Контрольная работа по делопроизводству и документообороту на тему Обеспечение сохранности документов

Задание 1

На основании представленных данных заполнить карточку постеллажного топографического указателя.

В МБУ «Архив города Н-ска» фонд № Р-321 расположен в корпусе № 3 на 2 этаже, в хранилище А (помещение № 2). Документы, включенные в опись № 2 дел по личному составу, размещены на стеллаже № 5, шкаф № 3, дела с № 1 по 240 расположены в 20 коробках, в коробку входит по 12 дел, на одной полке размещается 4 коробки.

Решение.


Приложение № 15 к Приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273



МБУ «Архив города Н-ска»

(название архива)

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

Корпус 3 Этаж (ярус) 2 Архивохранил. А

СТЕЛЛАЖ

№ 5 Помещение 2




Шкаф Полка Фонд Опись Едн. Хр. Примечание

№____ №____ №____ №____ С №_ По №_

3 1 Р-321 № 2 дел по л/с 1 48

3 2 Р-321 № 2 дел по л/с 49 96

3 3 Р-321 № 2 дел по л/с 97 144

3 4 Р-321 № 2 дел по л/с 145 192

3 5 Р-321 № 2 дел по л/с 193 240




Задание 2

На основании представленных данных заполнить акт проверки наличия и состояния дел и документов.

В МБУ «Архив города Н-ска» на основании приказа директора П.П. Пионова от 15.10.2018 № 127 была проведена проверка наличия и состояния дел и документов описи № 2 дел по личному составу фонда № 1015 ПАО «Лютик».

Проверка была проведена с 22.10.2018 по 24.10.2018 главным хранителем Н.Н. Незабудкиной, специалистом отдела обеспечения сохранности В.В. Васильковой. Итоги проверки были согласованы с заведующей архивохранилищем Г.Г. Герберовой.

В ходе проверки было установлено, что:

– всего по описи № 2 дел по личному составу числится 423 дела;

– в ходе проверки не обнаружено 7 дел, 4 из них переданы во временное пользование, что подтверждается актами выдачи;

- выявлено 2 дела, не учтенных в итоговой записи – 44а, 125а

- выявлено, что в описи пропущено 3 номера – 4, 77 и 198, данные номера не перечислены, и не учтены в итоговой записи;

– требуют дезинфекции 7 дел;

– требуют дезинсекции 8 дел;

– требуют реставрации 15 дел;

– документы хранятся на металлическом стеллаже в архивных коробках. Температурно-влажностный режим не соблюдается. В помещении архивохранилища высокая влажность воздуха.

По окончании проверки 25.10.2018 был составлен акт проверки наличия и состояния дел и документов № 4.