Автоматизация документооборота в коммерческой компании

ВВЕДЕНИЕ
В данной работе проведена программная реализация системы автоматизации документооборота. Актуальность внедрения технологий, предполагающих автоматизированный режим работы с документами, обусловлена необходимостью соблюдения требований законодательства в области работы с обращениями граждан, возможностями оптимизации работы службы делопроизводства, обеспечением контроля исполнительской дисциплины при отработке распоряжений руководства. Внедрение систем автоматизации документооборота позволяет сократить временные издержки, связанные с поиском данных в картотеках входящей и отправленной корреспонденции, расчетом нагрузки на специалистов в части работы с документами, обеспечением эффективности взаимодействия с архивными ведомствами. На основании отчетности, формируемой в системах автоматизации документооборота, принимаются управленческие решения, направленные на оптимизацию работы специалистов компании.
Целью работы является создание информационной системы для автоматизации технологии документооборота в ООО «Интерра».
Задачи работы:
изучение деятельности компании,
анализ бизнес-процессов документооборота в части работы системы делопроизводства в организации, выявление потребностей пользователей во внедрении информационной системы работы с корреспонденцией,
изучение возможностей существующих систем автоматизации документооборота,
разработка структуры базы данных для решения задач автоматизации технологии документооборота,
разработка программного решения для автоматизации решаемых задач,
оценка показателей ожидаемого экономического эффекта от внедрения разработанной системы в работу компании.
Объект исследования: деятельность компании ООО «Интерра».
Предмет исследования: автоматизация технологии работы с документами.


1 Анализ предметной области
1.1. Анализ задач автоматизации технологии документооборота

В рамках данной работы проведен анализ использования информационных систем, как инструмента для автоматизации системы документооборота.
Основными направлениями использования систем автоматизации документооборота в работе компаний включают:
организацию отработки распоряжений руководства;
работу с хранилищем документации, используемой в деятельности компании;
организацию обмена информацией в рамках реализации корпоративных проектов;
организацию системы оповещения сотрудников о проводимых мероприятиях.
Организация внутреннего документооборота может предполагать, как использование бумажных носителей, так и систем электронного документооборота. Некоторые бизнес-процессы, связанные с обменом документами, могут использовать системы электронной подписи, что позволяет придавать электронным документам юридическую значимость.
В рамках использования системы внутреннего документооборота проводится настройка организационной иерархии, предполагающей назначение координатора системы документооборота, руководителя организации,, а также систему подчинённости внутри подразделений, что позволяет упорядочивать процесс исполнения управленческих решений.

1.2 Общая характеристика ООО «Интерра»

В рамках данной работы проведено проектирование системы автоматизации технологии документооборота для общества с ограниченной ответственностью «Интерра». Использование информационных систем указанного класса в деятельности современных компаний обусловлено необходимостью соблюдения требований законодательства в области работы с обращениями граждан, контроля исполнения распоряжений руководства, формирования отчётных документов в рамках основной деятельности организации. Специфика деятельности исследуемой организации связана с производством и сбытом продукции промышленного назначения, в том числе энергоцепей, шлангов, резьбовых соединений, маркировки и т. д., что используется в работе организаций сферы энергетики и промышленности, жилищно-коммунальных систем, отрасли строительства.
На рисунке 1 показана организационная структура рассматриваемой компании.



Рисунок 1 – Организационная структуру компании

Как показано на рисунке 1, структурные подразделения ООО «Интерра» включают:
руководство в лице генерального директора, принимающего управленческие решения в области основной деятельности организации, определяющего политику развития бизнеса, кадровую политику, взаимодействующего с поставщиками и клиентами, подписывающего договоры, платежные поручения, а также другую документацию в рамках производственного процесса, вопросы управления технической инфраструктурой организации;
отдел выпуска продукции, сотрудники которого осуществляют деятельность по производству кабельной продукции, выполнение производственных заданий, обслуживание оборудования, проектирование устройств;
общий отдел, сотрудники которого координируют процессы внутреннего и внешнего документооборота, работу с персоналом, ведение личных дел сотрудников, номенклатуры дел по основной деятельности организации;
отдел безопасности, в компетенцию которого входят вопросы управления аппаратным обеспечением охранных систем, работа охранных постов, мониторинг состояния систем пропуска на объекты предприятия;
финансовый отдел, сотрудники которого осуществляют ведение бухгалтерского учета, работу в области проведения расчетов, составления отчётности по состоянию бизнеса, составление планов развития, а также проведения налоговых расчетов, формирование отчетности в государственные организации;
отдел снабжения, сотрудники которого курируют вопросы организации поставок сырья и комплектующих для производства продукции, а также закупок материалов для нужд организации.
Координация процессов документооборота осуществляется специалистами общего отдела, который включает: начальника отдела, осуществляющего взаимодействие с руководством компании, формирование аналитической отчётности по работе отдела, распределение обязанностей между сотрудниками, специалистов по делопроизводству, осуществляющих прием и регистрацию документов, простановку резолюций, отправку исполнителям, мониторинг исполнения документов. Также специалисты по делопроизводству осуществляют регистрацию исходящих документов. Также в штат отдела входит сотрудник по работе с номенклатурой дел и архивами, специалист по работе с персоналом.

1.3 Функциональная модель технологии документооборота

Далее проведено изучение бизнес-процессов технологии работы в области организации документооборота в компании. На рисунке 2 представлена контекстная диаграмма организации системы документооборота.


Рисунок 2 – Контекстная диаграмма организации системы документооборота

Структура входных данных включает: реквизиты поступающих документов, данные об отправителях, реквизиты отправляемых документов, данные о сотрудниках. Исходящая информация в системе включает сформированную отчетность, отражающую состояние работы с документами.
Управляющие воздействия в данной модели включают: положение о ведении документооборота, устав компании, регламентирующие документы в области защиты информации.
Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса показана на рисунке 3.



Рисунок 3 – Диаграмма организации системы документооборота

«Как показано на рисунке 3, технология документооборота включает в себя:
регистрацию поступающей документации,
регистрацию отправленной документации,
распределение документов в соответствии с утвержденным положением о ведении делопроизводства,
формирование сводных данных по контролю исполнения документов» [8].
«Как показано на рисунке 4, технология учёта входящих документов включает этапы: регистрации документов, учета данных о резолюциях по исполнению распорядительных документов, отправку исполнителям, контроль сроков исполнения распоряжений руководства» [7].