Совершенствование документационного обеспечения управления в организации

Эффективность управленческой деятельности организации во многом зависит от того, насколько оперативно и продуктивно идет процесс обработки документации. Делопроизводство на предприятии представляет собой порядок информационного и документационного обеспечения деятельности, который выглядит следующим образом:
- своевременное и правильное создание документов (документирование);
- организация работы с документами (движение документов и их использование в справочных целях);
- выполнение определенной группы операций с документами (поручение, передача, обработка, учет, регистрация);
- хранение, систематизация документов (в том числе подготовка для сдачи в архив или к уничтожению).
Работа службы ДОУ сопровождается созданием и ведением довольно большого количества документов, так как все этапы организационной работы, как правило, документируются. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в работе службы ДОУ так много места отводится, прежде всего, работе с документами, которая требует специальных знаний и навыков. Виды и назначение документов весьма много образны, и каждый вид имеет свои особенности и правила работы.
Делопроизводство в организации, как правило, ведется на основе Положения об организации делопроизводства. Положение разрабатывается с учетом положений законодательных и иных нормативно-правовых актов в сфере информации, документации и архивного дела [34].
В рамках документационного обеспечения деятельности организации на секретаря возложено выполнение следующих задач, согласно должностной инструкции. Во-первых, это выполнение работ по обеспечению административно-распорядительной деятельности директора. Во-вторых, ведет прием, обработка, передача корреспонденции (а именно работа с входящими, исходящими и внутренними документами).
Также служба ДОУ осуществляет контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений; организация текущего хранения документов; выполняет поручения директора филиала в рамках своей компетенции; встречает делегации лиц, прибывших в служебные командировки [49].
Служба ДОУ проявляет высокую эффективность и своевременность в выполнении предоставленных задач благодаря реализации следующих функций:
1. Обеспечение организационно-технического сопровождения административно-распорядительной деятельности директора.
2. Прием корреспонденции, рассмотрение и переадресация в соответствующие подразделения или исполнителям в соответствии с решением руководства, с использованием в работе или подготовке ответов.
3. Прием документов и личных заявлений для подписи директором.
4. Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача директору служебной информации, организация телефонных переговоров.
5. Составление писем, запросов и других документов по поручению директора.
6. Печать, обработка и передача приказов, распоряжений и указаний директора ответственным лицам, с обеспечением правильного оформления исходящих документов филиала.
7. Подготовка заседаний и совещаний, организация сбора необходимых материалов, уведомление участников о времени, месте проведения, повестке дня. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
8. Контроль исполнения выданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых под контроль.
9. Обеспечение режима доступа к документам.
10. Обеспечение рабочего места директора организационной техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий для эффективной работы.
11. Организация приема посетителей, помощь в быстром рассмотрении просьб и предложений работников.
12. Организация командировок руководителя, включая заказ авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
13. Изучение и соблюдение локальных нормативных документов компании и филиала, регламентирующих работу сотрудников в рамках своей компетенции.
14. Обеспечение регистрации, приема, передачи, учета и хранения документов, содержащих конфиденциальную информацию, в соответствии с требованиями организационных документов.
15. Выполнение отдельных служебных поручений директора.
В организациях проходит большое количество объема документации в сфере управления, поэтому насколько будет грамотно выстроена работа службы ДОУ с документами, на сколько он проводит контроль за работой с документами сотрудников, а также как организована информационно-справочная работа с документами, учет и хранение, будет решена проблема излишнего количества документов.
Службе ДОУ отводится важная роль, потому что она оформляет служебные письма и приказы по основной деятельности, проверяет на правильность и качество подготавливаемые документы, проводит телефонные переговоры с организациями, проводит переговоры с работниками, которые обращаются с заявлениями и вопросами. Одной из задач является, уследить, чтобы вовремя подготовили документы, и отправить ответ на поступившие письма и запросы [49].
Организация работы с документами в организации влияет на качество выполняемой работы аппарата управления, организацию и культуру деятельности управленческих работников. Результат управленческой деятельности напрямую зависит от качества и профессионализма ведения документации.
Для решения задач, поставленных перед секретарем директора, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных прав, взаимодействует со структурными подразделениями организации, дочерних (управляемых) обществ, а также учреждениями и организациями путем обмена информации, получения и предоставления документов, совершения совместных, согласованных и встречных действий, обусловленных его функциональными особенностями и в соответствии с полномочиями, определенными должностной инструкцией.
Специалистам приходится взаимодействовать с должностными лицами по самым разным вопросам и направлениям [62]:
- с директором - по вопросам организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности, контроля рассмотрения и предоставления документов структурными подразделениями;
- со всеми должностными лицами и структурными подразделениями филиала - по вопросам ведения делопроизводства, учета и сохранности документов, выполнения поручений директора, организации и контроля исполнения изданных приказов и распоряжений, а также взятых на контроль запросов и подготовки документов, подготовки и предоставления документов и информации, необходимой директору;
- с юридическим сектором - по согласованию проектов документов и по правовым вопросам, возникшим в процессе работы с документами;
- с отделом по персоналу и социальным программам - по вопросам расстановки персонала, ведения табеля учета рабочего времени, а также наложения дисциплинарных взысканий или поощрений;
- с материально-техническим и административно-хозяйственным отделами - по вопросам обеспечения канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания;
- с отделом информационных технологий - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий.
- с должностными лицами - по вопросам проведения видеоконференций и аудиоконференций, предоставлению структурными подразделениями различных отчетов, информации и документов; по вопросам различных запросов, предоставлении и уточнении информации;
- с федеральными, территориальными, местными и ведомственными органами управления, решения и указания которых обязательны для исполнения руководством предприятия - по вопросам исполнения соответствующих решений и указаний руководством организации;
- с органами государственной, исполнительной, законодательной, судебной власти, направившими в адрес организации письменные запросы - по вопросам, отражаемых в поступивших от них письменных запросах;
- с организациями, предприятиями, учреждениями, устанавливающими, поддерживающими и развивающими с организацией партнерские связи - по вопросам установления, поддержания и развития взаимовыгодных связей и сотрудничества;
- с организациями, предприятиями, учреждениями, с которыми ведется обмен документированной информацией только в целях согласования содержания тех или иных документов - по вопросам, исключительно относящимся к согласованию соответствующих документов;
- с гражданами (являющимися работниками), направившими в адрес организации письменные обращения (предложения, заявления и жалобы) - по вопросам, отражаемых в поступивших письменных обращениях.
Служба ДОУ несет ответственность за:
- несоблюдение действующего законодательства Российской Федерации;
- несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка;
- несвоевременное и некачественное выполнение приказов, распоряжении и указаний директора филиала:
- организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, входящих в его компетенцию;
- достоверность и качество предоставляемых сведений и расчетов;
- содержание в исправном состоянии выданных в его распоряжение материальных ценностей;
- несоблюдение правил, норм и требований охраны труда, промышленной, пожарной, экологической безопасности;
- ненадлежащее выполнение обязанностей, установленных должностной инструкцией.
Служба ДОУ является незаменимым помощником, который не только выполняет поручения директора, но и проявляет активную инициативу. Умение самостоятельно определять приоритеты играет ключевую роль в эффективной работе. Она аккуратно планирует и организует деятельность руководителя, оперативно составляет и оформляет документы, редактирует проекты различных материалов. Кроме того, служба успешно справляется с приемом посетителей, проведением совещаний и переговоров, организацией командировок и обеспечивает качественное телефонное обслуживание.
По мимо этого, служба взаимодействует с довольно обширным кругом должностных лиц, сотрудников, предприятий и учреждений по самым разным вопросам, что еще раз подтверждает, что деятельность специалистов является значимой ролью, которая сопровождается организационными, коммуникативными, сервисными и многими другими функциями, тем самым являясь достаточно трудоемкой работой и без которого сложно обойтись в организации.
1.2. Законодательное обеспечение ведения делопроизводства в организации

Деятельность любой организации строго регулируется на уровне законодательства. Основным и ключевым документом здесь является Конституция Российской Федерации. Конституция обладает высочайшей юридической силой и определяет принципы, на которых основываются все трудовые взаимоотношения. По этому правовому акту закрепляется право каждого гражданина на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, соблюдая при этом законные способы [1, ст. 29].
Статья 24 Конституции Российской Федерации также гарантирует каждому право ознакомления с документами и материалами, которые касаются его собственных прав и свобод, если только закон не предусматривает иное. В этой же статье также указывается на недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни человека без его согласия.
Определенные статьи Гражданского кодекса Российской Федерации, который составляет основу гражданского законодательства, устанавливают различные виды документов, созданных для оформления гражданских отношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения и проведения реорганизации. Они подтверждают существование этих прав отношений и зафиксированы нормами кодекса. В этом кодексе также указываются виды документов, необходимых для регистрации юридических лиц, и устанавливаются обязательные реквизиты и требования к их содержанию: указание наименования организации, организационно-правовую форму, местонахождение и порядок управления деятельностью и т.д. [2].
Следующим законодательным правовым актом является Трудовой Кодекс Российской Федерации. Целью данного правового акта является установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, зашиты прав и интересов работников и работодателей. Трудовой кодекс закрепляет понятие трудового договора, порядок его заключения и содержания, а также его изменение и прекращение [3].
Одним из важных и основополагающих нормативно-правовых актов, которым руководствуются организации, является федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Этот закон определяет правовой статус таких обществ, а также права и обязанности их участников, процедуру и условия создания, реорганизации и ликвидации общества [4].
Статья 5 данного закона регулирует организацию и деятельность филиалов и представительств общества. Она устанавливает, что филиал общества представляет собой его отдельное подразделение, находящееся вне места нахождения общества, и осуществляющее все или некоторые его функции, включая функцию представительства. Особо отмечается, что филиалы и представительства не обладают юридической самостоятельностью и действуют на основании утвержденных обществом положений, в которых руководители назначаются обществом и действуют от его имени. Требования по оформлению устава общества содержатся в статье 12 этого закона [4].
Статья 12 указанного федерального закона определяет необходимые положения, которые должен содержать устав общества с ограниченной ответственностью. В состав таких положений входят: полное и сокращенное фирменное наименование общества, сведения о его месте нахождения, информация о составе и полномочиях органов управления, включая вопросы, относящиеся к исключительной компетенции общего собрания участников общества, порядок принятия органами общества решений, в том числе решений, требующих единогласного или квалифицированного большинства голосов, информация о размере уставного капитала общества, права и обязанности его участников, а также порядок выхода участника из общества или передачи его доли другому лицу. Также устав должен содержать положения о порядке хранения документов общества и предоставления информации участникам и другим лицам [4].
Статья 50 описываемого федерального закона посвящена вопросам хранения документов и предоставления информации обществом. В этой статье говорится о том, что общество обязано хранить документы, указанные в федеральных законах и других нормативно-правовых актах Российской Федерации, а также в его уставе, внутренних документах и решениях его органов управления. Секретари организаций также в своей деятельности используют нормативно-правовые акты и методические документы, регулирующие делопроизводство и технологию создания, обработки, хранения и использования документов. Один из главных функций секретаря заключается в организации работы с документами, поэтому он должен ознакомиться и применять следующие законодательные и нормативные акты.