и делопроизводства в Российской Федерации включает в себя ряд федеральных законов, подзаконных актов, нормативно-правовых и методических документов, разработанных различными ведомствами. Среди ключевых нормативных актов можно выделить Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «О личных данных», Гражданский кодекс Российской Федерации, а также ряд ГОСТов, регламентирующих вопросы управления документацией и архивного дела.
В соответствии с инициативами, обозначенными в Указах Президента РФ от 7 мая 2018 года № 204 и от 21 июля 2020 года № 474, направленными на достижение национальных целей развития страны до 2024 и 2030 годов соответственно, в том числе через активное внедрение цифровых технологий в экономику и социальную сферу, была разработана и утверждена национальная программа "Цифровая экономика Российской Федерации" [4]. Эта программа, одобренная на заседании президиума Совета при Президенте РФ 4 июня 2019 года (протокол № 7), ставит своей задачей, среди прочего, подготовку специалистов для эффективной работы в цифровой среде.
Недавние изменения в Трудовой кодекс РФ, внесенные Федеральным законом от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ, уточняют положения о регулировании ЭДО в трудовых отношениях, определяя его как процесс создания, подписания, использования и хранения электронных документов, связанных с трудовой деятельностью, без необходимости дублирования их на бумажных носителях.
При этом переход на ЭДО является добровольным как для работодателей, так и для работников, которые могут отказаться от электронного формата документов и продолжить использование бумажных носителей. Однако с 1 января 2022 года новые работники автоматически вовлекаются в ЭДО без необходимости получения их согласия.
Электронный формат предусматривается для широкого спектра документов, включая трудовые договоры, приказы о приеме на работу и другие уведомления, за исключением нескольких категорий, таких как трудовые книжки и акты о несчастных случаях на производстве.
Для обмена электронными документами могут использоваться как собственные информационные системы работодателя, так и федеральные платформы, например, "Работа в России" [5]. В последнем случае предусмотрено бесплатное использование сервиса без необходимости приобретения электронной подписи для работодателя, тогда как работники могут подписывать документы с помощью простой электронной подписи.
В соответствии с целями национального развития Российской Федерации, определенными в указах Президента от 7 мая 2018 года №204 и от 21 июля 2020 года №474, предусматривающих активизацию внедрения цифровых технологий в экономическую и социальную сферы до 2024 и 2030 годов соответственно, была принята национальная программа "Цифровая экономика РФ" [6]. Утвержденная президиумом Совета при Президенте РФ 4 июня 2019 года (по протоколу №7), программа направлена на формирование навыков работы в цифровой среде у специалистов различных отраслей.
Одним из ключевых направлений развития является расширение практики электронного документооборота (ЭДО), охватывающего, среди прочего, внедрение электронных трудовых книжек и больничных листов. Изменения в Трудовой кодекс РФ, внесенные Федеральным законом от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ, детализируют применение ЭДО в трудовых отношениях, определяя его как процедуру создания, подписания, использования и сохранения электронных документов по трудовой деятельности без необходимости их фиксации на бумаге.
Переход на использование ЭДО предоставляется по желанию как работодателям, так и сотрудникам, которые вправе продолжать пользоваться бумажными документами. С начала 2022 года для новых сотрудников процесс вовлечения в ЭДО становится автоматическим, исключая требование их предварительного согласия.