Инвентаризация и анализ времени»дисциплины «Тайм-менеджмент» (ТМ)

Раздел 2. Система управления временем
Тема 3 Инвентаризация и анализ времени
3.1. Основные методы инвентаризации личного и организационного времени
3.2. Алгоритм инвентаризации и анализа времени
Этап 1. Подготовка к инвентаризации
Этап 2. Проведение инвентаризации (хронометраж)
Этап 3. Анализ времени
Этап 4. Изменение стратегии/способов управления временем
3.3. Поточная карта
3.4. Поточная диаграмма
3.5. Карта совместных операций
3.6. Сетевой анализ
3.7. Простой органайзер
3.8. Органайзер для качественного учета времени
3.9. Категории временных затрат (кодификатор)
3.10. Категории временных затрат менеджера
3.11. Хронокарта Гастева
3.12. Анализ временных трат с использованием хронокарты Гастева
3.13. Ежедневный экспресс-анализ временных трат с использованием органайзера
3.14. Итоговый анализ временных трат с использованием органайзера
3.15. Анализ помех (углубленный анализ трат времени)
3.16. Результаты инвентаризации и анализа времени

ЗАДАНИЕ 1.Основные методы инвентаризации личного и организационного времени
Ответьте на вопросы в таблице 3.1, зафиксировав свои ответы письменно в гр. 3:
Эффективное управление временем - это эффективное использование вашего времени, которое позволяет вам планировать свои дни таким образом, чтобы завершить работу с меньшими усилиями и максимально эффективно использовать имеющееся у вас ограниченное время.
Когда нам не хватает навыков эффективного управления временем, мы можем чаще всего:
 пропустить сроки сдачи проекта
 выполнять работу низкого качества
 нарушить баланс между работой и личной жизнью
 испытывать повышенный стресс
 нанести ущерб своей профессиональной репутации
Таблица 3.1
№ п/п Вопросы Ответы
1 2 3
1 Вспомните, в каких жизненных ситуациях Вы обращаете особое внимание на время (или хотя бы просто чаще обычного смотрите на часы)?
- Подумайте, какие причины заставляют вас обращать повышенное внимание на время Вашей жизни?
- Эти причины находятся внутри Вас или связаны с внешними обстоятельствами?
- Кто (или что) является подлинным хозяином вашего времени, напоминая Вам о его существовании? Обычно, при выполнении заданий, работы, необходимо соблюдать сроки. Также есть жизненные ситуации, при которых также необходимо соблюдать сроки –сдача показаний ЖКХ, выращивание растений (хобби) и другие.
Причинами соблюдения сроков и графиков являются, как правило, внешине обстоятельства.
Только мы сами вправе правильно расставлять приоритеты задач и тем самым планировать свое время. Примеров много: выбор конкретной специальности и курса для обучения, выбор режима работы и компании.
Управление временем - это процесс организации и планирования того, как распределить свое время между различными видами деятельности. Если правильно подойти к этому процессу, вы будете работать умнее, а не усерднее, чтобы успеть сделать больше за меньшее время - даже когда время ограничено и давление велико. Наиболее успешные люди управляют своим временем исключительно хорошо
2 Пробовали ли Вы хоть когда-нибудь «сосчитать» время, затраченное на какую-нибудь сторону вашей жизнедеятельности?
- Как Вы это делали?
- Каковы были результаты?
- Помогли ли эти результаты сделать Ваши траты времени более продуктивными? Когда выполняешь похожие задания, несложно оценить время на их выполнение эмпирическим путем. Самым легким является сосчитать затраты времени на дорогу , так ккак сейчас есть также множество гаджетов и программ, подсказывающих лучшие маршруты. Также можно рассчитать, например, время на приготовление какого-либо блюда или завтрака, чтоб не опоздать на работу или учебу. Данное действие является повторяющимся и, исходя из результатов предыдущих замеров можно спланировать, сколько времени можно потратить на аналогичное действие. Гаджеты помогают сэкономить время на подсчет времени – карты с планированием маршрута, секундомер при приготовлении еды, таймер.
Пытаться оценить минуту легко, если считать до 60. Но даже с этим трюком можно упустить точную секунду. Пытаться оценить более длительный промежуток времени становится все сложнее, особенно когда вокруг полно отвлекающих факторов. В течение рабочего дня есть много других задач, на которых нужно сосредоточиться. После завершения проекта трудно сказать, сколько времени занял каждый шаг. День, когда нечего делать, кажется намного длиннее, чем день, когда нужно справиться с одним важным проектом.
Все осложняется тем, что каждый человек воспринимает время по-разному, в зависимости от того, нравится или не нравится ему то или иное занятие. Приятные и счастливые моменты пролетают незаметно, в то время как для негативных людей часы кажутся днями. Поэтому два сотрудника могут по-разному воспринимать один и тот же рабочий день. То есть при планировании времени также важно закладывать дополнительное время на отвлекающие факторы и непредвиденные обстоятельства, время, чтобы справиться с эмоциями.

Назовите три сферы Вашей жизни, где тщательный учет времени может быть особенно полезен.
1. _ Управление временем важно в жизни в целом, но особенно важно на рабочем месте. Правильно распоряжаясь своим временем, можно множество преимуществ: карьерный рост, бОльшая оплата труда, соотношения отдыха и работы
2. _Также управление временем важно при ведении домашнего хозяйства и гигены – важно распределить время на уборку, приготовление пищи, гигиену и закупку необходимых товаров и средств, продуктов. Именно благодаря грамотному тайм-менеджменту и цифровым технологиям появилось множество способов заказа товаров на дом без поездок в магазины и траты на них времени___________________________________________________________
3. _Саморазвитие, хобби, спорт. Данные аспекты жизни важны, чтобы развиваться и двигаться дальше, для личностного и духовного роста, без которого невозможно улучшить качество своей жизни, необходимо выделять достаточно времени, чтоб заниматься саморазвитием, хобби, спортом__________________

ЗАДАНИЕ 2. Алгоритм инвентаризации и анализа времени
В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных шагов (таблица 3.2). Раскройте письменно содержание этапа и шагов предложенного алгоритма инвентаризации и анализа времени.

Таблица 3.2 - Этапы и шаги алгоритма инвентаризации и анализа времени
Этапы и шаги Содержание этапа и шагов
ЭТАП 1. Подготовка к инвентаризации
Шаг 1.
Определить виды временных затрат, характерных для вашего образа жизни или функционирования организации

Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории для качественной оценки временных затрат


Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации временных затрат – общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т.п.. Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы рассчета). Подготовить соответствующие бланки


ЭТАП 2. Проведение инвентаризации (хронометраж)
Шаг 4. На практике, в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки
Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, пдготовить их к дальнейшему анализу: оцениь временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели

ЭТАП 3. Анализ времени
Шаг 6.
Проанализировать временные затраты по следующим направлениям:
1. затраты на работу
2. Затраты на внерабочую активность
3. Затраты на временные помехи
4. Качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность

Шаг 7. Сформулировать результат анаиза времени, исходя из общей цели исследования
Шаг 8. На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному распределению времени
ЭТАП 4. Изменение стратегии/способов управления временем
Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потреями времени, а также способы более эффекивного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей (либо целей деятельноси организации, если рассматривается работа компании). Оформить, зафиксировать письмено

Шаг 10. Приступить к достижению жизненных целей с использованием методов тайм – менеджмента на практике (перейти к оперативному тайм - менеджменту)


- Можно ли оптимизировать данный алгоритм? (Например, объединить, сократить или добавить какие-либо шаги; вместо линейного алгоритма сделать ветвящийся; добавить обратные связи и т. п.)
_______Возможно объединить пункты 8 и 9. При наличии конкретной цели необходимо алгоритм сделать ветвящимся – по условию определять необходимое количество времени, которое можно затратить на тот или иной вид деятельности. Если условие не работает (затраты времени превышают лимит , пределенный в условии), выбрать другой вид деятельности и определять оптимальную продолжительность по времени для его выполнения.___________________________________________________________
- Предложите собственный, удобный для вас алгоритм инвентаризации и анализа времени.
___Первым шагом необходимо определить цель какого-либо дейтсвия. Вторым шагом определить время, которое можешь затратить на этот вд деятельности. Третьим шагом определить реальный хронометраж – затрачиваемое время на этот вид деятельности. Если он не совпадает с первоначальным, предполагаемым, сделать корректировку целей и вида деятельности, либо условий выполнения – сокращение времни на внешние помехи и раздражители_____________________________________________


ЗАДАНИЕ 3. Кодификатор трат времени
Для инвентаризации трат времени создайте собственный кодификатор. Кодификатор (на выбор) может учитывать затраты времени в повседневной жизни (в контексте индивидуального ТМ; пример подобного кодификатора см. в разделе 3.9) или на работе (в контексте ролевого ТМ; см. раздел 3.10). При создании кодификатора опирайтесь на правила выделения категорий временных затрат, приведенные в разделе 3.9.

Ниже приводится пример кодификатора для качественного учета персональных временных затрат. (Пусть вас не смущает числовая «сто балльная система» маркировки категорий и субкатегорий — в свое время это было сделано автором для того, чтобы категории «лучше понимала» компьютерная программа для статистической обработки.)
100. Работа.
101. Подготовка к работе (любые действия, связанные с самоорганизацией на рабочем месте — планирование, сверка со списками запланированных дел, поиск и сортировка документации и т.п.).
102. Выполнение основных трудовых функций (могут быть расписаны детально).
103. Исправление ошибок в работе, доделывание дел, которые не были завершены вовремя (все — по собственной вине).
104. Регламентированные перерывы в работе (например, обед, обусловленное организацией трудового процесса ожидание).
105. Общение с коллегами, связанное с работой (может быть расписано детально).
106. Дорога (на работу и с работы).
200. Помехи.
201. Потеря времени из-за объективной нехватки ресурсов (информации, техники, инструментов и т.п.) в организации. Ресурсы могут быть получены, но доступ к ним затруднен и требует дополнительных трат времени.
202. Потеря времени из-за организационных «нестыковок» и управленческой неэффективности руководства (нечеткость постановки задач, дублирование функций, отсутствие полномочий и т.п.).
203. Незапланированные встречи, посетители, общение (неважно — деловое общение или неформальное).
204. Потери времени из-за собственной лени (отсутствие интереса, мотивации, долгая «раскачка», отвлечения из-за пустяков и т.п.).
205. Потери времени из-за собственной некомпетентности (ошибочные действия из-за отсутствия необходимых знаний и навыков и т.п.).
300. Самообслуживание.
301. Сон.
302. Пассивный отдых.
303. Еда.
304. Гигиена.
400. Домашний труд.
401. Магазины.
402. Уборка, наведение порядка в доме.
403. Ремонт, в том числе мелкий.
404. Забота, уход, воспитание, помощь близким людям.