Автоматизация документооборота организации

№ этапа Этап жизненного цикла Название риска Меры противодействия
1 Предпроектная стадия Риск персонала со стороны заказчика и исполнителя
Риск неполноты сбора информации Документирование рисков, включение в договор моментов неполного сбора информации
2 Проектирование Риск принятия неверных проектных решений
Риск неверного планирования
Стоимостной риск
Форс - мажор Экспертиза технических заданий совместно ИТ, экономическими и профильными службами, страхование
3 Разработка Риск персонала
Технический риск Тестирование на всех стадиях разработки, экспертиза разрабатываемого ПО на всех этапах создания, работа в команде
4 Внедрение Риск персонала
Технический и программный риск Тестирование на всех стадиях внедрения, экспертиза ПО на всех этапах создания, работа в команде
5 Эксплуатация и сопровождение Технические риски
Риск персонала Работа в команде, юридическое обеспечение договоров

2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации

Разрабатываемая информационная система должна удовлетворять требованиям защиты информации, утвержденным на данном предприятии, а также требованиям законодательства.
Выделим основные виды угроз, возникающие в процессе функционирования информационной системы документооборота:
- Внутренние – возникающие в результате некорректных действий пользователя. При анализе потенциала данного вида угрозы было выявлено, что основным пользователем системы является единственный специалист, применение системы жесткого разграничения доступа нецелесообразно. Для снижения потенциала угроз необходимо проведение инструктажа под роспись с пользователем о правилах информационной безопасности;
-Внешние – возникающие в результате внешних воздействий (Интернет-угроз, технических сбоев, вирусной активности, несанкционированного копирования)
Таким образом, в разрабатываемую информационную систему должны быть включены компоненты парольной защиты, резервного копирования базы данных. На рабочей станции специалиста, на которой будет развернута база данных специалиста по делопроизводству, должны применяться общие для организации политики безопасности.
После экспертизы проекта на наличие компонент информации конфиденциального характера возможно принятие решения о применении организационных и технических мер защиты информации:
-Опечатывания рабочей станции;
-Отключение USB-портов для ограничения возможности несанкционированного копирования информации;
-Отнесения помещения, где находится рабочая станция с базой данных, к разряду выделенных помещений.
Для организационного обеспечения защиты информации в администрации города Сорска были разработаны документы:
-«Положение о пропускном режиме в администрации города Сорска» - ограничивает доступ посторонних лиц в помещения, где происходит обработка данных;
-«Положение об антивирусной защите в администрации города Сорска»;
-«Положение об обороте носителей информации в администрации города Сорска» (предотвращает несанкционированное копирование);
-«Положение о пользовании ресурсами Интернета в администрации города Сорска»
За нарушения положении данных документов предусматривается дисциплинарная ответственность в рамках трудового законодательства.
2.2 Описание автоматизированной ИС
2.2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель задачи автоматизации документооборота представлена на рисунке 14.
Информационная система работает со справочниками Сотрудников, отправителей, экранными формами ввода входящих документов, исходящих документов, простановки признаков исполнения и резолюции.


Рисунок 14 - Информационная модель задачи

Информационная система формирует выборки по авторам, просроченных документов, по интервалу дат, специалистам, а также не исполненным документам.
2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

После изучения технологии документооборота в администрации города Сорска были поставлены задачи автоматизации следующих процессов:
-Ведение справочников организаций, сотрудников, видов корреспонденции:
-Учета входящей корреспонденции, контроль её прохождения;
-Учета исходящей корреспонденции;
- Обмен сообщениями между службами предприятия в процессе исполнения документов;
-Контроля исполнения документации.
Описание классификаторов и систем кодирования, необходимых для использования в работе информационной базы специалиста по делопроизводству представим в таблице 12
Таблица 12
Описание классификаторов и систем кодирования
Кодируемое
множество
объектов Длина кода Мощность кода Система кодирования Система классификации Вид классификатора

Входящий номер документа 5 1 порядковая отсутствует отраслевой
исходящий номер документа 5 1 порядковая отсутствует отраслевой
Код отдела 2 1 порядковая иерархическая отраслевой
Код сотрудника 4 1 порядковая иерархическая отраслевой
Код организации 4 1 порядковая отсутствует отраслевой

Объект «Входящий документ» кодируется с помощью уникального классификатора «Входящий номер», соответствующий порядковому номеру документа в рассматриваемом периоде. Временной период может быть установлен в Положении о делопроизводстве на каждом предприятии.
Объект «Исходящий документ» кодируется с помощью уникального классификатора «Исходящий номер», соответствующий порядковому номеру документа в рассматриваемом периоде. Временной период может быть установлен в Положении о делопроизводстве на каждом предприятии.
Объект «отдел» кодируется с помощью уникального классификатора «код отдела», соответствующего установленному порядковому номеру.
Объект «Сотрудник» кодируется с использованием классификатора «код отдела» и своего номера в отделе. Результирующий классификатор - «Код сотрудника».
2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для построения логической модели базы данных определим информационные объекты, с которыми будет работать информационная система специалиста по делопроизводству и их свойства. Данные приведем в таблице 13. Ключевые поля обозначим подчеркиванием.
Справочная информация: данные об организации (постоянные реквизиты), сотруднике (ФИО, должность, отдел), данные об организации-контрагенте (адрес, контактные данные).
Входная информация: данные о входящем и исходящем документе.
Оперативная информация: результаты выборок по реквизитам входных и выходных документов (признаки исполнения, контроля, просрочки, резолюции, дат исполнения и ответного письма), переписка между отделами.