Контрольная работа по коммуникациям в организации на тему организационное поведение. Коммуникации в организации

Способы совершенствования информационного обмена в организации:
Регулирование информационных потоков. Руководителям на всех уровнях организации необходимо представлять потребности в информации собственные, своих прямых начальников, подчиненных и коллег. Руководителю следует научиться оценивать количественную и качественную стороны своих информационных потребностей, а также иных потребителей информации во всей организации. Он должен стремится определить, что такое «слишком мало» и «слишком много» в информационных обменах. Информационные потребности в существенной зависят от целей руководителя, решений им принимаемых и характера основных показателей оценки результатов его деятельности, а также подчиненных и его отдела [10].
Управленческие действия. Одним из методов улучшения коммуникаций являются короткие встречи с одним или рядом подчиненных с целью обсуждения новых приоритетов, будущих перемен, распределения деятельности и т.п. Руководитель также по усмотрению может предпочесть периодические встречи с участием всех подчиненных для рассмотрения того же спектра вопросов. При этом самые эффективные управленческие действия – это четкое формулирование и определение задач; формирование отчетливого представления о потребностях информации; реализация, планирование, контроль, совершенствование в направлении относительно улучшения существующего информационного обмена.
Системы обратной связи. В той же степени, в какой обратная связь может помогать совершенствованию межличностного обмена информацией, способны действовать и системы обратной связи, которые создаются в организации. Такого рода системы выступают частью системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Одним из вариантов системы обратной связи является перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения некоторых вопросов.
Опрос работников выступает ещё одним вариантом системы обратной связи. Данные опросы можно проводить для получения информации от руководителей и рабочих по многим вопросам: 1) доведены ли до них цели их деятельности; 2) с какими реальными или потенциальными проблемами они могут столкнуться или сталкиваются; 3) получают ли они своевременную и точную информацию, которая им необходима для работы; 4) открыт ли руководитель для различных предложений; 5) информированы ли они о будущих переменах, которые могут отразиться на их работе [6].
Система сбора предложений. Системы сбора предложений разрабатываются для облегчения поступления информации в организации наверх. Все работники при этом получают возможность генерировать идеи, которые касаются совершенствования всех аспектов деятельности организации. Цель такого рода систем – снижение остроты тенденции игнорирования или фильтрации идей на пути снизу-вверх.
Чаще всего данная система осуществляется в виде ящиков для предложений, куда сотрудники фирмы могут анонимным образом подавать свои личные предложения. Организация также может развернуть телефонную частную сеть, через которую сотрудники получают возможность полностью анонимно звонить и задавать вопросы о продвижениях и назначениях в должности. В ряде случаев на линии могут работать менеджеры, сразу отвечают на задаваемые вопросы. Ответы при этом направляются либо самим работникам (если вопрос был задан не анонимно), или печатаются в информационном бюллетене организации [8].
Информационные публикации, бюллетени и видеозаписи организации. Наиболее крупные организации, зачастую, издают каждый месяц бюллетени, содержащие информацию для всех сотрудников. В такие ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений относительно управления, на темы нового контракта, охраны здоровья, нового вида услуг или продукции, которые намечено в скором времени предложить потребителям, подборка «работник месяца», ответы руководства на различные вопросы рядовых сотрудников и т.д.
Современные информационные технологии. Достижения в области информационной технологии также могут способствовать улучшению коммуникаций и обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже смог оказать огромное воздействие на информацию, которую вспомогательный персонал, руководители и рабочие получают и рассылают. Электронная почта предоставляет работникам возможность направлять разнообразные письменные сообщения любому человеку в организации. Это существенно уменьшило традиционно неиссякаемый поток телефонных переговоров. Последние нововведения относительно систем телефонной связи и интернета позволяют одному человеку направить сразу несколько сообщений разным людям, и затем позвонить и получить ответы на отправленные сообщения. В ходе видеоконференций люди, которые находятся в разных местах, в том числе и в различных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо, общаясь напрямую.