Дипломная работа по документоведению на тему Совершенствование документационного обеспечения управления в организации МАУ Центр культуры и творчества - Кубинка

Определяют такое понятие как «делопроизводство» исходя из нескольких подходов один из которых функциональный, а второй деятельностный. При использовании функционального подхода делопроизводство, это документационная форма обеспечения разнообразных управленческих процессов существующих в организации. При этом исходя из деятельностного подхода – это направление деятельности, которое относится к вопросам организации деятельности с официальной документацией организации. Присутствие нескольких подходов относительно делопроизводства состоит из того что это нелегкий процесс, который невозможно определить только с применением одного из компонентов, и он нуждается в объемном исследовании.
В пределах делопроизводства которое осуществляют на предприятии происходит осуществление нескольких типов деятельности:
- документирование, то есть составление различной документации при учете правил, предопределенных в законодательстве;
- деятельность с документацией то есть получение, последующая регистрация, а также обработка, учет, сохранность и так далее документации.
Оформление различных видов документов, подразумевает процесс оформления реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Исследуют вопросы документооборота нередко и как результат можно выделить комплекс мнений относительно такого понятия как документационное обеспечение учреждения. Проанализируем некоторые из них.
Д.Г. Абуладзе под документационной формой обеспечения управления определяет в первую очередь делопроизводство при котором происходит оформление необходимой документации и последующей ее обработкой, и сохранностью и без которой не будет правильной работы предприятия и не будет систематизации правил управления [47, c.92].
А.А. Рыжкова в качестве документационное обеспечение предприятия определяет значимую составляющую процесса упорядочения деятельности при помощи которой отражаются все направления деятельности определенной организации [36, c.148].
Со слов Т.Д. Шмелева, под документационной формой обеспечения управления нужно понимать комплекс действий, направленных на бесперебойную работу и движение документации учреждения и в том числе ее сохранности, переработки и так далее [31, c.26].
При исследовании документооборота стоит ограничить понятием, на основании которого это правила оформления и последующего формирования документации с последующим учетом и сохранностью.
Следовательно, документооборот является управлением сотрудниками при помощи которого можно получить бесперебойную деятельность сотрудников путем правового предопределения, а также организации документооборота в учреждении.
Документооборот является определенными записями и сведениями, которые имеют отношение учреждения. Такие записи являются собранными, фактическими данными. Все данные относящиеся к трудовым ресурсам предприятия нужно хранить в определенной системе. Данные записи нужны в разнообразных сферах принятия разнообразных решений [24, c.46].
На основании целей, а также задач документооборота, всевозможная издаваемая на предприятии документация непременно обязана отвечать комплексу требований, в череде которых:
- системность, то есть включение такой документации в единую базу документов;
- комплексность, то есть документы должны относиться к разнообразным направлениям управления;
- полнота, то есть в документах нужно отражать исчерпывающие данные относительно бизнес-процессов и правил управления, а кроме этого варианты оформления информации;
- адекватность, то есть документация обязана отвечать требованиям, которые предопределены относительно вопросов управления;
- идентифицируемость то есть любую документацию относительно управления нужно регистрировать, у нее должно быть название, определенный код при помощи которого можно будет предопределить принадлежность этой документации к конкретной составляющей всей системы;
- адресность, то есть направленность на конкретную сферу использования;
- актуальность любой документ обязан предопределять происходящие на предприятии изменения;
- понятность, то есть любой документ обязан быть как понятным, так и доступным для его применения сотрудниками учреждения;
- нормативность, а также санкционированность то есть все документы имеющиеся при работе и вообще весь комплекс документов в общем нужно утверждать либо подписывать у руководства предприятия [19, c.63].
Документооборот нужно доверять сотрудникам, которые обладают познаниями в области законодательства, а кроме этого в области делопроизводства в противном случае может возникнуть несоответствие в вопросах составления документации и может не быть необходимой документации и как результат на предприятие могут наложить штрафные санкции, которые порой доходят до запрета руководящему составу предприятия находиться на руководящих должностях на период до тех лет.
Учет документооборота осуществляется для развития, а также усовершенствования деятельности учреждения. Полные данные относительно всех работников находятся в персональных карточках работников.
Комплекс документооборота существующий на предприятии направлен на разрешение определенных задач в череде которых:
- оптимизация разнообразных бизнес-процессов, а также автоматизация процесса исполнения и контроля;
- установление результативного управления при помощи автоматической системы наблюдения за процессом исполнения и прозрачностью деятельности предприятия на всех этапах;
- поддержка комплекса управления при помощи системы контроля качества соответствующей мировым стандартам;
- поддержка результативного сбора, а также управления и вариантов доступа к разнообразным данным;
- установление кадровой гибкости при помощи развития формализации деятельности каждого работника и вариантов сохранности всей истории его деятельности;
- максимальное сокращение бумажной документации на предприятии;
- протоколирование деятельности в общем;
- экономия ресурсов при помощи снижения уровня затрат на процесс управления различными потоками данных;
- упрощение, а также удешевление процесса сохранности документации при помощи результативного электронного документооборота [55, c.89].
В качестве цели документооборота невозможно определить изолированный поток бизнес-процессов предприятия, выстроенная цель является довольно взаимосвязанной с иными целями, которые существуют на предприятии. И как результат комплекс автоматизации документооборота способствует появлению дополнительных интерфейсов направленных на установление задач по сохранности и перемещению документации в дополнительные системы, которые функционируют в рамках конкретного предприятия.
Комплекс электронного документооборота является значимым показателем автоматизации предприятия. В настоящее время в России развивается интерес к данной системе на данный момент времени уже не мало организаций используют электронный документооборот, некоторые только планируют использование, а некоторые находятся на стадии избрания подходящего варианта.
Комплекс электронного документооборота обладает важным значением в информационном комплексе предприятия что дает основании для отделения самых значимых функций:
- обеспечение процесса управления, а также прозрачности деятельности предприятия;
- процесс накапливания познаний с последующим управлением этими познаниями [49, c.32].
Большой объем электронной документации создаваемой и хранящейся в электронных системах предприятия, проблематика поиска, а также обеспечения нужных данных все это основные проблемы присущие электронному документообороту.
Стоит упомянуть и про системы автоматизации управления документами.
Wolkflow-системы (системы управления документами и задачами) – шаг вперед в сфере автоматизации документооборота. Они вывели цифровизацию документов на новый, ранее неизведанный путь, потому что ввели понятие бизнес-процесса – четкий и высокоэффективный алгоритм действий по работе с документами.
Ведь именно тесная связь документов с задачами по их созданию, правке, согласованию и утверждению, а также, что немаловажно, исполнению в рамках бизнес-процесса и дает вышеперечисленные преимущества.
Перед тем как предприятию осуществить перенос всех процессов документооборота в цифровой формат, руководству необходимо определиться с тем, какую необходимо выбрать систему исходя из особенностей бизнес-процессов предприятия и какие функции она будет выполнять [34, c.106].
Сейчас на рынке существует несколько систем: отечественные и зарубежные. Зарубежные системы построены на базе крупнейших технологий систем электронного документооборота, которые имеют ряд преимуществ в виде отсутствие отказов сбоя и ошибок, однако, существует прямая зависимость от иностранных поставщиков и их влияния на работу данной системы.
Стоит также отметить, что цифровизация документов и системы управления документами и задачами достаточно долго внедряются в работу предприятия, так как любая совокупность действий – бизнес-процесс – должна быть четко продумана, должны быть учтены все возможные ситуации при работе над документами, с учетом уникальных для каждого предприятия.
Необходимо указать, что указом Президента от 21.07.2020 № 474 цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 года. Практическая реализация цифровой трансформации связана, в т.ч. с построением корпоративных автоматизированных документных систем и внедрением безбумажных моделей документооборота [20, c.53].
Иными словами, цифровизация документов несет в себе больше преимуществ, нежели недостатков. Ведение электронного документооборота позволяет предприятию сократить время и издержки, уменьшить затраты человеческих ресурсов и многое другое. Для государства, в первую очередь, это возможность контролирования и урегулирования ведения прозрачного бизнеса.
Фактически, это то, что сейчас нужно государству и бизнесу: эффективные и гибкие технологии, способные создавать быстрый и адаптируемый процесс документооборота за короткий промежуток времени, в зависимости от того, что требует ситуация.
Процесс цифровизации документов ускорила эпидемиологическая ситуация, в мире которая вынудила организации перейти на удаленный формат работы, приходилось решать вопросы дистанционно, у предприятий не было выбора. Внедрение электронного документооборота стало единственным способ продолжать эффективную и продуктивную работу организации. Это заставило предприятия переосмыслить свою работу, в том числе свои внутренние бизнес-процессы, а особенно процессы, связанные с оборотом документов.
Однако, следует помнить, только технологий недостаточно, так как зачастую процесс перехода к новым технологиям блокируется из-за сопротивления сотрудников по причине непонимания необходимости нового механизма работы, а также сложности на первоначальных этапах.
Именно поэтому руководству крайне важно структурировать цифровизацию документов, объяснить необходимость данного процесса и, безусловно, на каждом этапе контролировать правильность выполнения поставленных задач [24, c.72].
Существуют и иные риски при переходе на электронный документооборот, такие как: дорогостоящее программное обеспечение, утечка данных, технологический разрыв, возможные отказы и сбои в системах.
Многочисленные автоматизированные системы управления документами построены на различных платформах, используют различные операционные системы и, как правило, не могут непосредственно взаимодействовать между собой, поэтому возникает проблема эффективного взаимодействия между различными информационными системами.
Не так давно трудно решался вопрос об электронной цифровой подписи документов. Процедура ее получения и использования была сильно усложнена.
Возникали проблемы нормативного характера, например, был не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами, отсутствовала официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы, отсутствовала методика экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами. В настоящее время имеется нормативная база, подкрепленная федеральными законами и другими нормативными актами для решения таких проблем [54, c.206].
Таким образом, можно отметить, что и бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации до нужного адресата, ее поиска) электронные документы имеют больше преимуществ. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.
На основании проведенного исследования можно сказать о том, что документационная форма обеспечение деятельности учреждения является делопроизводством. Под которым можно определить работу во время которой производят оформление разнообразной документации с последующей обработкой и сохранностью. Без данного процесса не будет правильно функционирования предприятия, не будет систематизации относительно управления. Вопросами документооборота в учреждении должны заниматься специально обученные сотрудники. Документооборот содержит значимые данные относительно всей деятельности учреждения. Данная информация способствует при разработки всевозможных программ, направленных на усовершенствование развития учреждения. Само собой, документооборот способствует сбору информации относительно текущих вопросов деятельности.