Особенности русской и зарубежной школ делового письма

ВВЕДЕНИЕ

Цель данной работы – анализ особенностей русской и зарубежной школ делового письма.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:
1) вывить особенности стандартов деловой русской и зарубежной переписки;
2) дать характеристику истории русской делового письма, а также выявить его современные правила;
3) рассмотреть основные виды делового письма.
На наш взгляд, выбранная нами тема является актуальной, так как современная деловая переписка в разных странах сильно отличается друг от друга, поэтому зачастую возникают коммуникационные сложности.
Однако, кроме коммуникационных особенностей, разница в переписке содержится еще и в стандартизационной стороне дела, то есть, разнице в стандартах, принятых в русской и зарубежной деловой переписке.
Деловые письма – это корреспонденция, официальная переписка между организациями или организацией и частным лицом. Деловые письма имеют широчайшее применение для решения огромного количества оперативных вопросов, связанных с управленческой и коммерческой деятельностью, и несут в себе официальное сообщение (о продаже, покупке, выплате, задержке выплат, заказе новый партии, рекламации на закупленный товар и тому подобное), и официальной информации в деловом письме присваивается протокольный статус, в связи с чем все деловые письма подлежат обязательной регистрации, а также необязательного, но предпочтительного почтового отправления [7, стр. 37].
Актуальными являются в данной теме вопросы стандартизации, несомненно, еще будут подниматься в России – для того, чтобы привести русское деловое письмо в соответствие с мировыми стандартами.
Для этого России необходимо выступить в ИСО, международную организацию по стандартизации, а также изменить внутренние стандарты деловой переписки.
Объект работы – документооборот.
Предмет работы – русское и зарубежное деловое письмо.
Работа состоит из введения, трех параграфов, заключения и списка литературы.
В первом параграфе рассматривается разница между русской и зарубежной школами делового письма.
Во втором параграфе анализируется история и правила русской деловой переписки.
В третьем параграфе рассматриваются виды делового письма.
Список литературы состоит из 20 источников, включая законодательные акты, монографии и учебные пособия.



1. Особенности русской и европейской школ делового письма


Россия и Европа в деловой переписке придерживаются разных стандартов: если в России основным стандартом для оформления деловых писем признан ГОСТ Р 6.30-2003, то в европейских странах, входящих в Международную организацию по стандартизации - ИСО 11180: 1993 [10, стр. 132].
Принять считать, что деловая переписка, которая является общепринятой в европейском обществе, насчитывает 150-летнюю историю, и зародились ее правила в Великобритании, которая в 18-19 столетиях задавала тон в правилах делового этикета и ввела английский язык как основной язык делового общения и делового письма во всем мире, поэтому и международный стандарт ИСО 11180: 1993 ориентирован на англо-американский вариант делового письма и общения [19, стр. 36].
Уже в 20-м столетии расширяющиеся деловые связи Европы позволили стандартизировать делопроизводство всего европейского сообщества под британские стандарты, однако, до сих пор в каждой европейской стране есть свои небольшие отличительные особенности делового письма, которые принято связывать со спецификой коммуникативного поведения и национального делопроизводства в каждой конкретной стране [19, стр. 37].
В европейском деловом общении в стандартах делового письма значительную роль играет такая особенность, как формуляр, или официальный тип оформления делового письма.
Формуляр делового письма дает наиболее точную информацию по следующим критериям:
1) данные о фирме-партнере (координаты, структура, финансовая и юридическая состоятельность, состояние делопроизводства и прочее),
2) данные об отправителе (опыт работы, профессионализм, компьютерная грамотность, статус и положение внутри фирмы и прочее),
3) данные о получателе (статус, степень знакомства с отправителем и прочее),
4) данные о юридической и иерархической квалификации делового письма (копия или оригинал, коммерческое/некоммерческое, важное/рядовое по значению, какова общая цель письма),
5) данные о коде делового письма,
6) данные о канале связи по вопросам, связанным с деловым письмом [16, стр. 113].
Так как деловые отношения со странами всего мира стали очевидной реальностью для России, современные деловые люди требуют от своих сотрудников знания как русских, так и зарубежных стандартов деловой переписки, а также знания английского языка и навыков чтения и переписки на деловом английском.
Следует отметить, что большая часть деловой переписки посвящена обычно продаже и покупке, импортным и экспортным отношениям между компаниями, и именно деловое письмо помогает бизнесу установить надежные связи между компаниями и их представителями.
Для того, чтобы подготовить качественное международное деловое письмо, необходимо в его оформлении придерживаться стандартов, принятых во всем мире, а именно стандартов ИСО (International Organization for Standardization, ISO), так как большинство стран мира придерживается именно их стандартов (в Международной организации по стандартизации на данный момент состоит более 130 государств [19, стр. 39].
Правильная терминология в деловом международном письме должна быть взята из раздела «Документация и информация», который регламентирует следующие разделы ИСО: ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и некоторые другие [19, стр. 39].
Стандарты ИСО регламентируют даже очень узкие вопросы, связанные с такими особенностями деловой переписки, как:
1) формат бумаги, которую можно использовать для создания делового письма (ИСО 216: 1975);
2) стандарты межстрочной интервализации и шага в деловом письме (ИСО 4882: 1979);
3) стандарты заполнения и создания формуляра письма, а также специальной секи для создания стандартных бланков писем (ИСО 8439: 1990) [19, стр. 40].
В России приняты собственные стандарты делового письма, поэтому оформление писем делового содержания, рассылаемых внутри России, принципиально отличаются от международного оформления деловых писем.
Так, в ГОСТ Р 6.30–97 с его дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся обязательные требования к размещению и оформлению в деловом письме 19 реквизитов, в то время как в стандартах ИСО их определено только 12 (см. Рис 1):

Рис. 1. Стандарты делового письма в российской и зарубежной системе
Российский и международный стандарты по-разному относятся к правилам оформления полей делового документа:
1) в ГОСТ Р 6.30-2003 левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое -10, верхнее – 20 мм [11, стр. 68];
2) в приложении А международного стандарта делового письма ИСО 3535: 1977 принято, что левое поле – 20 мм; верхнее – 10, текстовая область для формата А4 – 183 х 280, для формата A5L – 183 х 131 мм.
Международное письмо имеет выстроенный по формулярным правилам бланк, в котором принято, что интервал между строками должен быть равен 4,233 мм при исходном шаге письма в 2, 54 мм [7, стр. 40].
Текст на бланке делового международного письма делится на графы по вертикали и на колонки по горизонтали, например, в формате документа А4 текстовое поле имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.
В международном деловом письме принято использовать следующие виды полей для зонирования [19, стр. 41]:
1) поле сведений об отправителе документа (issuer field),
2) поле ссылок (reference field),
3) поле адреса (address field).
Размещение этих полей показано на рис. 2:



Рис 2. Размещение полей (зон) на бланке международного письма
Поле адреса предназначается в стандартах ИСО для того, чтобы указать одного или двух адресатов, не более.
В русском стандарте поле адреса может включать в себя от одного до четырех адресатов.
Поле ссылок в международном деловом письме содержит такие сведения, как наименование письма, код письма, даты создания и отправки письма.
На поле сведений об отправителе документа в международном стандарте делового письма принято указывать наименование отправителя, а также конкретное имя отправившего его лица.
В нижней части бланка международного формуляра прописываются те сведения, которые по каким-либо причинам не поместились в верхних полях, а именно: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронный или телеграфный адрес.
В российском деловом письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 все эти сведения без исключения принято размещать только в верхней части бланка, чтобы сосредоточить деловую информацию непосредственно в теле самого письма [13, стр. 52].