Разработка рекомендаций по усовершенствованию автоматизационных процессов ресторана на примере ООО Амакс

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Автоматизация – это процесс создания и внедрения различных технических средств и математических методов, направленных на освобождение людей от непосредственного участия в производственных, технологических, управленческих и других процессах, а также на уменьшение роли человека в этих процессах и снижение трудоёмкости производимых человеком работ.
Автоматизация является естественным процессом развития предприятия [10].
Автоматизация позволяет оптимизировать управленческие и технологические процессы, а также снизить риски путём отстранения людей от участия в опасных для жизни и здоровья производствах[20]. Благодаря этому достигается повышение качества производимой продукции, увеличение эффективности управления, повышение производительности труда и, как следствие, увеличение производительности бизнеса.
Внедрение систем автоматизации позволяет увеличить объёмы продаж, повысить прибыль и усилить конкурентоспособность компании. Автоматизация открывает путь к расширению и масштабированию бизнеса[33].
Все вышеуказанное определяет особую актуальность рассматриваемой темы.
Объектом исследования являются современные автоматизированные системы в ресторанах гостиничных предприятий.
Предмет исследования – внедрение современных автоматизированных систем в ООО АМАКС «БАНКЕТ ХОЛЛ».
Цель работы – разработать рекомендации по усовершенствованию автоматизационных процессов ресторана.
Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:
1.Рассмотреть понятие автоматизации управления;
2.Выявить современные возможности автоматизации управления;
3.Исследовать специфику автоматизации управления рестораном;
4.Дать общую характеристику ООО АМАКС «БАНКЕТ ХОЛЛ»;
5.Провести маркетинговые исследования автоматизации управления рестораном;
6.Провести анализ автоматизации управления рестораном на примере ООО АМАКС «БАНКЕТ ХОЛЛ»;
7.Выявить направления совершенствования автоматизационных процессов в ООО АМАКС «БАНКЕТ ХОЛЛ»;
8.Провести оценку предложенных мероприятий.
Методы исследования: сравнительный анализ, анализ теоретического материала, нормативно–правовых актов и внутренней документации ресторана.
Новизна исследования состоит в: повышении уровня автоматизации бизнес-процессов ресторана, в связи с непрерывно меняющимися условиями изменения в законодательстве, налогообложении, ценах и тарифах на рынке общественного питания; установке и обосновании перечня требований для выбора системы автоматизации предприятия ресторанного бизнеса; комплексном исследовании автоматизационных процессов предприятий ресторанного бизнеса и разработке рекомендаций по их усовершенствованию.
Теоретической основой исследования являются работы отечественных и зарубежных ученых в области ресторанного бизнеса, таких как: Р.Р. Гареев, Ваген Линн Ван Дер, В.Н. Бочаров, Е.В. Пахомов, Л.Л. Духовная и др.
Информационная база исследования – методики информационных технологий в ресторанном бизнесе, статьи о программах автоматизированных систем, применяемые в ресторанах, электронные журналы, освещающие современные системы автоматизации.


ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ РЕСТОРАНОМ


1.1 Понятие автоматизации управления

Улучшение структуры управления компаниями в эру информационного общества осуществляется через внедрение технологий автоматического управления. Реализация стратегических задач компании достигается благодаря повышению осведомлённости руководителей о тенденциях в распространении своих товаров и услуг, остроте конкурентной борьбы, а также инновациях в технологическом секторе на фоне непостоянства рыночных условий[30].
Акселерация темпов изменения внешней среды способствует росту количества и динамики диффузии информации, обуславливая потребность в минимизации латентности управленческих решений для поддержания конкурентоспособности бизнеса. Это, в свою очередь, стимулирует ускорение процессов трансмиссии и обработки данных через интеграцию инновационных автоматизированных систем.
Основное преимущество автоматизированных систем заключается в их способности фокусироваться на усовершенствовании процедур передачи и обработки данных, целью чего является получение информации[1].
Для удовлетворения принципа экономии социального времени необходимо прежде всего нацеливаться на улучшение обширных информационных систем. Их эффективное функционирование принесет максимальную пользу за счет широкомасштабного и повторного применения.
Автоматические системы управления оказывают значительное влияние на увеличение производственной эффективности[5]. Прежде всего, внедрение автоматизаций ускоряет и оптимизирует выполнение работы. Кроме того, они трансформируют процесс создания продуктов.
Автоматизация в управлении направлена на решение четко определенных задач, для которых требуются входные данные, известные алгоритмы и стандартные процедуры обработки. Давайте рассмотрим ключевые компоненты автоматизированной системы обработки данных и обрисуем их характеристики [15].
Аккумулирование информации. В процессе выпуска товаров или предоставления услуг компанией, связанные с этим процессы фиксируются в виде данных. Традиционно, внешние взаимодействия предприятия классифицируются и выделяются в качестве операций, выполняемых организацией.
Анализ данных. В процессе преобразования получаемых данных в сведения, отображающие бизнес-процессы компании, применяются определённые стандартные процедуры:
1.Категоризация или сегментация. Исходная информация часто представляется в форме кодов, включающих один или множество символов. Данные коды, отражающие специфические характеристики элементов, применяются для идентификации и классификации данных [13].
2. Сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей.
3.Математические и логические вычисления, осуществляемые над данными, позволяют получать новую информацию.
4.Консолидация или суммирование, направленное на сокращение объема данных, выполняется путем вычисления итоговых или средних показателей.
Управление информацией. В процессе повседневных операций аккумулируется множество информации, требующей сохранения для дальнейшего применения, будь то на том же этапе или в другом контексте[36]. Для эффективного управления данными разрабатываются специализированные системы баз данных.
Генерация отчетности в системе автоматической обработки информации требуется для предоставления данных руководству и сотрудникам организации, а также внешним контрагентам.
При управлении проектом критично обеспечить сбор и анализ данных в сжатом формате для выявления ключевых тенденций, анализа причин возникновения отклонений и разработки стратегий корректировки. В ходе этого процесса осуществляется выполнение следующих операций с данными:
1. Оценка планируемого состояния объекта управления.
2. Оценка отклонений от планируемого состояния.
3. Причин отклонений.
4. Анализ возможных решении и действий[46].
Исходные данные происходят из систем рабочего уровня. Результативные данные структурируются как отчеты для управления, оформленные так, чтобы облегчить процесс принятия решений.
Данные, хранящиеся в базе данных, конвертируются в регулярные и ad-hoc отчеты через специализированное ПО, предназначенные для аналитиков и руководителей, задействованных в процессе принятия управленческих решений внутри компании. Для сбора требуемой информации база данных должна включать в себя два компонента[23]:
1. Данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой.
Планов, норм, бюджетов и прочих регламентирующих материалов, задающих целевые ориентиры для управленческого объекта (структурных единиц компании) [6].
ИТ автоматизации офиса занимаются структурированием и улучшением обмена данными внутри компании и между ней и внешним миром, используя компьютерные сети и новейшие информационные технологии для передачи и обработки данных.
Автоматизация офисной работы, задействованная руководителями, экспертами, ассистентами и офисными работниками, особенно ценится за ее эффективность в коллективном решении задач.
В настоящее время существует множество программного обеспечения для ПК и других устройств, предназначенных для автоматизации различных аспектов офисной работы. Это включает в себя редакторы текста, программы для работы с электронными таблицами, клиенты для обмена электронной почтой, приложения для управления электронными календарями, программы для работы с аудиопочтой, решения для организации компьютерных и видеоконференций, инструменты для создания и хранения цифровых изображений, а также различное ПО для управленческих нужд, включая системы для ведения корпоративной документации, мониторинга выполнения задач и приказов и т.д. [7].
Также активно применяются некомпьютерные методы: аудио- и видеосвязь, факс, копировальные устройства и другое офисное оборудование.

1.2. Современные возможности автоматизации управления

За последние годы, индустрия ресторанного дела претерпела значительные трансформации, обусловленные интеграцией передовых ИТ-решений. Для достижения успеха на конкурентном рынке ресторанного бизнеса, применение современных систем автоматизации управленческих процессов стало не просто желательным, а абсолютно необходимым условием [20].
Достичь этого возможно, если в ресторанной деятельности активно применять передовые информационно-коммуникационные технологии.
Сфера ресторанного дела отличается высокой сложностью и разнообразием, что неизбежно влечет за собой потребность в широком спектре информационных технологий[34]. Это включает в себя разработку и внедрение специфических программных продуктов для автоматизации процессов управления рестораном, а также использование международных интернет-технологий [18, с. 24].
Современные информационные системы интегрируют различные поддерживающие компоненты, среди которых выделяют: аппаратные средства, программное обеспечение, базы данных, управленческие структуры, законодательные рамки и интерфейсы пользователя (Рисунок 1.1).
Техническое оснащение – это набор технических устройств, гарантирующих работу информационной системы.



Рисунок 1.1 – Современные информационные системы [32]

Определение адекватного набора технологического оснащения должно быть обусловлено в первую очередь функциональными требованиями информационной системы и спецификой целевой области применения[25].
ПО включает в себя набор программ и соответствующую документацию, которые выполняют ключевые задачи информационной системы [29].
Информационное обеспечение включает в себя комплексную информационную структуру, связанную с определенной предметной областью, а также инструментарий и методики для ее эффективной обработки.
Организационное обеспечение включает в себя набор методик и нормативов для эффективного управления работой информационной системы, вместе с подробным определением должностных обязанностей ее пользователей.
Оптимизация функционирования ресторанного бизнеса, обеспечивая высочайший уровень производительности и соответствие глобальным стандартам, достижима через применение передовых ИТ-решений[38].
Определение подходящей системы для управления ресторанным бизнесом является комплексной проблемой. Важно сравнить функционал предлагаемых вариантов, оценить уровень юзабилити, а также обеспечение безопасной и стабильной эксплуатации.
Основными критериями анализа системы являются:
• Функциональность программных комплексов;
• Используемые технические платформы и средства;
• Учет требовании российского законодательства;
• Условия и стоимость технического обслуживания;
• Развитие системы в будущем;
• Опыт практического использования программ в ресторане [19].
Интеграция автоматизированных систем в управление рестораном направляется к эффективному сокращению временных затрат на сервис посетителей, сбору и анализу данных для стратегического планирования, обеспечению синергии между отделами предприятия, улучшению стандартов обслуживания, мониторингу обратной связи и активности клиентов, точному учету запасов, проведению промоакций, оперативному мониторингу текущего состояния дел и адаптации предложений под запрос рынка. В разделе 1.1 документации упомянуты ключевые программные решения для ресторанного бизнеса[14].