Значение и роль стандартизации для документационного обеспечения управления

Стандартизация – это формирование и утверждение единых правил, которые предъявляются к документам с целью их упорядочения [3].
Стандартизация служебных бумаг тесно связана с их унификацией.
Если унификация нацелена на выявление единообразия используемых бумаг, то стандартизация сводится к закреплению обнаруженных закономерностей в нормативно-правовых актах.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Иными словами, унификация и стандартизация – это процедуры, которые взаимно дополняют друг друга.
Как же реализуется, осуществляется стандартизация?
Стандартизация документов выражается в издании и распространении новых стандартов, регламентирующих оформление и заполнение.
Это может сопровождаться отменой или модификацией ранее действовавших стандартов.
Правовые основы стандартизации документации составляет Закон Российской Федерации «О стандартизации», согласно данному закону стандартизация представляет собой деятельность, которая предполагает установление правил, различных норм, разного рода характеристик документов, которые обеспечивают безопасность разных объектов, экономию ресурсов и т.д.
Все государственные стандарты, которые действуют на территории России, образуют Единую систему стандартов, представляющую собой иерархическую систему.
В РФ стандарты бывают государственные (обозначение – ГОСТ Р), межгосударственные (обозначение – ГОСТ), а также отраслевые (обозначение – ОСТ). Кроме того, существуют стандарты, которые действуют внутри конкретных предприятий (обозначение – СТП).
Стандартизация в документационном обеспечении управления может быть реализована путем разработки и внедрения нормативных документов, таких как положения, инструкции, стандарты, регламенты и прочие руководства. Зачастую такие документы разрабатываются специалистами по документационному обеспечению управления или специализированными организациями. Кроме того, необходимо создать систему контроля, оценки и совершенствования стандартизации в документационном обеспечении управления, чтобы обеспечить их актуальность и соответствие требованиям.
Нормативные документы по стандартизации содержат оптимальные правила и требования по оформлению, подготовке, хранению и учету деловой документации, которые были утверждены в установленном порядке и рекомендованы для многократного применения в делопроизводстве
Каковы же принципы, на которых должна основываться стандартизация?
Стандартизация осуществляется согласно следующим ключевым принципам, связанным с:
обязательностью применения технических регламентов;
доступностью действующих стандартов любого уровня для любого из пользователей;