Архив конкретного районного суда г. Санкт-петербург ( Приморской районный суд) : задачи, функции, оборудование и режим хранения документов

Исследуемая в выпускной квалификационной работе тема «Архив конкретного районного суда г. Санкт-Петербург (Приморской районный суд): задачи, функции, оборудование и режим хранения документов» является актуальной, так как в архивах хранится огромное количество материалов, которые касаются судебной работы. В частности, в архивах находятся законодательные акты, в которых фиксировались изменения.
Целью выпускной квалификационной работы является разбор организации и задач судов общей юрисдикции на примере Приморского районного суда, расположенном в городе Санкт-Петербург. Для достижения поставленной цели нужно решить следующие задачи:
• Проанализировать основы организации, цели и принципы судов общей юрисдикции на территории Российской Федерации и их архивов;
• Проанализировать, цели и принципы судов общей юрисдикции на территории Российской Федерации и их архивов;
• Разобрать специфику организации Приморского районного суда, расположенном в городе Санкт-Петербург;
• Разобрать специфику функционирования архивов в Приморском районном суде, расположенном в городе Санкт-Петербург и обязанностей сотрудников архива.
Объектом исследования являются Общественные отношения, складывающиеся в процессе работы архива Приморского районного суда г. Санкт-Петербург. Предметом исследования является принципы функционирования судебных архивов.
В качестве методов исследования использовались анализ и синтез исследований и документов, которые посвящены разбору принципов функционирования архивов, которые находятся при судах общей юрисдикции. Также в качестве анализа использовались основные принципы работы конкретного суда общей юрисдикции - Приморского районного суда, расположенном в городе Санкт-Петербург. Анализировалась, в том числе, и работа архивов при Приморском районном суде.
Дипломная работа состоит из титульного листа, оглавления, введения, двух глав, заключения и списка источников.

Для изучения архива конкретного районного суда, порядка и правил его работы, особенностей организации необходимо для начала выделить основные понятия, задачи и принципы организации работы архивов в целом и архивов судов в частности, что бы на их основании изучить специфику, свойственную для архива конкретного районного суда.
Так, архивное дело в Российской Федерации – это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Процессы, связанные с организацией по хранению учёту и применению архивных документов являются важным направлением в управлении государственными информационными ресурсами. Архивное дело является специфической сферой общественных отношений, которые регулируются отдельными законодательными актами и документами[17].
Архивное дело в Российской Федерации представляет собой деятельность по вопросам организации комплектования, учёта, хранения и применения архивных документов. Распоряжаться ими могут как государственные органы, так и обычные граждане государства. Этот аспект регулируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», что регламентируется на законодательном уровне.
Важно отметить, что Государство выступает гарантом прав, предусмотренных Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики .
Таким образом, исходя из нормы закона можно вывести следующее определение «Управление архивным делом – это деятельность, направленную на обеспечение функционирования архивов, повышение эффективности их работы и развитие».
При этом управление архивным делом осуществляется на нескольких уровнях.
На федеральном уровне к органам, управляющим архивным делом в Российской Федерации относятся Министерство Культуры Российской Федерации и Федеральное архивное агентство (Росархив).
Важную роль в направлении играет Архивный фонд РФ. Он является симбиозом архивных документов, которые обладают ключевой значимостью для проживающих на территории Российской Федерации народов. Они отражают разные сферы жизни общества в одной из сфер. Эти документы, согласно 3 статье ФЗ «Об архивном деле в РФ», классифицируются, как информационные ресурсы и подлежать постоянному хранению.
К важным понятиям, необходимым нам для понимания сущности архивного дела, является Архивный фонд. Федеральный закон «об Архивном деле в Российской Федерации» дает следующее определение данного понятия:
Архивный фонд – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению .
Архивный фонд РФ является одним из элементов широкого определения интенции «архивный фонд». Под этим понимается cимбиоз архивных документов, связанных меж собой определённым способом[49].
Архивный фонд РФ содержит документы, находящиеся на территории РФ, вне зависимости от их происхождения, способа хранения. К подобным документам относятся и[18]:
• Юридические акты;
• Управленческая документация;
• Результаты научно-исследовательских работ;
• Результаты технологических работ;
• Результаты опытно-конструкторских работ;
• Документы, относящиеся к сфере строения;
• Медиа-документы (документы, представленные на фото, видео и в кино);
• Электронные документы;
• Рукописи;
• Рисунки;
• Чертежи;
• Мемуары;
• Переписки;
• Личные дневники;
• Документы государственных организаций за пределами территории РФ;
• Копии архивных документов.
Частью Архивного фонда РФ документы становятся после экспертизы. Экспертиза требуется для определения ценности документов. Оно реализуется специальной комиссией Федерального архивного агентства экспертно-проверочного документа.
По своей форме, архивные документы из фонда делятся следующим образом[19]:
• Государственные архивные документы;
• Муниципальные архивные документы;
• Частные архивные документы;
К первой категории относятся следующие документы:
• Документы, которые хранятся в государственных архивах; федеральных музеях и библиотеках, принадлежащих РАН;
• Документы, принадлежащие государственным структурам и организациям;
• Документы враждебных по отношению к СССР государств, которые отошли СССР по окончанию Второй Мировой войны и которые сейчас находятся на территории РФ;
• Документы, считающиеся федеральной собственностью.
Муниципальными архивными документами считаются:
• Документы, находящиеся в ведении органов и организаций муниципального толка;
• Документы, которые находятся в ведении муниципальных музеев, библиотек и архивов;
Частными архивными документами считаются:
• Документы, действующие на территории РФ и не относящиеся к государственным структурам;
• Документы, которые находятся в руках у граждан.
Передача федеральных архивных документов под контроль муниципальных или местных структур реализуется через Правительства РФ по представлению Федерального архивного агентства.
В случае с передачей муниципальных архивных документов федеральным структурам или другим субъектам РФ/муниципальным образованием, процесс уже регулируется как законодательством РФ, так и законодательством субъекта РФ или нормативными актами отдельного муниципальных структур[1].
Таким образом архивные документы запрещается приватизировать, продавать, дарить, обменивать или совершать иные виды сделок, приводящие к отчуждению документов. Этот аспект регулируется ФЗ «Об архивном деле в РФ» (10 статья, пункт 3).
При приватизации государственных и муниципальных организаций, документы, которые были сформированы в результате их деятельности, остаются под контролем федеральных или муниципальных органов.
Интенция «архив» определяется 3 статьёй федерального закона «Об архивном деле в РФ». Так на законодательном уровне архив является учреждением, которое уполномочено на реализацию применения, учёта, хранения и комплектования документов, которые уже отправлены в архив. Также, согласно статье федерального закона, архив не относится к праву не в субъектном смысле, ни в объектном[2].
С точки зрения законодательства, архивы подразделяются на:
• Государственные (формируется органами государственной власти РФ, реализующее комплектование, учёт, хранение и применение архивных документов);
• Муниципальные (подразделение, формируемое органами местного самоуправления, реализующие комплектование, учёт, хранение и применение архивных документов);
• Частные.
Согласно законодательству РФ, сохранностью архивных документов занимаются государственные органы, местные муниципалитеты и граждане-предприниматели вне рамок юридического лица.
Также закон разделяет хранение архивных документов на несколько видов[23]:
• Бессрочное;
• Временное (до передачи на бессрочное хранение);
• Депозитарное (хранение в рамках определённых сроков и условий, написанных в договорах между Федеральным архивным активом и иными структурами);
• Временное;
В государственной собственности архивные документы могут храниться:
• Постоянно (в государственных музеях, библиотеках и структурах РАН);
• Временно (в государственных структурах в рамках сроков, устанавливаемых ими в рамках архивов; в муниципальных архивах при наличии у муниципальной структуры необходимых полномочий);
В муниципальной собственности документы могут храниться:
• Постоянно (в муниципальных архивах, библиотеках, музеях);
• Временно (в создаваемых муниципалитетами и органами местного самоуправления архивах в рамках установленных структурами сроков).
Архивные документы в ведении частников могут как храниться собственниками, так и передаваться на хранение муниципальным или государственным структурам.
Другим аспектом, который регулируется на законодательном уровне, стали сроки хранения архивных документов. А именно он регулируется 22 статьёй федерального закона «Об архивном деле в РФ». Федеральным законом были установлены следующие сроки по отношению к документам[24]:
• Документы федеральных структур государственной власти и иных государственных структур РФ – 15 лет;
• Документы государственных органов и организаций субъектов РФ – 10 лет;
• Документы муниципалитетов и органов местного самоуправления – 5 лет;
• Акты гражданского состояния – 100 лет;
• Записи актов по личному составу, нотариальных нехозяйственных книг; документы по приватизации жилья – 75 лет;
• Проектная документация по капитальному строительству – 20 лет;
• Технологическая, конструкторская документации – 20 лет;
• Патенты – 20 лет;
• Научная документация – 15 лет;
• Фото-, кинодокументы – 5 лет;
• Документы фондов и видеодокументов – 3 года.
Архивные документы подлежат государственному учёту вне зависимости от места хранения. Порядок учёта архивных документов регулируется приказом Государственной архивной службы №11 РФ от 11 марта 1997 года «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонд РФ».
Архивные документы подлежат учёту в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ. Реестр ведётся специальным органом, назначаемым действующим правительством[3].
Архивы муниципального и государственного значения пополняются следующим образом:
• Посредством передачи в архивы документов из муниципалитетов и государственных структур;
• Посредством передачи в архивы документов физическими и юридическими лицами.
Документы, которые пополняют собой архивы муниципального и государственного значения являются продуктом работы выше указанных элементов. В рамках архивах государственного и муниципального значения формируются источники комплектования архивных документов. Участие юридических и физических лиц осуществляется на основе заключённых договоров.
26 статьёй ФЗ «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонд РФ» вводится интенция «фигура пользователя». Под интенцией понимается либо государственная структура, либо физическое (или юридическое) лицо, которое обращается к архивам с целью получения информации. Пользователь обладает правом использования и распространения информации, содержащейся в архивных документах и их копий для реализации своих целей в рамках закона. Архивы же, находящиеся в ведении государственных и муниципальных структур, обязаны обеспечить пользователя необходимыми архивными документами.
При этом владельцы, которыми могут быть как органы федерального и местного управления, так и отдельные юридические и физические лица, обязаны бесплатно предоставлять запрашиваемые копии архивных документов (при их наличии), связанных с социальной защитой граждан. Также государственные и муниципальные организации структуры, могут заниматься оказанием платных информационных услуг или заключать договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств[5].
Использование архивных документов государственными и местными структурами определяется на основе законодательства РФ при опоре на правила Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.