Дипломная работа по менеджменту на тему Совершенствование корпоративных медиа как элемент внутренней коммуникации компании Калининградский морской торговый порт

1.1. Понятие внутренних коммуникаций в коммерческих структурах

Технологии и основные методы организации внутренних коммуникаций на предприятиях представляют собой процессуальные функции управления. Эти технологии являются частью управленческой системы и не зависят от масштабов деятельности. В сущности, функции организации внутренних коммуникаций выражают единые задачи управления предприятием: формирование цели и планирование изменений на предприятии, организация и контроль внутренних коммуникационных процессов. Процессные функции содержат два основных элемента - это коммуникационные процессы и принимаемые в компании решения .
На рисунке 1 представлены основные виды коммуникаций.

Рисунок 1 – Основные виды коммуникаций
Источник: Веснин В.Р. Теория организации. – СПб: Проспект, 2020. – с.103
Внутренние коммуникации включают в себя:
- вертикальные;
- горизонтальные коммуникации.
Вертикальные коммуникации создаются по нисходящей или восходящей (рисунок 2).


Рисунок 2 – Вертикальные коммуникации
Источник: Афанасьева В.Я. Теория менеджмента. – М.: Юрайт, 2022. – с.143

Горизонтальные коммуникации включают в себя коммуникации между подразделениями одной компании, между руководителем и его подчиненными, между руководством и группой, а также между отдельными исполнителями разных процессов.
В процессе коммуникации в центре стоит информация. Информация является центральным элементом управленческой системы предприятия. Объем и содержание информации, а также масштаб и характер реализуемых на предприятиях проектов, их организационные структуры находятся в прямой взаимосвязи. Сложная структура внутреннего управления характерна для современных организаций, где есть разнообразная научно-техническая, технологическая, производственная и экономическая информация.
Чтобы информация свободно циркулировала внутри предприятия, необходима организация внутренних коммуникационных процессов. Сегодня не менее важную роль играют способы применения полученной информации во внутренних коммуникационных процессах.
Коммуникационные процессы – это процесс обмена информацией между участниками подразделений компании . Таким образом, обмен информацией между участниками организации, составляет сущность внутреннего коммуникационного процесса.
Основное звено внутреннего коммуникационного процесса – это коммуникационная ячейка, состоящая из коммуникаторов (передатчики), коммуникантов (приемники) и коммуникационного канала .
Коммуникаторами могут быть любые звенья, которые принимают управленческое решение на предприятии. Они обладают идеей о проекте. Коммуникаторы являются также инициаторами информационных контактов и выбирают коммуникационный канал.
Коммуниканты – это элементы внешней и внутренней среды предприятия. Это могут быть партнеры компании, поставщики, фонды. К внутренним коммуникантам относят вертикальные и горизонтальные связи на предприятии. Вертикальные связи происходят между руководством и подразделениями, например. Горизонтальные связи – это функциональные коммуникации между отделами или межличностные коммуникации в подразделении (рисунок 3).

Рисунок 3 - Содержание коммуникационного процесса
Источник: Конрад К. Бизнес – анализ. – М.: Вильямс, 2020. – с.176

Коммуникационный канал – это техническое средство передачи информации, совещания, конференции, семинары и т.д.
Важный и неотъемлемый элемент коммуникационной ячейки – это канал обратной связи для реализации обмена информацией, осуществления контроля передаваемой между участниками информации.
Внутренние коммуникации – это организация информационных потоков для результативного управления процессами в организации.
Основные задачи внутренних коммуникаций :
- планирование звеньев передачи информации;
- организация информационной поддержки процесса реализации управления;
- формирование и реализация процессов;
- внедрение новых информационных технологий в процесс обмена информацией;
- координация и контроль,
- разработка единой технической среды.
Виды коммуникаций представлены на рисунке 4.

Рисунок 4 - Классификация коммуникаций на предприятиях
Источник: Попков, В.П. Организация и финансирование проектов [Текст]/ В.П.Попков. – СПб.: Питер, 2023. – с.76

Коммуникационные процессы имеют формальный или неформальный характер. Формальные коммуникации имеют строгую регламентацию, обязательно выполняются и оформляются .
Внешние коммуникации связаны с окружающей средой предприятия. Внутренние коммуникации связаны с оргструктурой предприятия.
По форме различают коммуникации вертикальные и горизонтальные. Вертикальные коммуникации выражают восходящие и нисходящие информационные потоки, а горизонтальные — двусторонний информационный обмен.
Таким образом, внутренняя коммуникация включает в себя :
- сбор информации,
- выбор коммуникационного канала,
- передачу информации,
- контроль за внедрением проекта.
Процесс проектирования коммуникации указан на рисунке 5.


Рисунок 5 - Процесс формирования внутренних коммуникаций
Источник: Романова А.Т. Экономика предприятия. – СПб.: Проспект, 2020. – с.205


Коммуникации – это процессы передачи информации от одного лица к другому при использовании разных каналов .
Также на предприятии выделяют содержательные и процессуальные внутренние коммуникации.
Содержательные коммуникации – это коммуникации, которые возникают в процессе выполнения исполнителями своих функций на предприятии в силу имеющихся у них обязанностей .
Процессуальные коммуникации появляются в тот момент, когда руководство предприятия разрабатывает и утверждает свои стратегические цели. Они выступают в плане регламентированных форм.
По форме бывают вертикальные межуровневые и горизонтальные функциональные коммуникации.
В любом случае вертикальные коммуникации выражают восходящие и нисходящие информационные потоки, а горизонтальные — двусторонний информационный обмен .
Таким образом, формирование внутренних коммуникаций на предприятии осуществляется после организации системы управления.

1.2. Ключевые инструменты внутренних коммуникаций в коммерческих структурах

Для того чтобы реализовать проект коммерческая организация должна обеспечить качественную внутреннюю коммуникацию между участниками процессов.
Участники внутренних коммуникаций – это люди, являющиеся сотрудниками компании, которые нацелены на реализацию основных целей и задач управленческого решения компании (рисунок 6).

Рисунок 6 – Участники процессов на предприятии
Источник: Рофе И.А. Экономика труда. – М.: Кнорус, 2020. – с.107

Важность формирования внутренних коммуникаций в проекте между участниками невозможно переоценить. Это приведет к тому, что команда проекта достигнет целей предприятия.
Процесс управления внутренними коммуникациями помогает :
- осуществлять контроль проекта;
- установить стандарт;
- определить шаги исполнения проекта.
При этом внутренние коммуникации между участниками происходят на разных уровнях: стратегическом, оперативном, тактическом (рисунок 7).

Рисунок 7 – Модель управления проектами
Источник: Бариленко В. И. и др. Основы бизнес - анализа: учебное пособие. / под ред. В. И. Бариленко. - М.: КНОРУС, 2023. – с.68

Чтобы организовать внутренние коммуникации между участниками нужен выбор основных средств – передатчиков информации. Ими могут быть живое общение, почта и т.д. выбор формы коммуникации зависит от возможностей самой компании .
На рисунке 8 представлены основные инструменты осуществления внутренних коммуникаций.

Рисунок 8 – Инструменты внутренних коммуникаций
Источник: Попков, В.П. Организация и финансирование проектов [Текст]/ В.П.Попков. – СПб.: Питер, 2023. – с.143

Между участниками также могут возникать различные коммуникации, которые зависят от отношения к команде проекта, от степени формализации, от организационной структуры (рисунок 9).


Рисунок 9 – Виды коммуникаций между участниками
Источник: Одегов Ю.В. Кадровая политика и кадровое планирование. – М.: Юрайт, 2022. – с.165

Особенностями внутренних коммуникаций между участниками являются :
- целенаправленность;
- срочность;
- многозадачность;
- временность.
Коммуникации выражают стратегию компании по использованию различных коммуникационных средств. Данные средства коммуникаций формируют особое коммуникационное пространство, которое находит отражение в коммуникационной политике .
Коммуникации как обмен информацией между разными участниками включает в себя сбор нужной информации, выбор коммуникационного канала, передачу информации и контроль. Эти стадии составляют весь коммуникационный процесс (рисунок 10).


Рисунок 10 – Организационная коммуникационная система
Источник: Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: учебник. 4-е издание, с испр. – М: Дело, 2021. – с.133

Процесс передачи информации происходит в установленный срок. Он должен согласовываться со всеми участниками.
На последнем этапе коммуникационного процесса происходит контроль получаемой информации для выработки управленческих решений руководством для группы. Данный контроль проявляется в оформлении результатов с полученным фактом. Он должен сопоставляться с тем, что руководство ставило перед собой как цель. Здесь важной оценить все факторы, которые могут повлиять на процесс.
Наличие информационного шума сильно влияет на качество внутренних коммуникаций. Это вся информация, которая не относится непосредственно к делу. Сюда могут относиться все вербальные и невербальные помехи на пути обмена информацией .
Организация внутренних коммуникаций также является важным моментом. Руководство компании при этом должно уметь обеспечить все условия, чтобы аудитория получила всю информацию без искажений. Здесь также учитываются различные управленческие издержки .
Коммуникационный процесс включает:
- формирование проблемы;
- поиск средств ее решения;
- принятие коммуникационных решений.
Основное назначение внутренних коммуникаций заключается в том, чтобы установить связи между основными группами участников. В процессе коммуникаций оцениваются их реальные направления и стратегические планы.
В результате осуществления внутренних коммуникаций происходит консолидация, объединение и направление всех средств воздействий на аудиторию с целью донесения до нее нужной информации.
Структура внутрикорпоративных коммуникаций представлена на рисунке 11.

Рисунок 11 - Структура внутрикорпоративных коммуникаций
Источник: Паклин Н., Орешков В. Бизнес-аналитика. От данных к знаниям. – М.: Дело, 2021. – с.143

Система коммуникаций разрабатывается индивидуально для определенного круга лиц . Она содержит в себе механизмы передачи основной информации этой группе и обратную связь, чтобы оценить эффективность всех вложений. Коммуникации должны отражать цели и задачи фирмы, ее концепцию, ориентиры развития.
Основные инструменты коммуникаций могут включать разные способы:
- прямые (диалоги между лицами, получение мгновенного отклика и обратной связи, телефонные звонки). Такой тип коммуникаций предполагает наличие индивидуальной формы общения;
- непрямые (через различные опосредованные средства связи – корпоративный ящик и т.д.).
Таким образом, в целом организация внутренних коммуникаций между участниками зависит от целей и задач компании, от степени организации управленческих процессов, от наличия подходящих человеческих ресурсов. Главная цель данного процесса – достичь конечного результата деятельности компании.

1.3. Типология корпоративных медиа: российский и зарубежный опыт

Для того чтобы внутренние коммуникации осуществлялись эффективно существуют корпоративные медиа.
Корпоративные медиа помогают улучшить стремительное развитие цифровых технологий и средств массовой информации, чтобы осуществлять коммуникации.
Корпоративные медиа представляют собой совокупность инструментов, которые включают в себя менеджмент, маркетинг, кибернетику, информационные технологии и другие направления . Сегодня корпоративных медиа не являются уже конкурентным преимуществом перед конкурентами, но обязательным требованием рынка.
Развитие средств массовой информации и информационных технологий, а также различных каналов коммуникаций растет с каждым годом в современном обществе.
Впервые изучение корпоративных медиа стало осуществляться в 1915 году. Дж. Уилсон исследовал то, как корпоративные медиа в виде внутрифирменных изданий могут повлиять на результаты деятельности предприятий.
На рисунке 12 представлены виды корпоративных СМИ.

Рисунок 12 – Виды корпоративных СМИ
Источник: Поршнев А.Г., Румянцева З.П. Управление организацией/ А. Г. Поршнев, З. П. Румянцева. - М.: ИНФРА-М, 2021. – с.145

Корпоративные медиа в начале XX в. имели только некоммерческий характер для обеспечения прочных коммуникаций внутри фирмы.
В России корпоративные медиа находились всегда под влиянием политики и идеологии, которые влияли на их развитие сильно.
Сегодня корпоративные медиа изучаются в профессиональном сообществе более 50 лет. Например, Ю. В. Чемякин говорит, что «корпоративные медиа» включают в себя издания предприятий, главная цель которых состоит в извлечении прибыли . А. Ю. Горчева относит корпоративные медиа в свою очередь только к коммерческому сектору.
Д.А. Мурзин говорил, что корпоративные медиа – это инструмент управления сотрудниками организации за счет использования неформальных коммуникаций, чтобы информировать и мобилизовать персонал на решение стоящих перед фирмой задач .
Основные виды корпоративных медиа представлены на рисунке 13.

Рисунок 13 - Основные виды корпоративных медиа
Источник: Скрипникова Н.Н. Коммуникационный менеджмент 2.0. – Воронеж: ВГТУ, 2022. – с.76

Чтобы выявить сущность корпоративных медиа, нужно осветить само понятие «корпорация».
Корпорация — это организации бизнеса, которая основана на долевой собственности и отдельной функции между собственником и управлением. В статье 65.1 ГК РФ написано: «Юридические лица, учредители которых обладают правом участия в них и формируют их высший орган, являются корпоративными юридическими лицами (корпорациями)». Таким образом, ГК РФ не исключает некоммерческие организации из корпораций. Поэтому корпоративные медиа могут использоваться как в коммерческих, так и в некоммерческих структурах.
Чтобы управлять коллективном корпорации требуется проектирование коммуникационных процессов.
Корпоративные медиа – сегодня это необходимый атрибут крупной организации. Согласно данным ВЦИОМ за 2021 год отношение к корпоративным медиа выстроено следующим образом: регулярно читают корпоративные медиа 42% опрошенных, только 18% - никогда этого не делают.
Что могут дать корпоративные медиа:
- данные о жизни организации и сотрудников (30%);
- информативность (23%);
- актуальность (16%);
- хорошую подачу информации (14%);
- наличие нужной информации (13%) .
Корпоративные медиа входят в единую матрицу внутренних коммуникаций (рисунок 14).


Рисунок 14 – Единая матрица внутренних коммуникаций
Источник: Мумладзе Р.Г. Управление персоналом. – М.: Палеотип, 2021. – с.76

Рассмотрим основные типы корпоративных медиа .
1) По каналам распределения:
- печатные;
- электронные.
К печатным относят корпоративную газету, журнал, бюллетень, информационную доску и т.п. Печатные формы сегодня вытесняются электронными, к которым относят сайт компании, электронный журнал, социальные сети, мобильные приложения и т.п.
2) По целевой аудитории:
- издания для внутреннего потребления;
- издания для фокусной группы;
- издания для партнеров;
- издания для профессиональной среды.
3) По способу финансирования:
- дотируемые медиа, которые финансируются бюджетом компании;
- частично самоокупаемые приносят определенный доход компании (например, выручку от реализации печатных изданий или платной подписки);
- самоокупаемые, которые покрываются доходом;
- прибыльные, которые покрывают все издержки и приносят дополнительные денежные средства.
4) По степени самостоятельности:
- инсорсинг ведения медиа путем собственных сил фокусной компании;
- аутсорсинг ведения медиа путем делегирования задач третьей стороне.
Каждый тип корпоративных медиа имеет свои особенности и, соответственно, роль в организации. Например, прибыльные медиа могут быть отдельным направлением ведения бизнеса компании.
На рисунке 15 показано место корпоративных медиа в корпоративной коммуникационной стратегии.

Рисунок 15 - Место корпоративных медиа в корпоративной коммуникационной стратегии
Источник: Литке, Х.Д. Управление проектами/ Под ред. Х.Д. Литке, Илонка Кунов [Текст]/ Х.Д.Литке. – М.: Омега-Л, 2021. – с.205

Корпоративные медиа могут быть направлены на различные рынки (b2b, b2c, b2p). В случае с b2b, ими будут являться конверсии аудитории в контракты. А в случае с b2c – конверсии будут происходить в заявки на сайте .
Усиление интерактивности корпоративных медиа также является ростом качества медиапроизведения, что обеспечивает компании выход к широкой аудитории .
Роль корпоративных медиа раскрывается через их функции. Согласно Ю.В. Чемякину они делятся на 2 группы:
- функции внутрикорпоративных медиа;
- функции, нацеленные на внешнюю аудиторию.
На внутрикорпоративном уровень функции медиа раскрываются через следующие основные функции :
1) Идеологическая функция – формирование внутренней корпоративной культуры, построение системы корпоративных ценностей, построение сплоченного коллектива.
2) Информационно - коммуникативная функция. Внутренние коммуникации ускоряют информационные потоки. Сотрудники должны понимать, что происходит внутри организации. Они должны оперативно и достоверно получать всю необходимую информацию.
3) Интеграционная функция обеспечивает обмен информацией между сотрудниками. Сюда относятся публичные обсуждения, где достигается эффект синергии.
4) Образовательная функция. Также корпоративные медиа выполняют образовательную функцию, так как обогащают понимание персонала, дают возможность сотрудникам получать разный опыт.
Использование корпоративных медиа помогает повышать уровень профессиональных знаний сотрудников.
Таким образом, при проектировании системы корпоративных коммуникаций в организации необходимо чётко понимать тип используемых медиа, чтобы обеспечить эффективно реализацию информационной политики .
Сегодня предъявляются все новые требования к информационной политике, поэтому нужно уделять большое внимание использованию новых информационных технологий . Всё большую популярность имеют социальные сети и мессенджеры, электронные издания.
Разные средства массовых коммуникаций зависят от уровня развития информационных технологий, что находится в тенденции развития процессов медиатизации и цифровизации .
Таким образом, подводя итог, можно заключить, что корпоративные медиа играют важную роль в организации. Процессы цифровизации и развития информационных технологий оказывают влияние на производство и потребление информации. Сегодня растет объективно потребность в ведении корпоративных медиа, чтобы выстраивать новые коммуникационные каналы.