Разработка информационной системы для сотрудника отдела кадров предприятия пищевой промышленности

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях функционирование организаций различного рода деятельности предполагает необходимость использования программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, что создает возможности повышения эффективности работы специалистов, снижения объема рутинных операций, обеспечивает менеджмент компаний аналитическим инструментарием. Современные программные решения позволяют автоматизировать процессы получения необходимой информации, использовать возможности нейросетевых алгоритмов, сокращать время выполнения технологических операций, оформления документов.
Деятельность отделов кадров представляет собой разносторонний бизнес-процесс, предполагающий необходимость учета данных по сотрудникам, ведения трудовых книжек, учета данных по отработанному времени, соблюдения прав сотрудников в области отпусков, а также предоставления больничных листов, участия в корпоративных социальных программах, программах повышения квалификации. Использование информационных систем позволяет формировать данные, позволяющие выявлять потребности компании в найме или сокращении персонала, рассчитывать показатели эффективности работы сотрудников, учитывать данные по отработанному времени и др.
Таким образом, использование программных средств в работе специалистов отдела кадров является актуальной задачей.
Целью данной ВКР является разработка информационной системы для автоматизации технологии работы с персоналом в условиях компании сферы пищевой промышленности.
Задачи ВКР включают:
изучение специфики работы компании, функционала и обязанностей руководителя отдела кадров;
выявление проблем в существующей технологии работ руководителя отдела кадров, связанных с неэффективным использованием ресурсов ИТ-инфраструктуры компании;
определение перечня задач, подлежащих программной реализации;
разработка модели данных, пользовательских сценариев, архитектурных решений для реализации программного продукта;
создание программного продукта с использованием выбранной платформы;
расчет показателей ожидаемого экономического эффекта, планирование работ по созданию информационной системы;
анализ факторов безопасности использования средств автоматизации в работе отдела кадров в рамках эксплуатации разработанной системы.
Объект исследования: ООО «Инстамарт».
Предмет исследования: автоматизация рабочего места руководителя отдела кадров ООО «Инстамарт».



1. Теоретические основы информационных систем в управлении персоналом
1.1 Роль информационных систем в управлении персоналом

Управление персоналом представляет собой целенаправленную деятельность, связанную с разработкой концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом организации. Это особый вид управленческой деятельности, включающий формирование социальной политики предприятия, социального партнерства, доверия между наемными работниками и работодателями. Субъектом управления персоналом являются люди или группа людей, профессионально выполняющие функции управления персоналом и наделенные определенными полномочиями. В качестве объектов управления персоналом выступают работники компании, наделенные совокупностью психологических и физиологических признаков, знаниями, профессиональной и квалификационной подготовкой, накопленным опытом, социальными ценностями, позволяющими выполнять определенные производственные функции. Без управления персоналом невозможно нормальное функционирование организаций [3].
Управление персоналом предполагает выполнение работ, связанных с определением кадровой политики, разработкой кадровых приказов, разработкой штатного расписания, требований к численности и квалификации сотрудников. Система управления персоналом включает организацию повышения квалификации сотрудников, работу с кадровым резервом, организацию подбора и отбора сотрудников, системы взаимодействия сотрудников в рамках выполнения служебных обязанностей и в рамках организации корпоративных проектов, использование системы стимулирования, а также поощрений и наказаний [24].
Качество управления персоналом определяет, насколько эффективно используется кадровый потенциал сотрудников, а также эффективность работы специалистов на своих рабочих местах, а в конечном итоге, определяет параметры эффективности деятельности компании в целом.
К наиболее распространенным современным методам и подходам к управлению персоналом можно отнести [13]:
рационалистический (процессуальный), в рамках которого основной целью является обеспечение эффективности использования трудовых ресурсов, обеспечение рациональных методов руководства, которые направлены на получение максимальной отдачи от использования труда специалистов компании. Используются методы, связанные с анализом технологических цепочек, исключением дублирования выполнения операций, минимизацией непроизводительных затрат рабочего времени. Также в рамках данного подхода осуществляется работа по обеспечению мотивации сотрудников. Разрабатываются регламенты и инструкции, в соответствии с которыми сотрудники выполняют свои должностные обязанности [29]. Прописывается ответственность сотрудников за нарушения, связанные с исполнением должностных обязанностей. Данный подход используется на предприятиях, специфика которых не связана с творческой деятельностью, а требует выполнения инструкций и регламентов, а также на предприятиях и участка работы, в которых осуществляется управление работниками низкого и среднего уровня квалификации;
гуманистический подход, в рамках которого осуществляется управление участками работы, в которых предполагается использование творческого труда. Используются методы, позволяющие создавать комфортную атмосферу, избегание конфликтов, создание организационных структур, в которых минимизирована иерархия, что позволяет в максимально полной степени раскрыть потенциал каждого работника. Широко используются методы морального поощрения сотрудников, нематериального стимулирования, что позволяет создать мотивацию сотрудников для выполнения функций, связанных с творческой деятельностью;
организационный подход, в рамках которого в качестве приоритета рассматриваются интересы бизнеса, а вся деятельность сотрудников направлена на достижение целей организации. Со стороны организации создаются все условия, чтобы сотрудники, имеющие необходимые профессиональные качества, получали от компании материальные и нематериальные вознаграждения, что обеспечивает мотивацию оставаться в коллективе. Сотрудникам обеспечиваются перспективы карьерного роста, критерии для которого четко определяются в положении о кадровом резерве.
Каждый из рассмотренных подходов может рассматриваться как по отдельности, так и в сочетании с другими [25].
Основной проблемой в работе кадровых служб является определение приоритета работы с кадровой отчетностью перед оптимизацией работы с кадровым составом. Зачастую в компаниях отсутствует понимание необходимости выполнения работ, связанных с повышением эффективности использования трудовых ресурсов и на кадровые подразделения возлагаются функции, связанные с учетом рабочего времени, ведением личных карточек, подготовки отчетности по штату, отработанному стажу, отпускам и больничным листам.
Загруженные данной работой специалисты отделов кадров вынуждены уделять меньше внимания работе, связанной с работой с кадровым резервом, планированием мероприятий, связанных с разработкой концепций развития кадровой политики, методов стимулирования сотрудников, что в конечном итоге может приводить к снижению эффективности использования кадровых ресурсов предприятия [30].
Отсутствие аналитических инструментов, позволяющих в автоматическом режиме рассчитывать KPI сотрудников, приводит к ошибкам при кадровых назначениях, ошибкам при принятии управленческих решений, связанных с поощрениями и взысканиями, политикой стимулирующих выплат.
Отсутствие информационных систем кадровой работы приводит к невозможности автоматизированного формирования кадровой отчётности, что увеличивает нагрузку на специалистов отделов кадров [26].
Таким образом, совершенствование работы специалистов отделов кадров может быть связано с внедрением систем автоматизации, использование которых позволит сократить время на выполнение рутинных операций и отдавать приоритеты функциям, связанным с разработкой эффективной кадровой политики.

1.2 Обзор и сравнение существующих решений для отдела кадров в пищевой промышленности

Определение способа приобретения программного решения для использования в работе руководителя отдела кадров предполагает необходимость рассмотрения возможностей программных продуктов, в которых реализован функционал HR-специалистов. Проведено изучение функционала следующих программных продуктов [33]:
Контур.Персонал;
Олимп. Управление персоналом;
Отдел кадров Плюс.
1.Система «Контур. Персонал» представляет собой интегрированный программный комплекс, в котором реализованы возможности, включающие управление процессом кадрового делопроизводства, что включает: ведение личных дел, формирование кадровой отчётности, выгрузка данных для СФР, системы медицинского страхования, подготовка данных в рамках ведения воинского учета, учет данных по нагрузке на специалистов, формирование штатного расписания, учет данных по управлению карьерой, профессиональной переподготовки и др. [1]
Система поставляется в формате оконного приложения.
2.«Олимп» управление персоналом
Указанное программное решение позволяет автоматизировать ведение картотек, связанных с кадровым учетом в компании, формировать карточки сотрудников, проводить обработку данных по заявлениям сотрудников, осуществлять формирование табелей учета рабочего времени. Реализованы возможности формирования кадровой отчётности, расчета параметров KPI, ведение учета данных о прохождении аттестации и формировании кадрового резерва.
Система позволяет вести учет данных по наличию вакансий, управлять процессом найма сотрудников, заключения трудовых договоров, привлекать сотрудников по трудовым договорам. [2]
3.«Отдел кадров. Плюс» – система, в которой реализованы сервисы, позволяющие автоматизировать функционал руководители и сотрудников отделов кадров в части организации работы с вакансиями, проведение аттестации сотрудников, подготовки данных для представления руководству компании в части работы с кандидатами на замещение вакантных должностей. В системе отражаются данные по оплате труда, премированию и награждению сотрудников, формируются аналитические данные по структуре кадрового состава компании.
Далее приведено сравнение параметров программного обеспечения для автоматизации отделов кадров (таблица 1).
Таблица 1 – Сравнение параметров программного обеспечения для автоматизации отделов кадров

Рассмотренные программные продукты могут использоваться в качестве систем автоматизации технологии работы руководителя отдела кадров, но в них в недостаточной степени учтена специфика деятельности исследуемой компании, а также присутствует множество модулей, не предполагаемых к эксплуатации в рамках поставленных задач.