Контрольная работа по документоведению на тему «Архивное дело» ООО «Электронные офисные системы»

Исходя из этого, в системе архивного хранения электронных документов реализовано наличие двух хранилищ: эталонного и рабочего.
Архитектура системы архивного хранения электронных документов включает в себя:
• эталонное хранилище, содержащее основные (эталонные) экземпляры электронных документов, переданных в систему архивного хранения;
• рабочее хранилище - хранилище рабочих экземпляров файлов с текстом и метаданными документов;
• систему «Архивное ДЕЛО», обеспечивающую функции учёта и использования архивных документов.
В структуре эталонного хранилища системы архивного хранения электронных документов предусмотрен реестр подлинников электронных документов.
Он представляет собой перечень записей об электронных документах, используемый для придания электронным документам статуса «на правах подлинника».
Наличие в вышеуказанном Реестре записи об электронном документе означает, что данный документ является подлинником. Процесс передачи электронных документов из СЭД в систему архивного хранения включает:
• выгрузку электронных документов из СЭД;
• приём электронных документов в систему архивного хранения;
• постановку на учёт в системе архивного хранения документов, принятых в архив.
Необходимо отметить, что контейнер является основным элементом передачи данных из СЭД в систему архивного хранения.

Рис. 2. Процесс передачи данных из СЭД в систему архивного хранения
Согласно Методическим рекомендациям контейнер электронного документа это «упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные». Однако конкретных рекомендаций по формату контейнера нет.
В условиях отсутствия унифицированного единого формата передачи данных на хранение ЭОС разработал собственный открытый формат контейнера для выгрузки данных из СЭД.
Контейнер передачи представляет собой структуру, состоящую из включённых в каталог набора файлов и (или) данных, формат и состав которых описан спецификацией контейнера.
В одном из положений всё тех же Методических рекомендаций указано: «…Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив организации в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов». Необходимо отметить, что в состав контейнера системы архивного хранения входят копии текстового электронного документа в формате PDF/А, что соответствует пункту 2.31. Приказа Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» . Кроме того, для обеспечения контроля целостности данных при «транспортировке» контейнер передачи подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного сотрудника организации вручную или электронной подписью организации в фоновом режиме. Состав контейнера передачи представлен на рисунке 3:

Рис. 3. Состав контейнера передачи

Приём электронных документов на хранение заключается в размещении выгруженных из СЭД электронных документов в обоих хранилищах системы архивного хранения. Для сформированных по результатам выгрузки контейнеров передачи автоматически выполняется разархивирование (если контейнер заархивирован) и ряд проверок:
• антивирусная проверка;
• проверка электронной подписи контейнера;
• проверка структуры контейнера, корректности именования и ссылочной целостности файлов контейнера.
Принимаются на хранение в архив организации или ведомственный архив только контейнеры передачи, успешно прошедшие все вышеуказанные проверки.
Для повышения надёжности системы архивного хранения электронных документов расчёт контрольных сумм для файлов электронных документов выполняется одновременно по нескольким алгоритмам.
В системе применяются алгоритмы, утверждённые в ГОСТ 34.112012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хеширования» , и алгоритм MD5 как общепризнанный и наиболее распространённый в мировой практике.
После успешного завершения вышеуказанных проверок контейнеров передачи и расчёта контрольных сумм для файлов, помещённых в них, контейнеры передачи автоматически размещаются в хранилищах. В ходе размещения электронных документов в хранилищах выявляются дублирующие (дублетные) экземпляры электронных документов.
Необходимо отметить, что ЭОС предлагает при поступлении документов с электронной подписью в архив обеспечивать юридическую значимость и целостность таких электронных документов путём помещения их в доверенную среду системы архивного хранения электронных документов, не поддерживая актуальность сертификата электронной подписи в архиве.