Организация обеспечения сохранности архивных документов (на примере организации МП Муниципальная недвижимость)

Введение

Создание документов чрезвычайно важно из-за множества значимых функций, которые они выполняют: информационной, правовой, управленческой, коммуникативной, учетной, социальной, культурной и исторической. Появление документа связано с необходимостью фиксировать, сохранять и передавать информацию.
При взаимодействии с документами необходимо выполнять ряд действий, включая их создание и оформление, организацию и мониторинг их перемещения, систематизацию, а также обработку и хранение и прочее. Совокупность всех этих процедур по работе с документами называется делопроизводством. Хранение является заключительным этапом в цикле документооборота организации, на котором осуществляется подготовка завершенных документов для последующей передачи их на архивное хранение. В свою очередь, архивное дело включает в себя систематическое сохранение, учет и защиту документов.
Актуальность темы: документы, функционирующие в качестве основополагающего элемента деятельности любых предприятий, организаций и учреждений, независимо от их отраслевой специализации, остаются критически важным аспектом управления. Ежедневно в учреждениях создаются и принимаются значительные объёмы документальных свидетельств их деятельности. По завершении жизненного цикла документов, они продолжают быть важными для оперативной работы, что подразумевает необходимость их хранения для потенциального дальнейшего использования. Для оптимизации поиска необходимого документа в архиве требуется внедрение системы документационного обеспечения управления, которая включает в себя организацию и учёт документации. Ключевым элементом также является создание нормативно-правовых условий и стандартов по хранению документов. Основные задачи архивного дела заключаются в обеспечении сохранности документов и предотвращении их утраты, а четкая система классификации способствует быстрому и эффективному поиску нужных документов.
Предмет изучения: управление недвижимым имуществом, находящимся в муниципальной собственности.
Объектом анализа выступают меры и методы обеспечения сохранности архивных документов в Муниципальном предприятии "Муниципальная недвижимость".
Целью данной работы является исследование нормативно-правовой базы и нормативно-методической документации, касающейся регламентирования хранения документов, а также анализ документального фонда муниципального предприятия «Муниципальная недвижимость» и совершенствование процедуры обеспечения сохранности документов в архиве этого предприятия.
Для достижения заданной цели требуется выполнение следующих ключевых задач:
- проанализировать законодательные и нормативные акты, регламентирующие деятельность архива в организации;
- анализировать процесс создания оптимальных условий для хранения архивных документов;
- выполнить детальный анализ использования специализированных методов и устройств для хранения архивных документов;
- предоставить сжатое описание компании, охватывающее ключевые аспекты её деятельности и основные характеристики.
- провести исследование по организации систем хранения документальных архивов в МП "Муниципальная недвижимость";
- определить направления улучшения системы учёта и хранения архивных документов в МП Муниципальная недвижимость.
При подготовке выпускной квалификационной работы были использованы исследования и публикации следующих авторов: Д.И. Раскин, А.Р. Соколов, А.А. Базылева, Д.В. Ланская, Е.М. Бурова, С.А. Демехина, Е.В. Карпычева, М.В. Ларин, Н.Г. Суровцева, А.Р. Маликова, Ю.И. Савченко.
Основу методологии работы формируют опрос, теоретические и эмпирические методы исследования, а также анализ нормативно-правовой базы, регулирующей управление архивным делом в учреждении, и предпроектное обследование.
Теоретической базой послужили исследования российских ученых, посвященные интеграции электронных архивов и стратегии сохранения документов в них.
Эмпирическая база исследования основывается на детальном анализе нормативно-правовых актов, законодательных актов Российской Федерации, документов федеральных органов исполнительной власти и автономного округа, а также постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и локальных нормативно-правовых актов конкретного Учреждения.
Структура выпускной квалификационной работы формируется в соответствии с заявленными целями и задачами и включает в себя: введение, две основные главы, заключение и библиографический список использованных источников.



Глава 1. Теоретические аспекты обеспечения сохранности документов в архивах учреждений

1.1 Нормативно-правовое обеспечение архива организации

Архивное дело представляет собой специализированную деятельность, выполняемую государственными структурами, органами местного самоуправления, разными организациями и частными лицами.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» выделяет три основных раздела, охватывающих ключевые аспекты архивной деятельности. Раздел «Хранение и учет архивных документов» детально описывает стандарты обеспечения сохранности документов, методы их регистрации и системы учетной документации. Раздел «Комплектование архивов архивными документами» освещает процесс формирования архивных фондов, включающий критерии отбора материалов и методологию их включения в архивные коллекции.
Муниципальные архивы играют ключевую роль в обеспечении сохранности и доступности документального наследия. Основополагающий законодательный акт Российской Федерации, регулирующий защиту прав граждан, — это «Конституция Российской Федерации», принятая в результате всенародного голосования 12 декабря 1993 года, № 11-ФЗ.
Гражданский кодекс Российской Федерации, который был официально принят 30 ноября 1994 года (Федеральный закон № 51-ФЗ), выполняет роль регулятора правового статуса как юридических, так и физических лиц, особенно в сфере предпринимательской деятельности. В этом важном законодательном акте выделена статья, озаглавленная "Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов", которая подробно регулирует процедуру обращения с архивными документами, необходимую в случаях, когда происходит реорганизация или ликвидация юридических лиц, представляющих различные организационно-правовые формы.
Уголовный кодекс Российской Федерации, утвердившийся 13 июня 1996 года под номером 63-ФЗ, включает положения касательно ответственности за похищение, повреждение и утрату документов, в том числе содержащих государственную тайну. Данный нормативно-правовой акт содержит конкретные статьи, регулирующие вопросы, связанные с документами и соответствующими правонарушениями. Например, статьи 140, 164, 243, 284 и 325 освещают различные аспекты данных нарушений. В частности, статья 164 определяет меры наказания за хищение документов или предметов, обладающих исключительной культурной или исторической значимостью.
Административный кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 195-ФЗ включает несколько статей, регулирующих ответственность за административные правонарушения, связанные с архивным хранением. Статья 13.12 охватывает ответственность за несоблюдение норм информационной безопасности, включая как физические меры защиты, так и меры кибербезопасности. Статья 13.13 предусматривает наказания за незаконные действия в сфере информационной безопасности, такие как несанкционированный доступ и изменение данных. Статья 13.14 наказывает за незаконное разглашение или распространение информации с ограниченным доступом, будь то государственная, коммерческая или частная тайна.
Трудовой кодекс Российской Федерации, вступивший в силу 30 декабря 2001 года под номером 197-ФЗ, устанавливает, что организации всех возможных организационно-правовых форм должны внедрять внутренние нормативные акты принципиального характера.
Федеральный закон Российской Федерации №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года является основополагающим нормативно-правовым актом, регламентирующим архивное дело в стране.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" № 149-ФЗ от 27 июня 2006 года оказывает значительное воздействие на область архивного дела, регулируя процедуры поиска, получения, передачи, распространения информации, а также применение информационных технологий в архивной практике.
Данный Федеральный закон определяет ключевые термины, описывающие архивное дело и документооборот, среди которых такие понятия, как "информация", "конфиденциальность данных", "доступ к информации", "электронный документ". Этот нормативный акт вводит правовые механизмы для предотвращения и пресечения злоупотреблений или несанкционированного использования современных технологий распространения информации.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи" регламентирует использование электронных подписей при заключении гражданско-правовых сделок и совершении иных юридически значимых действий, установленных прочими федеральными законами. В контексте архивов этот закон имеет значение, если архивные фонды включают документы с электронной цифровой подписью или если для взаимодействия с архивными учреждениями требуется применение электронной подписи.
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" устанавливает правовые основы для обработки и защиты персональных данных граждан, обеспечивая их конституционные права, такие как защита частной жизни, а также личной и семейной тайны. Этот закон имеет важное значение в архивоведении, так как регламентирует порядок обработки документов, содержащих персональные данные, которые необходимы работодателю для эффективного управления трудовыми отношениями с сотрудниками.
Процесс управления обращениями граждан детально регулируется Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". В данном нормативно-правовом акте детально описаны процедуры и регламентированы обязательные требования для обработки любых заявлений, жалоб, предложений и иных форматов обращений, поступающих от граждан Российской Федерации. Закон гарантирует, что все обращения рассматриваются в установленные сроки и в строгом соответствии с предписанными правовыми нормами, обеспечивая соблюдение прав граждан.
В Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) определены санкции за несоблюдение установленных норм хранения, комплектации, учета и использования архивных документов, а также за их утрату. Меры юридической ответственности включают либо предупреждение, либо наложение административного штрафа на физических лиц в диапазоне от одного до трех минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) и на должностных лиц — в пределах от трех до пяти МРОТ. В отношении юридических лиц ответственность по этой статье не предусмотрена.
В текущем делопроизводстве на национальном уровне спортивные организации полагаются на указанные ниже нормативные и методические документы:
— Порядок организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных материалов в учреждениях государственного управления, органах местного самоуправления и разнообразных ведомственных структурах включает в себя систематизацию, описание, постоянное хранение, создание и ведение каталогов, регламентирующих доступ и использование архивных документов, а также обеспечение юридической и информационной поддержки архивных процессов внутри данных учреждений и органов, в соответствии с нормативно-правовыми актами и стандартами в области архивного дела.
Правила детально анализируют множество аспектов делопроизводства, охватывая процессы формирования дел, организацию и проведение экспертизы ценности документов, отбор документов для уничтожения, подготовку дел к передаче в архив, требования к номенклатуре дел и передачу дел в архивное хранилище, а также управление и использование архивных фондов (далее — Правила).
Регламенты содержат стандартизированные формы документации (такие как номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и прочие), используемые для упорядочивания документации в делопроизводстве предприятия, а также для ее учета и дальнейшего архивации. Эти унифицированные шаблоны регламентируют процесс формирования, утверждения, согласования и обязательного применения в системе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 апреля 2018 года № 266н, утверждающий профессиональный стандарт "Специалист по формированию электронного архива", ориентирован на создание и поддержание эффективной системы управления графическими образами документов в электронном архиве за счёт использования информационно-коммуникационных технологий. Этот нормативный акт значительно способствует улучшению процессов комплектования, учёта и долгосрочного хранения документов в учреждении.

1.2 Обеспечение оптимальных условий хранения архивных документов

Под термином "технология хранения документов" понимается комплекс научно обоснованных методов и процессов, направленных на обеспечение долговременной сохранности документов в ходе их хранения. К этим методам относятся процессы физико-химической обработки документов, направленные на повышение их устойчивости к внешним воздействиям, создание оптимальных параметров микроклимата для хранения, а также реставрационные работы, направленные на восстановление поврежденных документов и обеспечение их целостности. Важнейшей частью данной технологии является также создание гарантийных копий документов. Документы хранятся в специально разработанных условиях, которые защищают их от механических повреждений, неблагоприятных воздействий окружающей среды, таких как влага и ультрафиолетовое излучение, и предотвращают их утрату [33].
На основании Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 18 января 2007 года №19, определены несколько различных режимов хранения документов:
Световой;
Температурно-влажностный;
Санитарно-гигиенический;
Противопожарный;
Охранный.
Документы хранятся в условиях абсолютной темноты, и любые операции с ними осуществляются при минимальном освещении. Воздействие света ведет к снижению механической прочности бумаги, что изменяет ее физико-химические свойства, делая её хрупкой и бурой. Освещенность также вызывает выцветание текстов.
Максимальная интенсивность освещения в архиве должна быть сосредоточена в читальном зале, где пользователи осуществляют доступ к документам. На каждом столе для читателей необходимо установить персональные настольные лампы, чтобы обеспечить достаточный уровень освещенности для комфортной работы с архивными материалами. В зонах временного хранения документов следует, по возможности, поддерживать уровень освещенности, аналогичный условиям стационарных хранилищ, чтобы не нарушить световой режим консервации архивных материалов.
Микроклимат в помещении определяется несколькими факторами, такими как климатические условия региона, где расположено здание, конструктивные особенности здания и его энергоэффективность. Внутренние климатические параметры помещения, такие как температура и относительная влажность, подвержены сезонным изменениям и обладают определенной инерционностью. Термин "микроклимат документов" описывает специализированные температурно-влажностные условия, обеспечивающие сохранность, использование и транспортировку документов, что способствует их долговечности.
Оптимальные условия для долговременного хранения различных видов документов достигаются при поддержании положительной температуры воздуха и сохранении относительной влажности в пределах от 30% до 60%. В подобных микроклиматических условиях:
Использование современных технологий позволяет достичь оптимальных физико-механических свойств бумаги, применяемой в качестве носителя информации: максимальной прочности на разрыв, исключительной гибкости, стабильности размеров и минимальной деформации.
Бумага показывает высокую стабильность в качестве гигроскопичного материала, который характеризуется низким откликом на резкие изменения в параметрах внутреннего микроклимата, таких как влажность и температура.
Исключается возможность биологического повреждения бумаги плесневыми микроорганизмами и грибковыми культурами;
Обеспечивается оптимальная кинетика химических реакций, ускоряющих процессы старения бумажных носителей и способствующих долговременному сохранению текстовой информации.