Фрагмент для ознакомления
2
1.1. Сущность документационного обеспечения управления
Эффективность управленческой деятельности организации во многом зависит от того, насколько оперативно и продуктивно идет процесс обработки документации. Делопроизводство на предприятии представляет собой порядок информационного и документационного обеспечения деятельности, который выглядит следующим образом:
- своевременное и правильное создание документов (документирование);
- организация работы с документами (движение документов и их использование в справочных целях);
- выполнение определенной группы операций с документами (поручение, передача, обработка, учет, регистрация);
- хранение, систематизация документов (в том числе подготовка для сдачи в архив или к уничтожению).
Работа службы ДОУ сопровождается созданием и ведением довольно большого количества документов, так как все этапы организационной работы, как правило, документируются. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в работе службы ДОУ так много места отводится, прежде всего, работе с документами, которая требует специальных знаний и навыков. Виды и назначение документов весьма много образны, и каждый вид имеет свои особенности и правила работы.
Делопроизводство в организации, как правило, ведется на основе Положения об организации делопроизводства. Положение разрабатывается с учетом положений законодательных и иных нормативно-правовых актов в сфере информации, документации и архивного дела [34].
В рамках документационного обеспечения деятельности организации на секретаря возложено выполнение следующих задач, согласно должностной инструкции. Во-первых, это выполнение работ по обеспечению административно-распорядительной деятельности директора. Во-вторых, ведет прием, обработка, передача корреспонденции (а именно работа с входящими, исходящими и внутренними документами).
Также служба ДОУ осуществляет контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений; организация текущего хранения документов; выполняет поручения директора филиала в рамках своей компетенции; встречает делегации лиц, прибывших в служебные командировки [49].
Служба ДОУ проявляет высокую эффективность и своевременность в выполнении предоставленных задач благодаря реализации следующих функций:
1. Обеспечение организационно-технического сопровождения административно-распорядительной деятельности директора.
2. Прием корреспонденции, рассмотрение и переадресация в соответствующие подразделения или исполнителям в соответствии с решением руководства, с использованием в работе или подготовке ответов.
3. Прием документов и личных заявлений для подписи директором.
4. Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача директору служебной информации, организация телефонных переговоров.
5. Составление писем, запросов и других документов по поручению директора.
6. Печать, обработка и передача приказов, распоряжений и указаний директора ответственным лицам, с обеспечением правильного оформления исходящих документов филиала.
7. Подготовка заседаний и совещаний, организация сбора необходимых материалов, уведомление участников о времени, месте проведения, повестке дня. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
8. Контроль исполнения выданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых под контроль.
9. Обеспечение режима доступа к документам.
10. Обеспечение рабочего места директора организационной техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий для эффективной работы.
11. Организация приема посетителей, помощь в быстром рассмотрении просьб и предложений работников.
12. Организация командировок руководителя, включая заказ авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
13. Изучение и соблюдение локальных нормативных документов компании и филиала, регламентирующих работу сотрудников в рамках своей компетенции.
14. Обеспечение регистрации, приема, передачи, учета и хранения документов, содержащих конфиденциальную информацию, в соответствии с требованиями организационных документов.
15. Выполнение отдельных служебных поручений директора.
В организациях проходит большое количество объема документации в сфере управления, поэтому насколько будет грамотно выстроена работа службы ДОУ с документами, на сколько он проводит контроль за работой с документами сотрудников, а также как организована информационно-справочная работа с документами, учет и хранение, будет решена проблема излишнего количества документов.
Службе ДОУ отводится важная роль, потому что она оформляет служебные письма и приказы по основной деятельности, проверяет на правильность и качество подготавливаемые документы, проводит телефонные переговоры с организациями, проводит переговоры с работниками, которые обращаются с заявлениями и вопросами. Одной из задач является, уследить, чтобы вовремя подготовили документы, и отправить ответ на поступившие письма и запросы [49].
Организация работы с документами в организации влияет на качество выполняемой работы аппарата управления, организацию и культуру деятельности управленческих работников. Результат управленческой деятельности напрямую зависит от качества и профессионализма ведения документации.
Для решения задач, поставленных перед секретарем директора, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных прав, взаимодействует со структурными подразделениями организации, дочерних (управляемых) обществ, а также учреждениями и организациями путем обмена информации, получения и предоставления документов, совершения совместных, согласованных и встречных действий, обусловленных его функциональными особенностями и в соответствии с полномочиями, определенными должностной инструкцией.
Специалистам приходится взаимодействовать с должностными лицами по самым разным вопросам и направлениям [62]:
- с директором - по вопросам организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности, контроля рассмотрения и предоставления документов структурными подразделениями;
- со всеми должностными лицами и структурными подразделениями филиала - по вопросам ведения делопроизводства, учета и сохранности документов, выполнения поручений директора, организации и контроля исполнения изданных приказов и распоряжений, а также взятых на контроль запросов и подготовки документов, подготовки и предоставления документов и информации, необходимой директору;
- с юридическим сектором - по согласованию проектов документов и по правовым вопросам, возникшим в процессе работы с документами;
- с отделом по персоналу и социальным программам - по вопросам расстановки персонала, ведения табеля учета рабочего времени, а также наложения дисциплинарных взысканий или поощрений;
- с материально-техническим и административно-хозяйственным отделами - по вопросам обеспечения канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания;
- с отделом информационных технологий - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий.
- с должностными лицами - по вопросам проведения видеоконференций и аудиоконференций, предоставлению структурными подразделениями различных отчетов, информации и документов; по вопросам различных запросов, предоставлении и уточнении информации;
- с федеральными, территориальными, местными и ведомственными органами управления, решения и указания которых обязательны для исполнения руководством предприятия - по вопросам исполнения соответствующих решений и указаний руководством организации;
- с органами государственной, исполнительной, законодательной, судебной власти, направившими в адрес организации письменные запросы - по вопросам, отражаемых в поступивших от них письменных запросах;
- с организациями, предприятиями, учреждениями, устанавливающими, поддерживающими и развивающими с организацией партнерские связи - по вопросам установления, поддержания и развития взаимовыгодных связей и сотрудничества;
- с организациями, предприятиями, учреждениями, с которыми ведется обмен документированной информацией только в целях согласования содержания тех или иных документов - по вопросам, исключительно относящимся к согласованию соответствующих документов;
- с гражданами (являющимися работниками), направившими в адрес организации письменные обращения (предложения, заявления и жалобы) - по вопросам, отражаемых в поступивших письменных обращениях.
Служба ДОУ несет ответственность за:
- несоблюдение действующего законодательства Российской Федерации;
- несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка;
- несвоевременное и некачественное выполнение приказов, распоряжении и указаний директора филиала:
- организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, входящих в его компетенцию;
- достоверность и качество предоставляемых сведений и расчетов;
- содержание в исправном состоянии выданных в его распоряжение материальных ценностей;
- несоблюдение правил, норм и требований охраны труда, промышленной, пожарной, экологической безопасности;
- ненадлежащее выполнение обязанностей, установленных должностной инструкцией.
Служба ДОУ является незаменимым помощником, который не только выполняет поручения директора, но и проявляет активную инициативу. Умение самостоятельно определять приоритеты играет ключевую роль в эффективной работе. Она аккуратно планирует и организует деятельность руководителя, оперативно составляет и оформляет документы, редактирует проекты различных материалов. Кроме того, служба успешно справляется с приемом посетителей, проведением совещаний и переговоров, организацией командировок и обеспечивает качественное телефонное обслуживание.
По мимо этого, служба взаимодействует с довольно обширным кругом должностных лиц, сотрудников, предприятий и учреждений по самым разным вопросам, что еще раз подтверждает, что деятельность специалистов является значимой ролью, которая сопровождается организационными, коммуникативными, сервисными и многими другими функциями, тем самым являясь достаточно трудоемкой работой и без которого сложно обойтись в организации.
Фрагмент для ознакомления
3
1. Конституция Российской Федерации: от 12 декабря 1993 г. // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
2. Гражданский Кодекс Российской Федерации: от 30 ноября 1994 г. // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
3. Трудовой Кодекс Российской Федерации: от 30 декабря 2022 г. // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
4. Об обществах с ограниченней ответственностью: Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ: // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
5. О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 01 июня 2005г. №53-Ф3 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
6. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006г.т № 149-ФЗ // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
7. О персональных данных: Федеральный закон от 27 июля 2006г. №152-ФЗ // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
8. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06 апреля 2011г. №63-Ф3 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
9. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29 июля 2004г.. №98-ФЗ // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
10. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22 октября 2004г.. №125-ФЗ // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
11. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера: Указ Президента от 06 марта 1997г. №188 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
12. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995г., №1268 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
13. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: Постановление Минтруда России от 21 августа 1998г. №37 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
14. Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: приказ Минтруда России от 15 июня 2020г., №333н // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
15. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29 июля 2004г.. №98-ФЗ// Консультант Плюс: справочно-правовая система.
16. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера: Указ Президента от 06 марта 1997г.. №188 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
17. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995г., №1268 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
18. Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: приказ Минтруда России от 15 июня 2020г., №333н // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
19. Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации»: приказ Минтруда России от 10 мая 2017г.. №416н // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
20. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения: Приказ Росархива от 20 декабря 2019г., №236 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
21. Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях: приказ Росархива от 11 апреля 2018г., №44 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
22. Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: приказ Росархива от 22 мая 2019г., №71 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
23. Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015г., №526 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
24. Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации: Приказ Росархива от 11 апреля 2018г., № 43 // Консультант Плюс: справочно-правовая система.
25. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. - М.: Главархив СССР. Госкомтруд СССР. Госстандарт СССР. Минприбор СССР. 1974.
26. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: дата введения 2014-03-01. Москва: Стандартинформ, 2013.
27. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация Требования к оформлению документов: дата введения 2018-07-01. Москва: Стандартинформ. 2016.
28. ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению: дата введения 2014-09-01. Москва: Стандартинформ, 2014.
29. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы: дата введения 2020-01-01. Москва: Стандартинформ, 2020.
30. Абуладзе Д.Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для вузов / Абуладзе Д Г. Выпряжкина И.Б., Маслова В.М. -М.:Юрайт, 2020.299 с.
31. Алтухова Н Ф Системы электронного документооборота: учебное пособие / Н.Ф. Аттухова, А.Л. Дзюбенко, В.В. Лосева, Ю.Б. Чечнков -М.: КНОРУС. 2019. 202 с.
32. Алтунина Д.А. Меры обеспечения зашиты коммерческой тайны / Д.А. Алтунина // Вестник современных исследований. 2020. № 12.6 (27). С. 10-12.
33. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева - М.: КНОРУС, 2022. 296 с.
34. Астафьева И.А. Документационное обеспечение управленческих процессов: учебное пособие / И. А. Астафьева. Л.В. Широкова. Е В Кравец - М: ТраксЛит, 2020. 128 с.
35. Белоус Е.С. Терминологическая номинация в сфере работы с документами: термины обозначающие элементы организационных структур / С. Белоус / Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры Материалы \Т1 Всероссийской (с международным участием) научно-практической конференции. 2021. С. 192-196.
36. Белугин Ю.Н. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / Ю.Н. Белугин, П. В. Черепов. РУ Салпагаров. - С.: Фабула. 2024. 108 с.
37. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному: вопросы теории и практики / М.П. Бобылева - М.: ТЕРМИКА, 2024. 470 с.
38. Большедворская М.В. Управление документами. Роль топ-менеджеров / М.В. Большедворская // Экономика и управление в XXI веке: тенденции развития Сборник материалов XXXIX Международной научно-практической конференции. 2022. С. 42-46.
39. Варламова Л.Н. Стандартизация управления документами: учебник / Л.Н. Варламова. - М.: ООО ТЕРМИКА РУ. 2020. 504 с.
40. Вилькович Е.Ю. Преимущества системы электронного документооборота / Е. Ю. Вилькович // Научные исследования молодых ученых. Сборник статей VII Международной научно-практической конференции. 2020. С 38-40.
41. Вышегородская Е.Д. Михайлова А.Н. Проблемы документирования деятельности малых предприятий / Е.Д. Вышегородская, А.Н. Михайлова // Молодой исследователь Дона. 2021. №3 (12). С. 157-160.
42. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов вузов / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев. О.А. Мухаметшина - М.: ЮНИТИ ДАНА, 2022. 391 с.
43. Грозова О.С. Делопроизводство: учебное пособие для вузов / О.С. Грозова -М.: Юрайт, 2020. 124 с.
44. Горбачева У.И. Организация делопроизводства в негосударственных организациях / У.И. Горбачева // Научная палитра. 2024. № 4 (18). С. 54.
45. Деткина Д.А., Злобина В.В. Инновационные помощники службы делопроизводства современной организации / Д.А. Деткина, В.В. Злобина / Управление инновационной экосистемой региона и коммерциализацией нововведений. Организационное, аналитическое и информационно- документационное сопровождение деятельности инфраструктуры. Сборник трудов V Всероссийской (национальной) научно-практической конференции с международным участием. 2021. С. 297-305.
46. Доронина Л.А. Документоведение: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л.А. Доронина. - М.: Юрайт, 2023. 309 с.
47. Доронина Л.А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для вузов / Л.А. Доронина, В.С. Иритикова. - М.: Юрайт, 2021.233 с.
48. Зайцева Е.С. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления: учебно-методическое пособие / Е.С. Зайцева, Н.В. Гончарова. - Екатеринбург: Уральский университет, 2021. 178 с.
49. Иванова А.Ю. Основы делопроизводства: учебник и практикум / А.Ю. Иванова. Н.Н. Шувалова. - М.: Юрайт, 2020. 376 с.
50. Измайлов М.К. Документационное обеспечение управления: проблемы и перспективы / М.К. Измайлов // Бизнес и дизайн ревю. 2020. № 4 (20). С. 3.
51. Казакевич Т.А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум для вузов / Т.А. Казакевич, А.И. Ткалич. - М.: Юрайт, 2021. 177 с.
52. Калугина Е.А. Система электронного документооборота, ее преимущества и переход на электронный документооборот / Е.А. Калугина // Вестник Национального Института Бизнеса. 2020. №37 (37). С. 110-113.
53. Колышкина Т.Б Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство / Т.Б. Колышкина, И.В. Шустина. - М.: Юрайт. 2022. - 145 с.
54. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и Ко. 2021.405 с.
55. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для вузов / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2021. 461 с.
56. Кузнецов И.Н. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / И.Н. Кузнецов. - М.: ООО ТЕРМИКА.РУ. 2023.470 с.
57. Кукарина Ю.М. Справочник: по общему делопроизводству для работников организаций / Ю. М. Кукарина. - М.: ООО ТЕРМИКА.РУ, 2020. 264 с.
58. Кургина М.А., Сальвицкая Е.Г. Профессия секретарь / М.А. Кургина, Е.Г. Сальвицкая // Новое поколение. 2024. №17. С. 100-111.
59. Маров В.Н. Электронные системы делопроизводства / В.Н. Маров / Научный журнал. 2023. №2(15). С. 34-35.
60. Михайлова О.Б., Селихова А.А., Терещенко И.С. Особенности работы и важные качества секретаря-референта / О.В. Михайлова, А.А. Селихова, И.С. Терещенко // Молодежь и XXI век. Материалы Международной молодежной научной конференции. 2021. С. 199-204.
61. Наконечный С.А., Орлова О.Н. Нормативно-правовые основы документационного обеспечения управления в России / С.А. Наконечный, О.В. Орлова // Социально-экономические аспекты принятия управленческих решений. Сборник материалов четвертого межвузовского научного семинара. 2020. С. 168-171.
62. Неверова А.С. Документы, оформляемые в процессе проведения совещаний / А.С. Неверова // Державинский форум. 2022. Т. 2. №5. С. 149-157.
63. Пешкова Г.Д. Секретарское дело: учебное пособие / Г.Д. Пешкова. - М.: Вышэйшая школа. 2022. С. 367.
64. Салменкова М.B. Шевченко А.Т., Брусенко Д.С. Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий / М.В. Салменкова, АТ. Шевченко, Д.С. Брусенко // Форум молодых ученых. 2023. №12-3 (28). С. 1165-1169.
65. Светлаков А.Т. Делопроизводство и режим секретности: учебное пособие / А.Г. Светлаков, ВТ. Коршунов, ИЛ. Фазлиев. - Пермь: ИПЦ Прокрость, 2020. 249 с.
66. Свинцева Т.И. Организация экспертизы ценности документов / Т.И. Свинцева // Студенческий электронный журнал. 2021. №4(39). С. 26-28.
67. Соколова О.Л. Документационное обеспечение управления в организации / О.Л. Соколова, Т.А. Акимочкина. — М.: КНОРУС, 2020.156 с.
68. Суровцева Н.Т. Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения / Н.Т. Суровцева // Вестник архивиста. 2023. №1. С. 102-113.
69. Тибилова В.Э., Панченко А.Н. Проект службы документоведения и документопотоков инновационной фирмы / В.Э. Тибилова, А.Н. Панченко / Проблемы общества и экономики, основанных на знании, цифровая экономика, инновации и индустриализация. Сборник научных статей молодых исследователей. 2020. С. 151-158.
70. Чудиновских С.А. Информационное документационное обеспечение деятельности руководителя (секретаря) / С.А. Чудиновских // Аллея науки. 2023. Т. 1. №6 (33). С. 958-964.
71. Чурилов А.Ю. Юридическое делопроизводство: учебное пособие для вузов / A.Ю. Чурилов. -М.: Юрайт, 2023. 285 с.
72. Широкова Л.В. Документационное обеспечение управленческих процессов: учебное пособие / Л.В. Широкова. - М.: Русайнс, 2023. 112 с.
73. Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: учебник и практикум для вузов / Н.Н. Шувалова. А.Ю. Иванова. - М.: Юрайт. 2020. 428 с.
74. Шувалова Н.Н. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для вузов / Н.Н. Шувалова. - М.: Юрайт, 2021. 265 с.
75. Яворская Т.Н., Замиралова ЕВ. Особенности документационного обеспечения управления в малой организации / Т.Н. Яворская. Е.В. Замиралова // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. Сборник материалов V Международной научно-практической конференции, посвященной Дню космонавтики. 2024. С. 837-238.
