Разработка автоматизированной информационной системы внутреннего документооборота организации

ВВЕДЕНИЕ

Развитие информационных технологий создает множество возможностей, связанных с разработкой сайтов и Web-приложений, использование которых позволяет расширить возможности бизнеса компаний, повысить эффективность работы специалистов. Внедрение Web-технологий позволяет обеспечить представительство компании в Интернете, получить возможности взаимодействия с клиентами через формы обратной связи и интеграции с мессенджерами, обеспечить решение задач, связанных с проведением онлайн оплат, работы с заказами и системами документооборота. Использование Web-приложений в работе компаний также позволяет решать прикладные задачи, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процессов, внутрикорпоративное взаимодействие сотрудников, обмен документацией, мониторинг исполнения управленческих решений.
В рамках данной работы рассмотрены вопросы внедрения Web-технологий для автоматизации систем документооборота в компании. Основные направления автоматизации данного бизнес-процесса предполагают учет поступающих документов, прохождение их жизненного цикла – от регистрации до исполнения и списания в дело, выполнение мониторинга сроков и качества исполнения.
Получение экономического эффекта от внедрения сайтов с функционалом документооборота связано с сокращением времени на прохождение документации от стадии регистрации д стадии исполнения и отправки в архив, позволяет получать оперативную информацию о состоянии отработки документов, формировать отчётность по показателям нагрузки на специалистов в части отработки распорядительной документации. Использование веб-приложений позволяет централизованно управлять системой документооборота, отслеживать состояние документов, получать необходимые данные в режиме реального времени.
Цель настоящей работы – разработка веб-приложения для использования в деятельности ООО «Самтрэк» в части использования систем внутреннего документооборота.
Объект исследования – деятельность ООО «Самтрэк»
Предмет исследования – использование веб-приложения для использования в деятельности ООО «Самтрэк» в части использования систем документооборота.
Задачи работы включают:
исследование теоретических аспектов использования сайтов и веб-технологий в работе современных компаний;
проведение анализа деятельности ООО «Самтрэк», организационной структуры, специфики использования ИТ-ресурсов;
построение модели бизнес-процессов технологии документооборота, выявление недостатков существующей технологии работы специалистов;
разработка технического задания на создание веб-приложения для автоматизации технологи документооборота, обоснование выбора технологии создания средства автоматизации;
разработка структуры данных информационной системы;
разработка требований к архитектуре веб-приложения;
описание режимов использования системы, результатов его тестирования;
описание проекта по созданию и внедрению системы в работу компании;
расчет показателей ожидаемого экономического эффекта от внедрения системы в работу компании.
Структура работы включает: введение, в котором проведено обоснование актуальности проведения разработки, постановка цели и задач на разработку сайта. В главе 1 проведено описание основных направлений использования веб-технологий в работе компании, проведено описание деятельности ООО «Самтрэк», выбраны задачи на разработку сайта для использования в деятельности компании, включающие создание веб-приложения для автоматизации документооборота. Определены задачи автоматизации, разработано техническое задание на программную реализацию сайта. В главе 2 проведена разработка информационной модели для создания базы данных, описаны пользовательские сценарии для использования сайта, обоснован выбор среды разработки. Далее описан функционал созданного сайта в пользовательском и административном режимах. Далее проведено тестирование сайта и описаны его результаты. В главе 3 проведено описание проекта по разработке и внедрению сайта в технологию работы компании, описаны этапы проекта, задействованные сотрудники и ресурсы. Далее проведён расчет стоимости проекта и ожидаемое сокращение трудозатрат на выполнение технологических операций. В заключении поведены итоги разработки проекта, сделан вывод о возможности использования разработанного сайта в деятельности компании ООО «Самтрэк».



ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1. Теоретические аспекты автоматизации технологии документооборота

В рамках данной работы проведен анализ использования Web-приложений как инструмента для автоматизации системы документооборота.
Основными направлениями использования систем автоматизации внутреннего документооборота в работе компаний включают:
организацию отработки распоряжений руководства;
работу с хранилищем документации, используемой в деятельности компании;
организацию обмена информацией в рамках реализации корпоративных проектов;
организацию системы оповещения сотрудников о проводимых мероприятиях.
Организация внутреннего документооборота может предполагать как использование бумажных носителей, так и систем электронного документооборота. Некоторые бизнес-процессы, связанные с обменом документами, могут использовать системы электронной подписи, что позволяет придавать электронным документам юридическую значимость.
В рамках использования системы внутреннего документооборота проводится настройка организационной иерархии, предполагающей назначение координатора системы документооборота, руководителя организации, а также систему подчинённости внутри подразделений, что позволяет упорядочивать процесс исполнения управленческих решений.

1.2. Общая характеристика ООО «САМТРЭК»

Профилем деятельности компании ООО «Самтрэк» является проведение инжиниринговых разработок, технических проектов оборудования, разработкой перспективных моделей, подготовкой технической документации. Клиентами компании являются компании, работающие в отрасли промышленного производства, машиностроения, станкостроения и других отраслей.
Целью деятельности компании является получение прибыли за счет подготовки технической документации на инжиниринговые разработки, проведения экспертизы технического состояния оборудования.
Схема организационной структуры компании показана на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Организационная структура компании
Структурные подразделения исследуемой компании включают:
Экономический отдел, сотрудники которого курируют вопросы учета поступающих платежей, расчетов с поставщиками и клиентами, заключения договоров на оказание услуг и их сопровождение. Также сотрудники данного подразделение осуществляют ведение бухучета, налоговые расчеты, формирование аналитической отчётности, расчеты с персоналом по заработной плате;
производственный отдел, курирующий вопросы ведения инжиниринговых разработок, оказания услуг в соответствии с утвержденной номенклатурой и заключенными договорами;
отдел кадров, сотрудники которого курируют вопросы набора персонала, организацию аттестации и повышения квалификации, учет отработанного времени, подготовку отчетности по работе с персоналом;
отдел по работе с клиентами, курирующий вопросы взаимодействия с заказчиками по вопросам оказания услуг и заключения договоров;
административный отдел, сотрудники которого осуществляют содержание зданий и помещений компании, приобретение материалов, необходимых в работе компании, осуществляют поддержку функционала систем охраны;
ИТ-отдел, курирующий вопросы обеспечения работы программного обеспечения, пользовательских компьютеров, сетевых устройств, консультирование пользователе, планирование затрат на приобретение ИТ-оборудования и комплектующих.
Компонентами ИТ-инфраструктура компании являются: серверное и сетевое оборудование, рабочие станции специалистов, устройства печати и сканирования. В таблице 1.1 приведено описание технических характеристик используемого оборудования.
Таблица 1.1 - Описание технических характеристик используемого оборудования
Производственный отдел Экономический отдел ИТ-отдел
Оперативная память, GB 16 16 8
Жесткий диск, GB 500 500 500
Процессор AMD A8-9600 AM4 AMD A12-9800E AM4 Intel Сore i3 9100
Монитор Xiaomi X27G Philips 276E8VJSB HIPER EasyView HS2401
Принтер HIPER Easy View HS2401 HP Color Laser 150nw Kyocera ECOSYS P3145dn

Используемое активное сетевое оборудование: Cisco WS-C2960+48PST-S. На рис.1.2 приведена схема программной архитектуры компании.


Рисунок 1.2 - Схема программной архитектуры ООО «Самтрэк»
На рис.1.3 приведены технические характеристики оборудования.

Рисунок 1.3 - Технические характеристики сетевого оборудования



Рисунок 1.4 - Схема технической архитектуры ООО «Самтрэк»