Дипломная работа по делопроизводству и документообороту на тему ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ НА ПРИМЕРЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СЛУЖБА БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДСКОГО ОКРУГА, ЗАТО УРАЛЬСКИЙ

Основная деятельность предприятия - это любая деятельность, не противоречащая действующему законодательству и соответствующая уставным документам предприятия, дающая наибольшую выручку (либо отвечающая основной цели предприятия). Документы основной деятельности: информационно-справочные документы, организационно-распорядительные документы. Основной ГОСТ по оформлению документации - "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).
Делопроизводство - это деятельность по обеспечению работы с документами, их оформлению, передаче, систематизации и оперативному хранению. Актуальные требования к делопроизводству установил Росархив в 2019 году. Был определен порядок работы с документацией, который касается не только государственных органов, но и органов местного самоуправления.
Организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. Также принципами организации документооборота являются следующие [10, с. 94]:


Рис. 1. Принципы организации документооборота

Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.).
Основываясь на этих наблюдениях, рекомендуют три принципа организации документации:
1. Простота
Следует сделать систему документации простой и понятной. В противном случае, когда иерархия папок обширна, а выбор велик, или процесс занимает много времени, люди, как правило, неправильно понимают, обманывают или не утруждают себя.
2. Организация по функциям.
Второй рекомендуемый принцип - создание категорий (папок/разделов), отражающих важные функции и процессы в организации. Следует выбрать то, что вряд ли изменится, даже если сама организация будет реорганизована. Например, если компания судоходная компания, то будет исполняться стыковка и техническое обслуживание судов, даже если люди приходят и уходят, а организационная структура меняется.
3. Централизация классификации.
Нужно следить за тем, чтобы сотрудники не меняли структуру без согласования с организацией. Например, если любой пользователь может создать папку в любой момент времени, в итоге получится сложная структура. К сожалению, именно так обычно работают папки.


1.2 Особенности системы управления документированием основной деятельности организации

Документирование – это процесс создания и оформления документа. В процессе своей деятельности предприятие создает и оформляет как инициативные, так и ответные документы. Также выделяют внутренний документопоток.
Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств [6, C. 26].
Грамотная технология работы с входящей, внутренней и исходящей документацией особенно необходим ввиду необходимости повышения эффективности работы организации.
От того, насколько слаженно работают все системы органа, зависит успешность решений.
Современные СЭДО (социальный электронный документооборот организации) позволяют значительно ускорить делопроизводственные операции с документом, что упрощает, в том числе, контроль исполнения документов.
Поэтому увеличивается нагрузка на работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ):
 канцелярий;
 общих отделов;
 архивов.


Рис. 2. Службы документационного обеспечения управления (ДОУ)
Как известно, задачами служб ДОУ является:


Рис. 3. Задачи службы ДОУ

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
– поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
– потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
– поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации [12, с. 81].
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются [22, с. 78]:

Рис. 4. Основные характеристики потоков
Внутренний документопоток составляют [13, с. 27]:

Рис. 5. Внутренний документопоток

Этапы прохождения внутренних документов схожи с этапами прохождения исходящих документов за исключением этапа отправки, который отсутствует.
Документы поступают и отправляются по почте, с курьером и с помощью средств факсимильной связи.
Входящий документопоток представляют:


Рис. 6. Входящий документопоток

Документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в соответствующем журнале и доставляются исполнителям [4, с. 34].
Исходящий документопоток составляют:


Рис. 7. Исходящий документопоток

К корреспондентам относятся [7, с. 18]:


Рис. 8. Корреспонденты

Первый этап первичный обработки, первый этап сортировки [14, с. 63]. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не вскрываются:


Рис. 9. Корреспонденция, которая не вскрывается

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:


Рис. 10. Обработка поступающей корреспонденции

При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату [20, с. 18].
Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, или адрес отправителя, тогда конверт подкалывают к документу.
После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции.
Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю.
2-й этап сортировки документов
Регистрации подлежат не все документы [8, с. 65]. Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты).
Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.
Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации журнал, карточка, электронная карточка [15, с. 101].
Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю [16, с. 15].
Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.
Контроль исполнения документов.