Контрольная работа по делопроизводству и документообороту на тему Распорядительные документы коллегиальных органов управления

1. Утвердить новое положение о документообороте в организации.
2. Назначить ответственным за внедрение новой системы документооборота начальника отдела документационного обеспечения.
3. Руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение требований нового положения.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя генерального директора.
Председатель Совета директоров
(подпись)

2. Решение
Решение является одним из наиболее распространенных видов распорядительных документов коллегиальных органов управления. Оно фиксирует итог обсуждения конкретного вопроса на заседании коллегиального органа.
Решения принимаются различными органами управления, такими как:
 ученые советы образовательных организаций;
 советы директоров;
 комиссии;
 наблюдательные советы;
 общие собрания участников организаций.
Решение обычно имеет более краткую форму по сравнению с постановлением и используется для оформления итогов обсуждения отдельных вопросов.
Структура решения включает следующие элементы:
 наименование органа управления;
 название документа;
 дату принятия;
 текст решения;
 подписи должностных лиц.
Решение должно быть сформулировано четко и однозначно, поскольку оно является обязательным для исполнения.
Пример решения.
РЕШЕНИЕ
Ученого совета университета
10 февраля 2024 г.
г. Москва
О проведении научной конференции
Ученый совет решил:
1. Провести ежегодную научную конференцию студентов и молодых ученых 20–22 апреля 2024 года.
2. Утвердить организационный комитет конференции.
3. Деканам факультетов обеспечить участие студентов в конференции.
Председатель ученого совета
(подпись)
Секретарь
(подпись)
3. Протокол заседания.
Протокол заседания является основным документом, фиксирующим деятельность коллегиальных органов управления. Он отражает ход заседания, обсуждение вопросов и принятые решения.
Протокол выполняет важные функции:
 документирует процесс принятия решений;
 подтверждает законность решений;
 служит источником информации о деятельности органа управления.
Протокол оформляется секретарем заседания и подписывается председателем и секретарем.
В протоколе обычно указываются следующие сведения:
 дата и место проведения заседания;
 список присутствующих;
 повестка дня;
 ход обсуждения вопросов;
 результаты голосования;
 принятые решения.
Существует несколько видов протоколов:
1. Полный протокол - Содержит подробное описание выступлений участников и обсуждения вопросов.
2. Краткий протокол - Содержит только основные сведения о заседании и принятые решения.
3. Стенографический протокол - Представляет собой дословную запись выступлений участников заседания.
Пример протокола.
ПРОТОКОЛ № 5
заседания Совета директоров ООО «Альфа»
12 марта 2024 г.
г. Москва
Присутствовали:
Председатель совета директоров, члены совета директоров — 7 человек.
Повестка дня:
1. О внедрении электронной системы документооборота.
2. О подготовке годового отчета организации.
По первому вопросу выступили:
Руководитель отдела информационных технологий, который предложил внедрить новую систему электронного документооборота.
Решили:
Внедрить электронную систему документооборота с 1 июня 2024 года.
По второму вопросу решили:
Утвердить график подготовки годового отчета.
Председатель
(подпись)
Секретарь
(подпись)
4. Выписка из протокола.
Выписка из протокола представляет собой документ, содержащий часть текста протокола, относящуюся к конкретному вопросу повестки дня.
Она используется в случаях, когда необходимо довести до исполнителей решение по определенному вопросу, не направляя им полный текст протокола.
Выписка из протокола содержит:
 наименование организации;
 номер и дату протокола;
 текст решения по соответствующему вопросу;
 подпись уполномоченного лица.
Выписка из протокола имеет юридическую силу и широко применяется в практике управления.
Пример выписки из протокола.
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА № 5
заседания Совета директоров ООО «Альфа»
12 марта 2024 г.
По первому вопросу повестки дня
Решили:
Внедрить электронную систему документооборота с 1 июня 2024 года.
Председатель
(подпись)