Организация и модернизация процесса работы с обращениями пользователей в отделениях почтовой связи

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архивной утвержденном Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами всего представительной и каждом исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, иным учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. Документационное обеспечение управленческой деятельности возложено на секретаря. Секретарь ведет учет документации по всей деятельности совместного предприятия в пока соответствии с инструкцией по делопроизводству. Весь состав документаций, в организации, ведет старший кассир. Старший кассир принимает другим непосредственное участие в принятии и обработке запросов от посетителей, которые затем передаются секретарю. Основным нормативно-методическим документом на который опирается секретарь-делопроизводитель при работе с документами является инструкция по делопроизводству, она определяет и устанавливает единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в СП АО «Почта России». Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, основных правил работы архивов, методических материалов архивной службы, правил и т.д. Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, если осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или имеются использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и типов организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д. Таким образом, инструкция по делопроизводству всегда индивидуальна и учитывает все работу особенности как состава документов, так и технологии их обработки. Рассмотрим структуру инструкции по делопроизводству в АО «Почта России», в данном случае она не нами регламентирована нормативно-доступ методическими документами. Инструкция включает общие положения, систематические разделы и приложения. В разделе «Общие положения» установлено:
− сфера распространения инструкции;
− ответственность за ее несоблюдение;
− подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и письма организацию работы с документами в организации и в следующий структурных подразделениях;
− нормативно-методическая база. Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила глубоких составления и оформления документов», где определяются:
− виды и между разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
− общие правила подготовки и оформления документов;
− правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания. Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов. В разделе «Регистрация документов» устанавливается:
− порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
− сроки, формы и методы регистрации;
− правила индексации документов.
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль над исполнением документов» устанавливаются:
− категории документов, подлежащих обязательному контролю;
− порядок их постановки на контроль;
− технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
− обязанности исполнителей;
− типовые сроки исполнения;
− порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
− порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:
− правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;
− устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
− правила формирования в дела отдельных категорий документов;
− порядок разработки и использования номенклатуры дел;
− порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
− порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
− правила подготовки дел к хранению;
− требования к описанию и оформлению дел;
− порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов инструкции по делопроизводству может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по сотрудник делопроизводству имеются разделы по работе с обращениями граждан, с документами с путем ограниченной сферой распространения, по республике техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.). К инструкции по следуя делопроизводству составлены приложения, которые содержат справочно- иллюстративного материал, систематизированный в порядке содержится расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни расшить контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. Таким образом, состав документации и процессы работы с ней, используемые в деятельности СП АО «Почта России» определяются компетенцией и функцией самой организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Используемая в деятельности СП АО «Почта России» документация позволяет регламентировать его функционал, отслеживать четкость выполняемых операций в рабочем процессе.

1.2 Современные технологии информационно-документационного обеспечения работы с обращениями граждан

На сегодняшнем этапе внедрение современных технологий работы с обращениями граждан в АО «Почта России» является частью реализации Государственной программы «Информационное общество». Данная программа Российской Федерации, разработанная для создания целостной и эффективной системы использования информационных технологий, при которой граждане получают максимум выгод [12].
Пользователь может в электронной форме оставить отзыв о качестве предоставленных ему услуг. Существует программные условия, которые ориентированы на использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации. Можно выявить основные задачи систем электронного документооборота:
- автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
- организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
- осуществление быстрого поиска информации;
- обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.
Такие системы обязаны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:
- ввод, подготовка и редактирование документов;
- регистрация документов;
- совместная работа над документами;
- контроль исполнения документов (сроки исполнения);
- формирование дел (хранение документов);
- прием и пересылка документов.
На примере можно рассмотреть несколько характерных систем документооборота.
В практике АО «Почта России» используют обширный круг программ для автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Можно описать несколько примеров систем документооборота:
Система «Дело» поддерживает весь жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания документа в архив. В ней задействован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок. Система включает в себя два продукта:
- «ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая версия на базе СУБД (Система управления баз данных) Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в объеме всего учреждения.
- «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД (Система управления баз данных) Microsoft Data Engine (MSDE). Расчитанана для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций (отделов), в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих — входящих документов». Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).