Дипломная работа по Делопроизводство и документооборот на тему анализ функций секретаря и перечня оформляемых документов, при организации деловой поездки руководителя за рубеж.

Введение
Современный руководитель осуществляет активную переговорную деятельность, посещает
выставки, ведет рабочие встречи в том числе в рамках зарубежных поездок. В данном аспекте
роль секретаря очень важна, так как в его обязанности входит подготовка и сопровождение
данных поездок.
Сегодня руководителям предстоят самые разнообразные командировки, в разные страны и с
разными целями, в разных форматах. Именно поэтому секретарь или помощник должен быть
готов обеспечить эффективную работу и времяпровождение в любых условиях и с любыми
партнерами и сопровождением.
Большая часть командировок руководителей организуется их секретарями и от них зависит
качество и эффективность выполнения поставленных целей и задач. От секретаря зависит
насколько правильно будет распланировано время, как распределены усилия между участниками
встречи, насколько достижимы будут показатели переговоров .
1.Понятие и сущность деловой командировки за рубеж
2
Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения
задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на
основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка
сотрудника из главного офиса в филиал и наоборот.
Деловые командировки – не редкость для Президента компании или ее Генерального директора.
В служебных поездках первый руководитель решает важнейшие для деятельности предприятия
задачи. И для успешного их решения необходима хорошая организация деловой поездки.
Подготовкой командировок руководителя в пределах одного города и с выездом в другие города,
а иногда и другие страны занимается его секретарь .
Любые действия руководства направлены на развитие, повышение эффективности работы и
прибыли предприятия. Целями поездки, которые указывают в приказах или служебной записке,
могут быть:
• участие в конференциях;
• присутствие при проверке работы филиалов контролирующими органами;
• поиск новых направлений работы;
• открытие подразделений в других городах и странах;
• заключение договоров о сотрудничестве;
• обмен успешным опытом.
В последние годы упростилась процедура оформления командировки за рубеж.
Выставки — один из основных сегментов делового туризма. В мире ежегодно проходит до 30
тысяч выставок всевозможной тематики, где бизнесмены могут пообщаться с коллегами, узнать о
новинках своей отрасли и заключить контракты.
Как правило, профессионалы каждой отдельно взятой сферы бизнеса отлично знают о времени
проведения и дислокации тематических выставок и приходят к турагенту уже с конкретным
запросом: хочу поехать туда-то в такие-то даты. Такая подготовленность неплохо упрощает задачу,
но одновременно и усложняет её: даты строго фиксированы, опоздание на день или проблемы с
расселением сведут на нет все преимущества личного визита.
Организовывая деловой визит на выставку, важно прежде всего позаботиться о формальной
возможности посещения клиентом этой выставки (наличие визы, оформление пропуска, покупка
билета, аккредитация, наличие необходимых документов), о проживании поблизости от
выставочного комплекса и о доступности авиа- или железнодорожных билетов на нужные даты.
Бронировать такую поездку нужно как можно более заранее: представьте, что помимо вашего
клиента поселиться в ближайших отелях планируют ещё пара десятков тысяч бизнесменов со
схожими целями. Аналогичным образом, лучше не тянуть с подачей документов на визу и
посещение выставочного комплекса — если по одному из пунктов сроки будут поджимать, велика
вероятность, что поездка сорвётся, возможно, лишая бизнесмена и компанию солидной прибыли.
Организация конгрессов и конференций — масштабная работа, в которой волей-неволей
приходится опираться на партнёров — выставочные комплексы и отели . Если при частном
3
деловом визите практически вся ответственность лежит на вас, здесь не обойтись без плотного
взаимодействия — а значит, ваши партнёры должны быть надёжными на сто процентов.
2.Функции секретаря при организации деловой командировки за рубеж
Порядок подготовки командировок руководителя будет зависеть, в первую очередь, от того, в
качестве кого он в нее отправляется – делового партнера, гостя, участника конференции и т.д.
Связно это с тем, что если Генеральный директор отправляется в поездку по приглашению
деловых партнеров или в качестве участника конференции, то некоторые связанные с ней
организационные вопросы может взять на себя принимающая сторона или организатор
мероприятия, на которое он приглашен.
Программа поездки — важная составляющая. Нужно помнить обо всех датах и назначенных
встречах. Создается на основании представленных документов. Также нужно учесть:
• Способ передвижения. Поезд, самолет или личное авто;
• Оптимальное время прибытия и отправления;
• Метод оплаты проезда, аренды помещения и так далее.
Первый этап планирования поездки руководителя в служебную командировку предполагает
получение следующей информации:
- Дата отправления и день приезда;
- Вид транспорта (автомобиль, самолет, поезд) и порядок оплаты билетов;
- Наличие сопровождающих лиц;
- Уровень гостиницы и бронируемого номера.
Служебная командировка руководителя оформляется приказом по предприятию, который от его
лица составляет секретарь. В нем обязательно должна содержаться информация о возложении
его обязанностей на то время, пока он будет в отъезде, на определенное должностное лицо,
которое следует уведомить об этом под подпись. Далее необходимо оформление
командировочного удостоверения, получение суточных, представительских и т.д.
Подготовка командировок руководителя с учетом полученной информации от принимающей
стороны. В обязанности секретаря руководителя, который отправляется в служебную
командировку по приглашению делового партнера или организатора конференции, входит
выяснение предварительной информации о ходе мероприятия. Данная информация позволит
руководителю взять с собой ту одежду, которую требует протокол, а также нужную сумму
денежных средств под представительские расходы, без которых на подобных мероприятиях не
обойтись.
3.Бронирование билетов
4
Организация командировки руководителя предполагает приобретение (бронирование, доставку)
билетов. Если речь идет о стандартных направлениях, то на большинство рейсов секретарь может
приобрести билеты самостоятельно в Интернете. Можно воспользоваться официальными сайтами
основных авиакомпаний и еще некоторыми площадками: www.rzd.ru, www.skyscanner.com,
www.momondo.ru, www.aviasales.ru, www.tutu.ru, www.polets.ru и пр., многие из которых
располагают удобными вариантами мобильных приложений. Как правило, приобретаются билеты
в обе стороны (туда и обратно). Перед покупкой (бронированием) билета любого класса на
железнодорожный или авиатранспорт необходимо выяснить условия его обмена и возврата.
Авиакомпании-перевозчики самостоятельно устанавливают весь спектр условий, связанных с
приобретением билетов и полетом. В частности, они определяют тарифы на авиабилеты и скидки,
условия отказа от полета и возврата билета, правила регистрации в аэропорту, правила провоза,
допустимый вес и размеры багажа, условия полета с детьми и др. Все эти нюансы секретарь
должен выяснить до приобретения билетов самостоятельно. Стоимость определяется тарифами
на авиабилеты, таксами и скидками, устанавливаемыми авиакомпаниями, и зависит, в частности,
от условий продажи и категорий пассажиров .
4.Бронирование гостиниц
Если принимающая сторона не занимается бронированием гостиничных номеров, то эта
обязанность также возлагается на секретаря руководителя. Перед выбором гостиницы следует
помнить о том, что потраченные на оплату номера деньги требуют предоставления отчета. А это
значит, что выбирать нужно тот отель, который предоставляет на оплату своих услуг чек и прочие
документы, подтверждающих целевое расходование денежных средств.
Перед тем, как забронировать номер, секретарь должен выяснить у руководителя его пожелания,
касающиеся:
- Категории номера;
- Уровня предоставляемого сервиса;
- Порядка установленного проживания в гостинице;
- Наличия бара, ресторана, бытового обслуживания, покрытия Wi-Fi в номере .
После этого можно переходить к бронированию номера, которое оформляется заявкой. Ее можно
сбросить по электронной почте, отправить по факсу или выслать заказным письмом. Заявка на
бронь нуждается в подтверждении.
5.Программа командировки
Больше всего дел у секретаря появляется накануне отъезда Президента компании в служебную
командировку. Ему нужно:
- Проверить наличие билетов в обе стороны;
5
- Дать руководителю окончательную информацию о времени отъезда и времени прибытия, а
также о том, будут ли его в аэропорту встречать;
- Убедиться в наличии подтверждения на гостиничную бронь;
- Передать директору полностью оформленное командировочное удостоверение;
- Проверить подготовленные документы и рекламные материалы, которые руководитель будет
брать с собой;
- Передать директору информацию о плане мероприятия, на которое он отправляется и список его
участников;
- Составить перечень необходимых в командировке документов и вещей. По возвращению
директора из командировки в обязанности секретаря входит оказание ему помощи в оформлении
авансового отчета, который необходимо предоставить в бухгалтерию. А также заняться
подготовкой аналитического отчета результативности служебной поездки на основании тех
данных, которые руководитель предоставит .
Заключение
Итак, процесс организации командировки руководителя за рубеж представляет собой сложный
процесс, включающий несколько этапов, каждый из которых требует внимательности и
осуществлению ряда манипуляций с информационными источниками, документами, финансами.
Все это осуществляет секретарь.
В данном процессе функции секретаря очень обширные, так как он:
- формирует программу командировки,
- обеспечивает согласованность встреч и действий участников,
- осуществляет поиск места встречи, проживания руководителя,
- покупает билеты, бронирует гостиницу,
- осуществляет организацию культурно-массовой программы и развлечений,
- несет ответственность за своевременность оплат в процессе командировки и оформление
кадровой и отчетной документации .