Совершенствование методик предварительной проверки контрагентов в целях обеспечения экономической безопасности

Глава 3 Совершенствование методики предварительной проверки контрагентов в целях повышения уровня экономической безопасности на предприятии
3.1 Оценка уровня экономической безопасности на предприятии ООО «БКС» и меры по его совершенствованию
Итак, рассмотрим условия и порядок организации практической защиты ООО «БКС» от всесторонних угроз. Для этого на основании уже имеющейся информации, изложенной в предыдущих главах, разработаем и реализуем комплекс мер по экономической безопасности предприятия, которые будут носить экономически правовой и организационный характер.
Когда автор говорит об информационной безопасности ООО «БКС», то подразумевает, что интересы владельцев и руководства компании будут защищены максимально от внутренних и внешних угроз. Под данной защитой подразумевается также защита материальных ценностей и информационных ресурсов предприятия.
В первую очередь, защите подлежат ключевые сегменты деятельности, которые приносят наибольшую прибыль:
1. Производственный (требует максимально возможного снижения риска невыполнения договоров со стороны ООО «БКС»)
Здесь уровень экономической безопасности напрямую зависит от своевременности и непрерывности технологического процесса, соблюдения требуемого уровня скорости и качества работ.
Далее (этот пункт пересекается с юридическим сегментом) необходимо грамотно составить трудовой договор и должностные инструкции для сотрудника. По роду деятельности финансовый консультант часто получает доступ к инсайдерской информации клиента, разглашение которой может повлечь репутационные и финансовые (при наличии иска) потери, которые автоматически переводят компанию в разряд ненадежных и ведут к недополучению прибыли, а порой и банкротству. Необходимо, чтобы сотрудник компании четко осознавал возложенные на него обязанности и понимал какие действия могут повлечь за собой ответственность вплоть до уголовной.
В настоящее время в ряде компаний практикуются выборочные периодические проверки сотрудников с использованием полиграфа (разумеется, с письменного согласия сотрудника), что позволяет держать коллектив «в тонусе». Работник, который знает, что в любой момент его могут проверить, с высокой вероятностью воздержится от неправомерных действий.
2. Экономический (минимизация рисковых составляющих в отношениях с контрагентами)
Говоря об отношениях с контрагентами, мы подразумеваем, прежде всего, договорные отношения. Поэтому ключевым узлом безопасности любого договора является его юридическая и законодательная грамотность. Так как компания не занимается производством, автор не будет рассматривать здесь пул минимизации рисков, связанных с отгрузками.
В данной ситуации можно выделить следующие риски:
1) риск неоплаты услуг. Существуют несколько видов оплаты за оказанные услуги, в том числе авансовый платеж и оплата по факту оказания услуг. Для уменьшения риска по данному пункту необходимо усвоить следующий момент: работа с оплатой по факту или отсрочкой платежа или частичного авансирования может вестись только с надежными и проверенными контрагентами. Если заказчик хотя бы по одному из пунктов является ненадежным, приступать к выполнению заказа стоит только после поступления оплаты на расчетный счет. Следует отметить, что в общепринятой практике любой заказчик, с которым компания работает впервые априори относится к ненадежным и первый заказ всегда выполняется по 100% предоплате.
2) Риск юридической ответственности по договору. Существует вероятность, что консультации заказчика не приведут к ожидаемым изменениям в его деятельности по тем или иным причинам. Поэтому во избежание претензий и судебных исков в договоре на оказание услуг обязательно должен быть включен пункт об отсутствии ответственности ООО «БКС» за действия заказчика по результатам консультаций.
3) Риск признания договора с заказчиком недействительным. Также необходимым условием во избежание признания договора недействительным, необходимо включить в договор пункт, согласно которому признание одного из пунктов недействительным не влечет за собой недействительность всего договора. Всегда проверять личность (оригинал паспорта) и полномочия сотрудника контрагента, который ставит подпись в договоре. Сведения о лицах, имеющих право подписи от лица организации, можно получить в карточке образцов подписей банка, где у заказчика открыт расчетный счет

Рис3.1 Пример карточки образцов подписей организации
Всегда соблюдать все правила документооборота, в том числе подписание актов проведенных работ, актов приема-передачи, актов сверки и иной документации, являющейся неотъемлемым приложением к договору.
Когда мы говорим о взаимоотношениях с поставщиками, то здесь работает обратный принцип. Максимальное их количество переводим на оплату по факту.
При подписании договора с поставщиком необходимо скурпулезно проверить его содержание и провести проверку самого поставщика на благонадежность.
3. Юридический (минимизация потерь от ошибок в юридической документации и грамотное сопровождение и защита интересов во всевозможных инстанциях).
Во избежание финансовых потерь, в штате компании, занимающейся консалтингом, должен быть высококвалифицированный опытный юрист.
4. Бухгалтерский (минимизация внутреннего риска неверного ведения финансов предприятия)
Говоря о бухгалтерских рисках, вернемся к данным Главы 2. Основными факторами, которые требуют внимания и детальной проработки – это наличие существенной суммы займов, кассовые разрывы в работе компании и ряд показателей, свидетельствующих о финансовой неустойчивости организации.
Вопрос по займам можно решить путем перекредитования или реструктуризации на более выгодных для компании условиях.
5.Информационный (защита финансовой, юридической и производственной информации от несанкционированного доступа с последующим использованием в неправомерных целях);
Как правило, информационная безопасность включает в себя внесение в должностные инструкции всех сотрудников компании (включая технический персонал) запрет на разглашение любой информации, связанной с работой компании.
Поэтому сотрудник должен уметь различать внутреннюю, конфиденциальную и секретную информацию от общедоступной и понимать меру своей ответственности за ее умышленное или неумышленное разглашение.
Необходимо также организовать пропускной режим на территорию компании и персонализированный доступ в отдельные помещения компании. Например, доступ в помещение компании только при предъявлении паспорта и пропуска (как в большинстве бизнес-центров).
Отдельно стоит упомянуть о компьютерной безопасности. Все сотрудники, работающие на офисном оборудовании и имеющие доступ к корпоративным ресурсам обязаны проходить инструктаж по компьютерной безопасности, что избежать финансовых потерь на восстановление техники и информации.
6. Внешний (минимизация возможного ущерба от событий, происходящих независимо от деятельности ООО «БКС»).
6.1. Звучит банально, но инструктажи по техникам безопасности должны быть реальными, а не на бумаге. Это позволит в случае какого-либо происшествия избежать паники и уменьшить уровень травм на рабочем месте.
6.2. Необходимо застраховать имущество компании, ответственность невыполнения обязательств перед контрагентами и сотрудников компании. Страхование юридического лица, конечно, влечет дополнительные расходы, но в случае чрезвычайного происшествия при отсутствии собственных финансовых резервов, здорово выручает.
6.3. Информационная осведомленность руководящих лиц компании. Мониторинг внешней и внутренней информации компании позволяет вовремя заметить негативные тенденции (от хищений у себя на предприятии и проблем у контрагентов до изменения политической обстановки в стране) и действовать соответственно ситуации.
ВЫВОД: в данном параграфе оценен уровень экономической безопасности ООО «БКС», в том числе выявлены ключевые уязвимости компании, а именно производственный (включает в себя весь цикл ведения заказа от расчетов сметы и первичной консультации заказчика до подписания акта выполненных работ), и автор пришел к мнению, что он является недостаточным и необходимо ввести ряд мер, реализация которых на практике позволит укрепить экономическую безопасность ООО «БКС» и избежать ряда финансовых потерь. Данные меры детально расписаны выше, вероятный результат их внедрения будет приведен в 4 параграфе данного раздела.

3.2 Совершенствование методики предварительной проверки поставщиков ООО «БКС»

В данном разделе автор рассмотрит методику предварительной проверки поставщиков по Дворядкиной.
Итак, для начала работы с любым поставщиком необходимо заключить с ним договор поставки. Для этого необходимо запросить у потенциального поставщика ряд документов, подтверждающих легитимность его деятельности. Список данных документов зависит от организационной формы юридического лица поставщика (ИП, ООО, ОАО и пр.), но алгоритм запроса един.
В обязательном порядке запрашиваются данные (скан, ксерокопия) документов, подтверждающих личность сотрудника, подпись которого будет стоять в договоре. При подписании данные копии сверяются с оригиналом. Обязательно верификация по фотографии (сверить сходство подписанта и лица на фото в паспорте), а также проверка самого документа на подлинность.
Также необходимы копии документов руководителя компании и учредителей для последующей проверки.
Запрашивается пакет уставных документов в зависимости от организационной формы контрагента. Например, для ООО – это свидетельство о госрегистрации, свидетельство о постановке на учет в налоговой, устав, список участников, выписка из ЕГРЮЛ, протокол о создании юридического лица, протокол и приказ о назначении руководителя, справка о присвоении кодов статистики, информация о наличии филиалов и подразделений