Документационное оформление экономических операций

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.
Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.







1. Сущность, задачи и функции документационного обеспечения управления

На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.
В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
- отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
- обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка [2].
Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.
Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.
Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции.
К основным задачам ДОУ можно отнести следующие:
- обеспечение единого порядка документирования и работы с документами;
- совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.
Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.
Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
а) функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
- разработка бланков документов и обеспечение их изготовления;
- обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов;
- контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
б) функции, связанные с организацией работы с документами:
- установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации);
- обработка поступающих и отправляемых документов;
- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам;
- предварительное рассмотрение документов;
- контроль за исполнением документов;
- систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов;
- подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива;
- обеспечение зашиты документной информации;
- организация работы с обращениями граждан;
в) функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
- разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;
- проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;
- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.