изучение системы регистрации документов в учреждении

Организации регулярно сталкиваются с большим объемом разнообразных документов, как входящих, так и создаваемых в процессе управления. Для учета всех этих документов разработана система регистрации, которая является одной из наиболее трудоемких задач в делопроизводстве. Она оказывает значительное влияние на последующую работу с документами, поэтому оптимизация делопроизводства часто начинается с разработки или улучшения системы регистрации.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «регистрация – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму».
Целями регистрации являются:
• обеспечение учета документов,
• формирование базы данных о документах организации,
• ведение на ее основе контроля исполнения,
• ведение информационно-справочной работы.
Значимость процесса регистрации, описанного в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, подчеркивается в разделе 4 данного стандарта. Среди основных принципов управления документами выделена необходимость ведения деловых процессов, создания, ввода в систему и управления документами. Этот принцип можно интерпретировать как то, что любая деловая активность должна быть документирована, причем документы должны быть введены в систему и должны быть контролируемы.
Именно ввод в систему позволяет эффективно управлять и обеспечивать доступ к документам. Ввод в систему фактически является процессом регистрации документов, который включает в себя присвоение уникального идентификатора, ввод или создание метаданных о документе в момент ввода в систему, а также установление связей между документами, агентами или деловыми операциями.
Существует ряд принципов регистрации документов:
• однократность регистрации в пределах одной организации;
• ведение отдельных регистрационных форм как минимум для входящих,
• исходящих и внутренних документов со своей системой нумерации;
• осуществление регистрации в пределах видовых групп в течение календарного года;
• централизованная регистрация в службе ДОУ входящих и исходящих документов и децентрализованная регистрация внутренних документов в тех структурных подразделениях, в которых они создаются.
Таким образом регистрация позволяет однозначно определить, какое место в управленческой системе занимает каждый конкретный документ, и использовать его как двигатель процессов и как носитель информации.