Организация хранения архивных документов в конкретной организации

Введение
Управление информацией требует не только технологических решений, но и четкой организации документационного потока. Особенную роль в этом процессе играет архивоведение, которое позволяет не только сохранять документы в порядке, но и обеспечивать их доступность и юридическую значимость. В этом контексте, роль и значение документационного обеспечения управления (ДОУ) становятся предметом все более пристального внимания как в академических кругах, так и в практике управления современными организациями.
Настоящее исследование направлено на анализ теоретических и практических аспектов ДОУ, с особым вниманием к архивоведению и управлению документацией в организациях. Основное внимание уделено функциям ДОУ, которые обеспечивают поддержку управленческих процессов через систематизацию, обработку и хранение документов. Эта работа также рассматривает историческое развитие делопроизводства и архивоведения, подчеркивая его эволюцию от традиционных методов к современным цифровым технологиям.
Дополнительно, исследование охватывает правовые аспекты архивной деятельности и обсуждает вопросы, связанные с нормативным регулированием и управлением архивными фондами, особенно в контексте современных требований к информационной безопасности и конфиденциальности. Важную часть работы составляет анализ проблем и перспектив развития архивоведения в Российской Федерации, включая разработку новых подходов к классификации, хранению и доступу к архивным документам.
Актуальность: В современном мире сохранение архивных документов является ключевым для поддержания исторической, культурной и юридической памяти общества. Развитие информационных технологий и изменения в законодательстве требуют адаптации архивных систем к новым условиям.
Цель исследования: Анализ и оценка эффективности современных методов хранения, управления и использования архивных документов в России.
Задачи исследования:
1.Исследовать текущее состояние архивного дела в России.
2.Оценить влияние информационных технологий на архивное дело.
3.Проанализировать проблемы и перспективы развития архивных систем.
Объект и предмет исследования:
Объект исследования: архивное дело в Российской Федерации.
Предмет исследования: методы и процессы управления архивными документами.
Методы исследования: Анализ нормативно-правовых документов, сравнительный анализ, систематизация и обобщение практик управления архивами.
Научная и практическая значимость: Исследование способствует оптимизации управления архивными ресурсами, обеспечивает сохранность и доступность архивных документов, укрепляет правовую базу архивного дела.
Гипотеза исследования: Совершенствование архивной системы России возможно за счёт интеграции современных информационных технологий и оптимизации законодательной базы, что приведет к повышению эффективности архивного дела и улучшению условий хранения документов.



Глава 1. Теоретические аспекты документационного обеспечения управления и архивоведения
1.1. Понятие и значение документационного обеспечения управления в современных организациях
Управление представляет собой процесс направленного воздействия на людей и экономические объекты с целью достижения определенных результатов [1]. Это достигается через ряд управленческих функций, каждая из которых подразумевает использование определенных документов. Например, контроль осуществляется через отчеты и записки, руководство и координация требуют приказов и распоряжений, мотивация часто связана с приказами о награждении и другими поощрительными документами, а планирование включает в себя разработку планов и отчетность.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) можно охарактеризовать как деятельность, направленную на поддержку управленческих функций посредством документов. Понятие «делопроизводство», определенное в ГОСТ Р 7.0.8-2013, относится к документированию, обращению с документами, их оперативному хранению и использованию.
Хотя некоторые исследователи приравнивают «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» как синонимы [2], между этими терминами существуют отличия. Делопроизводство больше склонено к описанию организационных аспектов и традиционных методов работы с документами, в то время как документационное обеспечение управления акцентирует внимание на информационно-технологическом аспекте, который все более важен в условиях современного управления.
Делопроизводство включает в себя ряд важных процессов, начиная с создания документов. Это документирование предполагает запись информации на различных носителях, таких как бумага или электронные медиа, согласно установленным нормам, которые прописаны в правовых актах и других регулирующих документах. Эта деятельность обеспечивает документам юридическую значимость.
Каждый документ должен содержать определенные реквизиты, которые делают его узнаваемым и дают возможность его идентификации. Существуют разные форматы и типы документов, каждый из которых требует наличия специфических элементов.
Делопроизводство также включает управление документами, которое охватывает организацию их циркуляции внутри организации, начиная от момента создания и до выполнения всех необходимых процедур. Это движение документов называется документооборотом.
Кроме того, важным аспектом является сохранность документов. Все материалы должны быть организовано храниться так, чтобы их можно было легко найти и использовать в необходимый момент. Это подразумевает четкую систему учета и систематизации документов, которая позволяет эффективно управлять ими.
Итак, делопроизводство можно разделить на две ключевые задачи: первая — это непосредственное создание и фиксация информации, а вторая — управление этими документами. Обе эти задачи требуют взаимодействия и координации для создания эффективной системы управления документами на предприятии.
Документация — это не только бумажные носители, но и электронные, что делает каждый акт записи регулируемым процессом. Этот процесс, определенный в рамках ГОСТа Р 51141-98, подчеркивает важность правильного оформления и использования документов в деятельности организации.
Чтобы улучшить работу предприятия, важно обновить систему документооборота. Основой для этого служат принципы, направленные на качество документации, её соответствие целям без лишнего дублирования и скорость обработки документов. Реализация этих стандартов возможна благодаря применению компьютерных технологий, четкому распределению задач между работниками и обеспечению необходимым оборудованием рабочих мест в архивах, канцеляриях и у секретарей.
В историческом контексте, уже в древнерусском государстве, несмотря на отсутствие организованной системы делопроизводства, использовались стандартные формы для составления документов, такие как завещания и межгосударственные договоры. Государственное управление тогда осуществлялось через княжьи уставы, которые устанавливали внутренние правила, и уроки, регулирующие финансовые вопросы, например, налогообложение.
С XV века, с формированием централизованного государства, начинает складываться система приказного делопроизводства. С ростом задач управления, которые ранее лежали на плечах одного человека, возникла необходимость в увеличении численности чиновников. Были созданы приказы как центральные органы управления, каждый из которых занимался определенными аспектами государственной деятельности. Регулирование их работы осуществлялось Боярской Думой.
Документация того периода включала указы, жалованные грамоты, акты и приговоры. Приказы общались между собой через «памяти», а документы из одного приказа в другой отправлялись как «грамоты». Ответные документы из приказных изб называли «отписками». Граждане же отправляли свои запросы через «челобитные».
Документы, связанные с одним делом, склеивались вместе и скреплялись подписью. Затем их наматывали на палочку для хранения. Этот метод, известный как «столпик» или «столбец», со временем был заменен на более удобные «тетради» из-за неудобства в использовании и быстрого изнашивания.
Система государственного делопроизводства изменилась в начале XVIII века после реформ Петра I. В 1718-1719 годах приказы были заменены 12 Коллегиями, каждая из которых занималась своей специфической областью. Например, Коллегия иностранных дел занималась внешнеполитическими вопросами. Введение коллегиального принципа ведения дел предполагало снижение коррупции.
В 1720 году был утвержден Генеральный регламент, который закрепил задачи, функции и порядок работы новых коллегий. Также в этом документе были описаны основы системы государственного делопроизводства.
Термин «делопроизводство» появился в XIII веке. В 1802 году Екатерина II ввела министерскую систему управления, которая была основана на принципе единоначалия. Эта система отличалась четкостью и строгой регламентацией, в отличие от коллежской системы, которая страдала от бюрократии и злоупотреблений [23].
Министерская система предусматривала ответственность министров перед царем, что способствовало более эффективной работе. В «Общем учреждении министерств» был описан порядок делопроизводства, который включал введение новых видов документов и определение места для всех реквизитов документа.
С течением времени документы, связанные с одним делом, делились на внутренние и внешние. От вышестоящих учреждений министерства получали указы, повеления и другие официальные документы, которые регулировали ведение дел и управление.
Министры направляли императору доклады, мнения и предложения, а также общались с равными учреждениями через официальные письма. Они же отправляли предписания подведомственным учреждениям и получали от них рапорты и донесения. Так сложилась система министерского делопроизводства, дополнившая документирование, начатое в конце XVIII века. В этот период появились сборники образцов документов, регулярно издаваемые и доступные для использования как чиновниками, так и частными лицами.
В 1917 году произошли изменения в системе государственных учреждений, что повлияло на делопроизводство. В 1920-1930-е годы возникло движение по научной организации труда (НОТ) и управленческого труда (НОУТ), затрагивающее и делопроизводство. В 1925 году было создано Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой), а в 1926 году возник Институт техники управления (ИТУ) [7].
В 1928 году ИТУ вместе с Центрархивом РСФСР разработали «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Эти правила регулировали хранение и уничтожение документов. В 1931 году ИТУ начал разработку единых правил делопроизводства, но проект не был завершен из-за ликвидации ИТУ в 1932 году.
Во время Великой Отечественной войны работы по стандартизации документов приостановились, но возобновились в начале 1960-х. В 1966 году был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который разработал Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД). В 1969-1970 годах была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.
С 1972 года в СССР начали действовать единые правила подготовки документов и организации работы с ними. В 1975 году принят ГОСТ 6.15.1-75, устанавливающий требования к документам. К 1984 году было утверждено множество стандартов и классификаторов [18].
На рубеже 1980-1990-х в России начался новый этап в документировании. Произошла смена политического и экономического строя, началось использование компьютерных технологий. В 1990-х годах активно создавались негосударственные организации, а также разрабатывалась законодательная и нормативная база по работе с документами.