Внутриорганизационные коммуникации в муниципальных органах управления: состояние и пути совершенствования (на примере администрации Ворошиловского района Волгограда )

Глава 2. Анализ роли внутриорганизационных коммуникаций в деятельности Администрации Ворошиловского района город Волгограда
2.1. Характеристика особенности деятельности Администрации Ворошиловского района город Волгограда


Администрация Ворошиловского района Волгограда (далее - Администрация) является территориальным структурным подразделением (органом) администрации Волгограда, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции управления на территории Ворошиловского района Волгограда.
Администрация руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами Волгоградской области, Уставом города-героя Волгограда, муниципальными правовыми актами Волгограда.
Место нахождения Администрации: 400074, Волгоград, ул. Рабоче-
Крестьянская, 19.
Организационная структура управления представлена линейно-функциональным типом (рисунок 1)

За последние годы администрация достигла высокого уровня организации внутренней работы, что в большой степени обусловлено развитием внутренних коммуникаций, к которым относятся:
- внутренняя электронная почта,
- система совещаний и планерок,
- внутренний организационный чат,
- информационные стенды в здании администрации,
- внутренняя нормативная и распорядительная документация.
Ответственность за эффективное обеспечение коммуникациями в Администрации несет Глава Администрации.


2.2. Способы и методы внутриорганизационных коммуникаций в деятельности администрации ворошиловского района города Волгограда


В целях максимального упрощения процедуры получения документов физическими и юридическими лицами, оптимизации внутренних коммуникаций, устранения административных барьеров, препятствующих реализации законных прав граждан и юридических лиц, Администрация начала работу служба «Одного окна».
Принцип "одного окна" означает, прежде всего, исключение возможностей необоснованного привлечения граждан, предприятий и организаций к оформлению или согласованию документов, выдаваемых Администрацией. Во многих странах существует система оказания услуг населению при однократном обращении потребителя, именуемая "one-stopservice".
Для службы «одного окна» определен порядок работы с заявителями, в соответствии с которым в обязанности службы входит обеспечение выдачи запрашиваемого документа. На практике – достаточно принести в службу лишь те документы, которые есть у заявителя на руках – паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, удостоверения и т. д. (т. е. документы, имеющие непосредственное отношение к заявителю). Перечень предоставляемых заявителем документов по каждому вопросу определен соответствующим постановлением Главой администрации.
Системная модель данной организации выглядит следующим образом:
Субъект управления – Аппарат управления в Администрации, включающий в себя Главу и его заместителей.
Объект управления – специалисты среднего и нижнего звена управления в Администрации, а также население муниципалитета .
На элементы системной модели активно влияют группы внешних и внутренних факторов.
Внешние факторы:
- правовая среда управления (система нормативно-правовых актов РФ, Волгограда и Волгоградской области и т.п.),
- социально-политическая обстановка,
- экономическая конъюнктуры региона,
- социально-демографические изменения в регионе, муниципалитете,
- культурные и религиозные традиции, изменения в регионе,
- активность и инициативность населения
К внутренним факторам можно отнести:
- кадровая политика,
- сформированные межличностные отношения,
- организационная культура,
- политика по взаимоотношениям с населением,
- мотивация сотрудников.
Внешние и внутренние факторы взаимосвязаны и комплексно оказывают воздействие на принятие решений служащих и стиль взаимодействия с между структурными подразделениями и с населением.
Потребитель может воздействовать на деятельность Администрации посредством обращений в «Службу одного окна» и через личный прием специалистов.
Схематично системная модель управления внутренними коммуникациями представлена на рис.2.
В рамках анализа данной модели можно выявить, что внутриорганизационные коммуникации определяют эффективность взаимодействия структурных подразделений по решению вопрос с обращениями граждан.
Управление работой осуществляется следующими методами:
- планирование рабочего графика специалистов: совещания, планерки, плановые показатели, отчеты и совместные выездные проверки,
- оценка качества работы специалистов,
- консультирование и обучение,
- формирование проектных групп при решении сложных вопросов.
Организация рабочего процесса осуществляется по следующей схеме

Планирование осуществляется на следующие периоды: год, полугодие, квартал, месяц.
В отделе также есть разделение на сезональное планирование: летне-весенний и осенне-зимний период.
Прием граждан и представителей организаций осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию главы Администрации, заместителей главы, специалистов аппарата Администрации.
Прием граждан осуществляется:
Главой Администрации - по понедельникам с 16.00 часов;
Заместителями Главы Администрации и специалистами - в соответствии с графиком приемов, согласованным с главой Администрации.
Коммуникационные процессы в Администрации осуществляются по следующей схеме (рис.4)
Согласно рис.4. адресат принимает решение о привлечении другого специалиста для экспертизы или помощи в решении вопроса. В то время как в решении некоторых вопросов нужно совместное решение Инициатора и Адресата.
Согласно рис.5 Администрация использует ограниченный перечень внутриорганизационных коммуникаций. Они относятся к традиционным каналам. Однако, тенденции времени и развития коммуникаций обуславливает необходимость применения новых каналов и средств взаимодействия.