Автоматизированное рабочее место руководителя подразделения организации в информационной сети

ВВЕДЕНИЕ

В рамках данной работы проведено изучение технологии продаж в условиях магазина автозапчастей. Актуальность выбора темы заключается в необходимости удержания клиентской базы компаниями, работающими в сфере продаж. Специфика данного рынка связана с наличием большого количества игроков и для сохранения своих позиций на рынке необходимо для клиентов создавать условия, позволяющие проводить продажи и максимально качественно обслуживать клиентов.
Использование информационных технологий в деятельности компаний, занимающихся розничной реализацией товаров, позволяет оперативно осуществлять поиск информации о наличии товаров, их характеристиках, осуществлять консультирование клиентов для подбора товара, оптимально соответствующего его потребностям и запросам.
Целью данной работы является проектирование автоматизированного рабочего места руководителя организации в условиях магазина автозапчастей.
Задачи проекта:
изучение специфики деятельности магазина автозапчастей, построение моделей бизнес-процессов;
определение недостатков существующей технологии работы специалистов, постановка задач автоматизации учета продаж автозапчастей;
постановка задач автоматизации, определение перечня справочников, входных, отчетных форм;
построение реляционной модели базы данных;
проектирование архитектуры разрабатываемого программного обеспечения;
описание функционала разработанной системы и его тестирование;
описание результатов тестирования системы.
Объектом исследования является деятельность магазина ООО «ЗСТ».
Предмет исследования – информационная система учета и анализа продаж ООО «ЗСТ».



1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ ПО
1.1. Общая характеристика ООО «ЗСТ»

В рамках данной работы проведена разработка Интернет-магазина для компании, работающей в сфере продаж автозапчастей. Компания производит продажи товаров, получаемых от производителей и оптовых поставщиков. Клиентам предлагаются услуги консультирования по вопросам эксплуатации автомобилей и запасных частей, оказывают услуги по подбору необходимых моделей. На рисунке 1 показана схема организационной структуры компании.

Рисунок 1 - Схема организационной структуры ООО «ЗСТ»

Компания имеет линейно-функциональный тип организационной структуры, для которого характерно наличие иерархии подчиненности, при этом в рамках реализации отдельных проектов возможно создание рабочих групп с внутренней системой управления.
Руководство компанией осуществляется генеральным директором, в компетенцию которого входят вопросы координации взаимодействия отделов компании, подписания договоров, платежных поручений, актов выполненных работ, решение вопросов, связанных с принятием управленческих решений по основной деятельности организации, определение кадровой политики и политики развития.
В компетенцию специалистов по работе с клиентами входят вопросы, связанные с осуществлением продаж, консультированием клиентов по вопросам, связанным с работой с заказами, проведением оплат, условиями доставки приобретенных товаров, а также составлением аналитической отчетности по работе с клиентами.
Специалисты экономического отдела курируют вопросы организации проведения платежей, расчётов с поставщиками, компаниями-партнерами, оплаты налоговых и арендных платежей, а также транспортных расходов. Специалисты по бухучету осуществляют начисление заработной планы, учет основных средств, работу с банками в части проведения платежей по расчётному счету.
Сотрудники отдела закупок курируют вопросы работы с поставщиками, организации поставок реализуемых товаров, определения условий проведения взаиморасчётов.
Сотрудники общего отдела курируют вопросы ведения документооборота и кадрового учета.
В таблице 1 приведены результаты SWOT-анализа деятельности компании.
Таблица 1 - SWOT-анализ компании
Сильные стороны
Наличие складских помещений, торгового оборудования, соглашений на поставку товара под реализацию, партнерские соглашения с банками. Возможности
Внедрение системы Интернет-продаж, посредством которой клиенты получают возможности просмотра полной информации о товарах, работы с заказами без непосредственного задействования офисов компании, а также проведения платежей в дистанционной форме
Слабые стороны
Невозможность автоматизации технологии продаж через Интернет, что сокращает клиентскую базу, не позволяет анализировать покупательские предпочтения Угрозы
Перебои в поставках товаров от зарубежных поставщиков, вероятности сбоев в системе проведения оплат и работе платежных систем

Специфика деятельности магазина автозапчастей связана с работой на рынке с высоким уровнем конкуренции и для сохранения позиций на рынке и обеспечения роста оборотов необходимо использовать возможности, позволяющие расширить рынок сбыта. Одним из эффективных инструментов увеличения клиентской базы является использование технологии Интернет-продаж, обеспечивающей возможности сокращения затрат на содержание помещений и персонала торговых точек, позволяющего формировать отчетность по проведённым операциям, проводить платежи в безопасном режиме.

1.2. Анализ бизнес-процессов руководителя подразделения 

В настоящее время с развитием информационных систем появляется множество возможностей внедрения программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов различной направленности. Внедрение информационных систем позволяет сокращать время выполнения технологических операций, обеспечивает специалистов инструментарием для аналитической работы, позволяет разрабатывать основные направления совершенствования работы предприятий, обеспечивать повышение эффективности работы специалистов.
Основными направлениями внедрения информационных систем в работу компаний являются [16]:
обслуживание клиентов;
проведение кассовых операций;
технологии внутреннего и внешнего документооборота, в т. ч. с использованием электронной подписи;
учет наличия и оборота товаров на складе;
платежный документооборот;
поддержка технологий кадрового учета, учета заработной платы, формирование отчётности по персоналу;
технологии управленческого учета;
разработка маркетинговых стратегий;
поддержка технологий администрирования информационных систем;
бухгалтерский учет, подготовка финансовой отчетности и др.
Основными факторами, обеспечивающими получение экономического эффекта при использовании информационных системе, являются:
сокращение времени на выполнение технологических операций в рамках технологии работы специалистов;
исключение ошибок, связанных с влиянием человеческого фактора;
повышение качества обслуживания клиентов, сокращение времени на формирование сопроводительной документации, что позволяет повысить обороты компании.
При внедрении информационных технологий для автоматизации бизнес-процессов необходимо учитывать соответствие функционала внедряемых систем технологии работы специалистов, условия поддержки программного продукта, его стоимость, системные требования и необходимость приобретения дополнительного аппаратного обеспечения, а также эксплуатационных издержек в сопоставлении с ожидаемыми показателями экономической эффективности, получаемыми при внедрении информационной системы.
От правильности планирования развития ИТ-инфраструктуры зависит эффективность выполнения сотрудниками своих функций и конечный результат в виде снижения управленческих издержек и себестоимости производимой продукции или оказываемых услуг.
В рамках анализа предметной области продаж автозапчастей методом интервьюирования руководства проведено определение потребностей пользователей в создании информационной системы.
Таблица 2 – Анализ потребностей пользователей
№ Вопрос Ответ
1 Определите перечень сегментов потребителей товара Покупатели автозапчастей
2 Определите перечень специалистов компании, использующих программное решение Специалист по работе с клиентами, специалисты по учету складских запасов, сотрудники службы комплектации, аналитики, руководство
3 Какие проблемы в деятельности компании позволит решить внедрение системы? Сокращение объёмов продаж, исчерпание резервов роста клиентской базы
4 Что является основанием для разработки проекта? Необходимость сохранения перспектив развития компании
5 Каковы наиболее часто используемые каналы коммуникации с клиентами, используемые в настоящее время? Прием заказов производится через специально созданные группы в мессенджерах и социальных сетях, что не позволяет формировать портфель заказов, анализировать поток поступающих запросов, формировать отчетность
6 Каковы факторы получаемой экономической выгоды от внедрения системы?
Рост оборотов, снижение управленческих издержек, получение инструмента для формирования аналитической отчетности
7 Определите полномочия клиентов при работе с системой
Поиск, просмотр информации о реализуемых товарах, учета данных об оплатах, анализ востребованности в разрезе номенклатуры
8 Определите требования к интерфейсу разрабатываемой системы Наличие интуитивно понятного интерфейса, отображение информации о реализуемых товарах, их стоимости, учета данных о продажах.
9 Определите перечень дополнительных факторов, связанных с необходимостью внедрения системы Представительство в сети интернет, демонстрация данных о деятельности компании, контактной информации.
10 Каковы факторы дополнительных затрат, связанных с эксплуатацией системы Увеличение нагрузки на ИТ-специалистов, что связано с обслуживанием информационной базы, управление ролями пользователей