Должностные обязанности работников аппарата суда, обеспечивающих деятельность архива суда

В задачи суда общей юрисдикции о деятельности архива суда входят комплектование, использование, хранение, учет, обеспечение безопасности и сохранности документов, а также их передача в государственный архив для постоянного хранения.
Для четкого и структурированного выполнения всех задач, предусмотренных положением, существует ряд важных функций, обеспечивающий качественную работу архива суда.
Функциями архива суда являются принятие упорядоченных документов структурных подразделений суда, формирование научно-справочного аппарата и его дальнейшая поддержка актуальности, составление описей на судебные дела различных сроков хранения, составление личных карточек, представление описей дел экспертно-проверочной комиссии для дальнейшего рассмотрения, утверждения и передачи в государственный архив, организация информационного обеспечения и обслуживание работников суда, своевременная выдача документов архива по запросам юридических и физически лиц, ведение учета и анализ использования этих документов, осуществление тщательной проверки на правильность и точность формирования дел.
Все документы поступают в архив от работников суда: судьи, руководители подразделений суда и так далее. Судебные (процессуальные) и организационные документы создаются в процессе осуществления их служебной деятельности. Составляемая каждая год в судах сводная номенклатура дел систематизирует документы в суде и позволяет организовывать документопотоки по их передаче в архив суда .
Для обеспечения порядка, сохранности и поиска всех документов, находящихся в архиве суда, существует перечень документов для обязательного ведения, то есть учетная документация.
К ним относятся:
1) книга учета поступления и выбытия архивных документов,
2) сводные номенклатуры дел суда,
3) наряд и журналы, оформленные в соответствии с номенклатурами дел,
4) описи дел постоянного и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению дел,
5) акты приема-передачи документов при смене работников,
6) паспорт архива суда,
7) книги и карточки движения архивных документов,
8) книги учета выдачи документов во временное служебное пользование,
9) методические материалы и правила по различным видам архивных работ и служебного использования документальных материалов архива суда.
За несоблюдение требований, изложенных в положении, работники архива несут ответственность, предусмотренную должностным регламентом организации, утвержденным председателем суда.
Только благодаря тщательному исполнению работником всех функций, предусмотренных документами суда, проверенной организационной работе с документами, своевременному и квалифицированному отбору дел, их четкому комплектованию для постоянного и долговременного хранения, правильному порядку передачи документов в архив и их надлежащему использованию и хранению способно привести к эффективному осуществлению правосудия в судах.
Важно также указать, что с изданием приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ «Об утверждении инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» произошел шаг в информатизации судебной системы, были конкретизированы правила использования электронных документов в судебном делопроизводстве.
Под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в том виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах . Количество документов в электронной форме в последние годы увеличивается в нарастающей прогрессии, большие возможности для этого созданы новым Перечнем документом федеральных судов общей юрисдикции . Компактность и легкодоступность электронных документов дает им значительное преимущество перед бумажными. Такая форма используется при совершении многих как процессуальных действий, так и внепроцессуальных, позволяя фиксировать также аудио и видео материалы.
Под электронным архивом понимается система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничения прав доступ, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Создание архива таких документов дает возможность производить хранение, учет и использование информации о судебной деятельности во внушительных объемах .
Вышеприведенный приказ устанавливает, что для хранения передаются документы в электронной форме со сроками хранения соответствующие общему правилу, применяемому также к документам на бумажном носителе. Если они временного срока хранения до 10 лет, то остаются в информационной системе, документы с более долгим сроком хранения передаются в архив суда.
При передаче электронных документов в архив производятся следующие действия. Первым делом все соответствующие документы электронного дела образуются в формате PDF/A, который разработан для долговременного хранения информации и гарантирует неизменяемость файлов. Такие документы хранятся в той форме, в которой они были поданы: через информационно-телекоммуникационную систему или на физически обособленном материальном носителе. На случай возникновения в будущем каких-либо правовых конфликтов, материалы судебных дел в электронной форме должны в полной мере отвечать признакам документа. Также должны быть учтены требования, предъявляемые к основным учетным документам суда – описям дел .
Первоначально опись электронных дел, документов судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда, по своей сути, принимает вид акта приема-передачи документов в архив суда .
Далее сформировавшиеся электронные документы должны быть проверены на наличие вредоносных компьютерных программ, воспроизводимость и состояние носителей.
Для совершения каждого из перечисленных пунктов требуется соответствующее современности технологическое оборудование, способное быстро и безопасно выполнять требуемые действия . Также важно наличие навыков работы с таким оборудованием у работников аппарата суда. Кроме того условия для хранения материальных носителей должны быть соответствующими пожарной безопасности и недоступны для посторонних лиц. Так, техническое сопровождение по обеспечению передачи электронных документов в архив обеспечивается работниками, отвечающими за функционирование информационных технологий в суде и работниками филиалов ФГБУИАЦ Судебного департамента .
Одно из преимуществ архива электронных документов является возможность осуществления оперативного и удобного поиска архивных документов и информации. Он выполняется по нескольким параметрам, что позволяет наиболее эффективно найти нужные документы среди большого объема дел и способствует эффективной работе аппарата суда.
Так можно отметить очевидное удобство использования архива электронных документов в работе судов. За счет оптимизации архивов и внедрения в них электронного делопроизводства снижаются временные и материальные затраты работников аппарата суда. Но при этом нельзя не отметить повышение затрат на техническое обеспечение хранения электронных документов в архиве суда и их безопасности. Дальнейшее развитие электронного архива и его правового регулирования кажется оптимистичным и способствующим общему развитию судебной системы.
Таким образом, правильная организация архивного делопроизводства в судах обеспечивает возможность реализации гражданами ряда важнейших, прав, которые изначально гарантированы Конституцией Российской Федерации, а именно – это права на судебную защиту и поиск, хранение, использование, а также распространение информации. Федеральное архивное агентство является уполномоченным государственным органом в сфере архивного дела. Судебный департамент при Верховном Суде, в свою очередь, наделен государственными полномочиями по организации ведения архивного дела в отношении деятельности большинства судов в Российской Федерации. В данной деятельности он взаимодействует с Росaрхивом. Наиболее актуальными вопросами такого сотрудничества являются: во-первых, определение и согласование сроков хранения документов, a во-вторых, передача документов постоянного срока хранения в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

1.2. Правовой статус и требования и требования к уровню знаний архивариуса

Организационное обеспечение деятельности судов по осуществлению правосудия возложено на аппарат суда. Аппарат суда в соответствии с его функциональным предназначением принимает и выдает документы, удостоверяет копии судебных документов, производит вручение документов, уведомлений и вызовов, контролирует уплату пошлин и сборов, осуществляет организационно-подготовительные действия в связи с назначением дел к слушанию, обеспечивает ведение протоколов судебных заседаний, ведет учет движения дел и сроков их прохождения в суде, осуществляет прием граждан, выполняет другие необходимые функции.
Должность архивариуса относится к категории должностей, осуществляющих техническое обеспечение.
На должность архивариуса назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «правоведение», «документоведение», «архивоведение» или образование, считающееся равноценным, без предъявления требований к стажу работы.
Архивариус должен знать:
– Конституцию РФ, федеральные законы и законы субъектов РФ;
– Инструкцию по судебному делопроизводству у мирового судьи;
– Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив документов, их комплектования, учета и использования;
– основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архива на судебном участке;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– организацию делопроизводства;
– порядок составления номенклатуры дел и нарядов мирового судьи установленной отчетности;
– схемы документооборота;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
– служебный распорядок казенного учреждения .
Архивариус должен обладать знаниями и навыками в области информационно-коммуникационных технологий:
а) базовыми знаниями:
– аппаратного и программного обеспечения;
– возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая возможностей межведомственного документооборота;
– общих вопросов в области обеспечения компьютерной безопасности.
б) базовыми навыками:
– работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;
– работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;
– работы в операционной системе;
– управления электронной почтой;
– работы в текстовом редакторе;
– работы с электронными таблицами;
– использования графических объектов в электронных документах;
– работы со справочными базами данных и ГИС-системами.
2018-м году Минюст зарегистрировал профстандарт 07.009, описывающий деятельность специалиста по формированию электронного архива. Данный документ наиболее актуален для архивариуса, особенно с учетом повсеместного перехода на электронный документооборот. Он включает четыре части.
Во вводном разделе дается краткая характеристика профессии: цель, принадлежность к группе и виду экономической деятельности по кодам ОКЗ и ОКВЭД.
Второй раздел кратко характеризует три обобщенные трудовые функции, создающих базис профессии, а также десять их составляющих. Так, функция по формированию и загрузке данных в систему электронного архива состоит из двух составляющих:
распознавание документа с последующей классификацией в системе электронного архива;
загрузка данных в систему архива.
Для функций и составляющих приведены уровни сложности и коды.
Третья часть подробно характеризует обязанности архивариуса. По каждой функции дана информация о:
профильных специалистах, чей уровень позволяет её выполнять;
требованиях к их опыту и образованию;
других характеристиках и особых критериях для их допуска к выполнению функции.
Например, для упомянутой функции по формированию и загрузке данных в систему электронного архива даны:
1. Готовые к её выполнению два класса специалистов по архивам.
2. Требуемое образование – средне-специальное или среднее с дополнительным профессиональным обучением.
3. Ожидаемый опыт профильной работы – от года.
Дополнительно даны коды специалистов по классификаторам профессий ОКЗ, ОКПДТР, ОКСО.
По составляющим даются следующие данные:
1) трудовые действия;
2) нужные для них архивариусу знания и умения.
К примеру, для составляющей «Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива» приведены:
Четыре трудовых операции – загрузка информации в архив, её предварительная проверка и пр.
Четыре практических умения – использовать компьютер с соответствующим программным обеспечением и т.д.
Знания в семи областях – методика оценки качества архивируемых данных, требования к их формату и пр.
Указанные в этом разделе квалификационные параметры и описания трудовых операций используются работодателями для документирования задач архивариуса и определения уровня его подготовки .
В заключительной части содержится список организаций-разработчиков документа.
Эффективное использование профстандартов работодателем предполагает следующий порядок операций:
1. Написание регламента, где документируют их внедрение в кадровое делопроизводство организации-нанимателя.
2. Рассмотрение организационной структуры работодателя и имеющихся отраслевых особенностей, а также деятельности персонала.
3. Ревизия и оценка актуальности действующих документов по персоналу.
4. Изменение документации по персоналу с помощью соответствующих профстандартов.
5. Создание на базе обновленной документации новых квалификационных параметров.
В результате проведенных мероприятий менеджмент организации приобретает новые возможности по управлению подчинёнными, причем на корректной, с точки зрения трудового законодательства, основе. Некоторые из этих возможностей:
Получение базы для тестирования уровня профессионализма персонала.
Оценка востребованности в таких организационных преобразованиях, как введение новых должностей, перераспределение обязанностей и т.д.
Оценка необходимости прохождения действующими сотрудниками дополнительного профильного обучения.
Архивариус обязан:
1. Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные, конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов РФ.
2. Исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией.
3. Исполнять поручения директора казенного учреждения, мирового судьи, помощника мирового судьи.
4. Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.
5. Соблюдать служебный распорядок казенного учреждения.
6. Поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей.
7. Не разглашать сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
8. Беречь государственное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей.
9. Сообщать судье о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.
Архивариус:
1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на судебном участке.
2. Осуществляет прием, учет, хранение судебных дел, материалов, иных архивных документов.
3. Обеспечивает сохранность судебных дел и документов, создает необходимый режим хранения.
4. Ведет журналы архива судебного участка.
5. Подготавливает проекты описей дел временного хранения, актов на передачу судебных дел, материалов, нарядов и других документов в архив судебного участка.
6. Производит отбор судебных дел, материалов, нарядов и других документов для постоянного и временного хранения.
7. Осуществляет отбор дел с истекшим сроком хранения и оформляет проекты актов выделении дел к уничтожению и об уничтожении дел с истекшими сроками хранения.
8. Осуществляет с разрешения мирового судьи снятие копий с документов, необходимых для вручения или высылки гражданам и должностным лицам.
9. Выдает с разрешения мирового судьи документы из дел и дела из архива.
10. Производит копирование оригинала на копировальных и множительных электрографических аппаратах и машинах различных систем и конструкций.