Дипломная работа по документоведению на тему Формы регистрации документов в учреждении на примере ГБОУ СОШ № 546 Санкт-Петербурга

1.1 Понятие регистрации документов и их роль в деятельности организаций

Регистрация документов является основой эффективного документооборота и залогом прозрачности, подотчетности и оперативности работы любой организации, независимо от ее размера, формы собственности или сферы деятельности. Это не просто формальная процедура, связанная с проставлением входящего или исходящего номера на бумаге. Это сложный и многогранный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных этапов, которые направлены на фиксацию факта создания, получения или отправки документа, присвоение ему уникальных идентификационных признаков и внесение соответствующих данных в регистрационные формы.
Понятие «документ» на терминологию делопроизводства архивного дела определяется государственным стандартом Российской Федерации и является неоспоримыми для использования во всех видах документации.
«Документ является средством закрепления различным способом информации на определенном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[3].
В «Толковом словаре русского языка» предоставляется следующее определение:
«Документ - 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.
Документ - 2. Письменное свидетельство каких-либо исторических событий»[ожегов].
Понятие документа в современном понимании, закрепленное в официальном определении по ГОСТ Р 51141-98, означает документ, как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими идентифицировать.
На замену ГОСТ Р 51141-98 с 1 марта 2014 года был введен в действие ГОСТ Р 7.0.8-2013 по приказу Росстандарта от 17 октября 2013 года.[3]
Так, Ж. В. Соколова и А. М. Попова отмечают, что «порядок оформления, движения и хранения документов заключается в формировании условий, которые обеспечивают сохранности необходимой документации, ее отбор, организацию документооборота и обеспечение ею пользователей в поставленные сроки с минимальными расходами, исполнение и передача на архивное хранение»[13, с. 4].
Сущность регистрации документов заключается в обеспечении юридической значимости документа, подтверждении его подлинности и установлении точной даты его появления в организации. Без регистрации документ, по сути, является «невидимым» для системы управления, он не может быть учтен, проконтролирован или использован в качестве доказательства в случае возникновения спорных ситуаций. Регистрация превращает «просто бумагу» в важный элемент управленческого процесса, служа инструментом для принятия решений и контроля их выполнения.
В. В. Гончарова отмечает, что «организация документооборота включает в себя:
– учет объемов документооборота.
– регистрация и прохождение внутренних документов.
– организация работы с отправляемыми документами: согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов.
– регистрацию и учет поступающих документов. Все входящие документы подразделяются на регистрируемые подразделениями образовательное учреждение и не подлежащие регистрации.
– прием, обработку и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка и т. д.) документов»[6, с. 116].
Основная задача регистрации документов заключается в обеспечении сохранности и доступности информации, содержащейся в документах. Для достижения этой цели регистрация выполняет ряд важных функций:
1) Фиксация: Документ официально фиксируется в системе документооборота организации, ему присваивается уникальный идентификационный номер и дата регистрации. Это позволяет однозначно идентифицировать документ и отслеживать его дальнейшее движение.
2) Учет: Регистрационные данные документа вносятся в специальные журналы или базы данных, что позволяет вести учет всех документов, поступающих в организацию или исходящих из нее.
3) Контроль: Регистрация обеспечивает возможность контроля за исполнением поручений и решений, содержащихся в документах. Руководитель может отслеживать, кому был направлен документ, кто ответственен за его исполнение и в какие сроки должно быть выполнено задание.
4) Поиск: Благодаря регистрационным данным, становится возможным оперативный поиск необходимых документов в архиве или базе данных. Можно легко найти документ по его номеру, дате регистрации, автору, адресату или ключевым словам.
5) Защита: Регистрация помогает защитить документы от утери, подделки или несанкционированного доступа. Внесение информации о документе в регистрационные формы создает своего рода "цифровой отпечаток", который позволяет установить подлинность документа и отследить его историю.
В зависимости от критериев классификации, можно выделить различные виды регистрации документов, рассмотрим их на рисунке 1.1.
Ручная регистрация подразумевает внесение всей информации о документе в журналы или картотеки вручную. Этот метод считается устаревшим и чаще всего применяется в небольших организациях с ограниченным объемом документооборота.
Автоматизированная регистрация, в свою очередь, предполагает использование специализированного программного обеспечения для внесения информации о документе в базу данных. Этот подход значительно ускоряет и упрощает процесс регистрации, а также повышает точность данных.


Рис. 1.1 Классификация видов регистрации документов

По направлению движения документов, можно выделить следующие виды регистрации документов.
1) Регистрация входящих документов, то есть документов, которые создаются вне учреждения (или внутри него, но отправляются и возвращаются) и поступают в образовательное учреждение.
2) Регистрация исходящих документов. Исходящие документы — это документы, создаваемые в учреждении (или поступившие извне и затем отправляемые) и покидающие его пределы.
3) Регистрация внутренних документов. Внутренние документы — это документы, которые создаются и перемещаются внутри учреждения, оставаясь на его хранении.
Роль регистрации документов в деятельности организаций трудно переоценить. Она является неотъемлемой частью эффективного управления, обеспечивая:
1) Организацию документооборота. Регистрация упорядочивает движение документов в организации, предотвращает их утерю и обеспечивает своевременное поступление информации к заинтересованным лицам.
Е. В. Выставкина считает, что «организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело»[5, с. 44].
2) Принятие обоснованных управленческих решений. Благодаря регистрации, руководители получают доступ к полной и достоверной информации о деятельности организации, что позволяет им принимать обоснованные и взвешенные решения.
3) Повышение эффективности работы. Автоматизация процессов регистрации позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на обработку документов, и повысить производительность труда сотрудников.
4) Снижение рисков. Регистрация помогает защитить организацию от юридических рисков, связанных с утерей или подделкой документов.
5) Обеспечение прозрачности и подотчетности. Регистрация делает процессы управления более прозрачными и подотчетными, что повышает доверие к организации со стороны клиентов, партнеров и государственных органов.
6) Соответствие требованиям законодательства, так как многие нормативные акты требуют от организаций ведения учета и регистрации определенных видов документов.
Регистрация документов – это не статичный процесс, а динамичная система, которая должна адаптироваться к изменениям в законодательстве, потребностям организации и технологическому прогрессу.
Автоматизация процессов регистрации, внедрение систем электронного документооборота и использование электронной подписи позволяют значительно повысить эффективность и скорость обработки документов, снизить затраты на их хранение и поиск, а также минимизировать риски, связанные с утерей или повреждением документов.
По мнению И. Ю. Шевченко и Е. Ю. Пашковой «понятие «электронный документооборот» отличается от традиционного понимания документооборота, поскольку предполагает использование технических и программных средств, управление всеми типами документов (бумажными и электронными), автоматизацию всех этапов документооборота внутри и вне организации, а также содержание более широкого спектра информации. Однако, главной сложностью электронного документооборота является обеспечение юридической силы электронных документов. Для решения этой проблемы, использование электронной подписи является необходимым компонентом электронного документооборота»[14., с. 18].
Э. Р. Мирьяминова выделяет «основные функции электронного документооборота — цифровизация делопроизводства, а также ускорение и упрощение обмена документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами»[11, с. 65].
По мнению А. П. Горячевой «Внедрение системы электронного документооборота в организации должно сопровождаться разработкой регламента по описанию технологии работы с ней и проведением соответствующей учебы персонала»[7, с. 117].
В заключение, можно сказать, что регистрация документов – это не просто техническая процедура, а важный элемент системы управления организацией, который обеспечивает ее эффективную и надежную работу. Правильно организованная регистрация документов позволяет оптимизировать документооборот, принимать обоснованные управленческие решения, снижать риски и обеспечивать соответствие требованиям законодательства. Именно поэтому, организации должны уделять пристальное внимание организации и совершенствованию процессов регистрации документов, внедряя современные технологии и лучшие практики в этой области.