Дипломная работа по делопроизводству и документообороту на тему Планирование рабочего времени как составляющая организационного обеспечения управленческой деятельности

Практика показала, что ежедневное планирование рабочего времени позволяет не только сэкономить до 2-х часов в день, но и повысить производительность труда менеджера на 25-30% [9, с.183].
Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.
Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:
Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги (рис.1.1).



Рисунок 1.1 - Матрица Эйзенхауэра

Прежде всего, следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.
Далее рассмотрим методику SMART
После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.
Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы [3, с.9].
SMART планирование предполагает постановку целей по SMART.
Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:
Specific – конкретика.
Measurable – измеримость.
Attainable – достижимость.
Relevant – актуальность (истинность).
Time-based – временная ограниченность (рис.1.2) [3, с.9].
Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории России до 30%.

Рисунок 1.2 – Постановка целей по SMART

Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:
- провести пиар-акции до 31.07;
- пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
- запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.
Получаем четкий план действий.
Рассмотрим Диаграмму Ганта
Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта (рис.1.3). Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Рисунок 1.3 – Диаграмма Ганта

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.
Таким образом, профессия «секретарь» заключается в управлении людьми. Целью выполнения своей деятельности для секретаря является обеспечение максимально эффективной совместной деятельности людей.
В своей работе секретарь выполняет различные функции: административная, психологическая, педагогическая и др. Но основной из них является организационная функция, которая заключается в организации эффективной деятельности подчиненных [3, с.9].
Интенсивность деятельности секретаря зависит от двух факторов: личного отношения к труду и организации его деятельности.
Личное отношение секретаря к труду определяется его внутренними мотивами, на которые можно повлиять с помощью системы мотивации, включающей как материальное, так и нематериальное стимулирование. К материальному стимулированию относятся: уровень заработной платы, дополнительные выплаты к заработной плате (премии, социальные выплаты и др.), к нематериальным методам симулирования относятся стабильность, условия труда, статус, уважение коллег, карьерный рост, стабильность и др [16].
Организация деятельности секретаря в основном связана с ее рационализацией. Рационализация деятельности менеджера заключается в разделении и кооперации труда, техническом обеспечении и автоматизации труда, нормировании труда, благоприятных режиме и условиях труда (планировка рабочего места, наличие средств организационной техники, рационализация труда и отдыха, удобство мебели).
Не менее важными технологиями организации и интенсификации труда секретаря являются само-менеджмент и тайм-менеджмент, которые заключаются в умении организовать свою деятельность так, чтобы достичь максимума результатов с минимальными затратами сил и времени.
Таким образом, в данной главе исследованы основные аспекты планирования рабочего времени на основе накопленного опыта разных стран опыта. Выявлены требования к планированию рабочего времени на законодательном уровне и определены основные методики управления рабочим временем, применяемые в разных организациях.
Определено, эффективность деятельности специалиста зависит от того на сколько эффективно он умеет организовывать свой рабочий график, выставлять приоритеты выполнения задач.
Особенно важно владеть методами планирования рабочего времени для руководителей, так как они являются примером для своих сотрудников и должны учить их совершенствовать свою работу, также они несут ответственность за эффективность работы своих подчиненных.
Выявлено, что методик планирования рабочего времени достаточно много и каждый работник может выбрать для себя оптимально приемлемую с учетом имеющихся ресурсов и стоящих перед ним задач.
 
2 Анализ планирования рабочего времени в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии по Свердловской области

2.1 Характеристика организационного обеспечения управленческой деятельности в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии по Свердловской области



На территории Свердловской области функции по организации единой системы государственного кадастрового учета недвижимости, государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также инфраструктуры пространственных данных осуществляет Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Свердловской области (Управление Росреестра по Свердловской области) – (Далее - Управление) [2].
Функции органа кадастрового учета на территории региона осуществляет филиал Федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» по Уральскому Федеральному округу (филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» по УФО).
Основной задачей филиала является ведение и предоставление сведений из государственного кадастра недвижимости на территории области. Филиал также реализует полномочия Росреестра в Свердловской области по оказанию государственных услуг в сфере регистрации прав сделок с недвижимостью и предоставления сведений из Единого государственного реестра прав и сделок с недвижимостью.
Деятельность Управления регламентирована действующим законодательством и Положением об Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Свердловской области (утверждено приказом Росреестра от 30.05.2016 №П/0263, в ред. приказа Росреестра от 23.01.2017 №П/0027) [2].
Организационная структура Управления представлена линейно-функциональным типом. Отделы выполняют узкоспециализированные задачи. Перечень отделов представлен в приложении А.
Возглавляет Управление – Начальник, который отвечает за эффективность деятельности организации и обеспечение эффективной работы каждого структурного подразделения, решает стратегические аспекты кадровых вопросов и функциональных задач.
Функции начальников отделов и сотрудников отделов регламентируются должностными инструкциями, предусматривающими распределение работ по сложности и квалификации исполнителей, их равномерную загрузку.
Должностные инструкции разрабатываются начальниками отделов и по представлению начальника управления и согласованию с заместителем Начальника, курирующим работу управления, утверждаются распоряжением Управления.
Начальники отдела осуществляют общее руководство деятельностью отдела и несет ответственность за возложенные на отдел задачи.
Организационная культура организации ориентирована на решение всех вопросов сообща, открыто. Дружественная атмосфера в коллективе благоприятная для внедрения инноваций, что будет способствовать совершенствованию процессов планирования рабочего дня персонала.
Организация Управления регламентирована Положением о деятельности Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии по Свердловской области, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями сотрудников.
В организации действует электронный документооборот, основанных на специализированной платформе, учитывающей особенности деятельности организации.
Планированием рабочего времени занимаются руководители структурных подразделений.

2.2 Методы и технологии планирования рабочего времени в организации



Сотрудники Управления персональную ответственность за выполнение должностных обязанностей в соответствии с должностными инструкциями, соответствующих поручений, норм Трудового кодекса Российской Федерации, законодательства, регулирующего прохождение государственной службы, Правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной и антитеррористической безопасности.
Каждый специалист отдела имеет высшее образование и дополнительное управленческое образование по профилю.
Средний возраст специалистов отдела составляет 35 лет.
Управление работой отдела осуществляется следующими методами:
- планирование рабочего графика специалистов: совещания, планерки, плановые показатели, отчеты и совместные выездные проверки,
- оценка качества работы персонала,
- консультирование и обучение,
- формирование проектных групп при решении сложных вопросов.
Организация рабочего процесса осуществляется по следующей схеме (рис.2.1):

Рисунок 2.1 - Организация работы отделов Управления

Планирование осуществляется на следующие периоды: год, полугодие, квартал, месяц.
В отделе также есть разделение на сезональное планирование: летне-весенний и осенне-зимний период.
Каждому сотруднику выставляются индивидуальные плановые показатели, при достижении которых он получает премию.
Сотрудники отделов работают в постоянном взаимодействии с населением.
Выезды на территорию занимают более 40% рабочего времени.
В последние два годы Отдел дважды занимал второе место в рейтинге отделов организации в связи с достижением высокий показателей и выполнением планов, положительными отзывами населения вверенной территории. В связи с этим на отдел возложены особенно ответственные проекты и задачи, которые успешно выполняются в рамках применения программно-проектного подхода.
Сотрудники отдела ориентированы на развитие и постоянно повышают результаты своего труда.