Организация документооборота: основные правила и этапы

Введение

Организация производства в любой, особенно крупной компании с высоким уровнем экономической активности, невозможна без ее взаимодействия с клиентами. Одной из форм такого взаимодействия является обмен корреспонденцией. Число документов, поступающих в организацию, исчисляется тысячами единиц.
Документы, с одной стороны, составляют основу информационного обеспечения основных процессов организации, но с другой стороны, определяют проблемы организации документооборота. Количество документов с переходом к новым информационным технологиям с внедрением безбумажного производства не уменьшается, а иногда и возрастает.
Управленческая деятельность подразумевает создание различных документов, их согласование, корректуру, утверждение, учет и др.
В организации реализуется множество вспомогательных процессов, предметом труда которых являются документы; возникают новые риски, реализация которых приводит к повышению рисков основных процессов в организации.
Цель работы рассмотреть организацию документооборота: его основные правила и этапы.
Задачи работы:
 рассмотреть понятие и задачи документооборота;
 изучить правила документооборота;
 охарактеризовать этапы документооборота.
Структура работы состоит из введения, трех разделов, заключения и списка используемой литературы.



1. Понятие и задачи документооборота

В текущей управленческой деятельности каждого учреждения или организации ежедневно решается большое количество вопросов, которые непосредственно связаны с регистрацией и распределением документации по основным документопотокам, которые впоследствии составляют документооборот учреждения. При этом, наиболее эффективная организация работы с документами возможна лишь путём развития информационно-документальных процессов как в масштабе государства в целом, так и в рамках конкретного учреждения или конкретной организации.
Предметом документационного обеспечения управления являются механизмы правильного оформления документов, которые отражают специфику деятельности учреждения или организации; надлежащую организацию документооборота в соответствии с требованиями нормативных документов .
Рациональная организация документооборота в современном учреждении предполагает точный учёт объема документов, участвующих в деятельности аппарата управления, т.е. подсчет входящих, исходящих и внутренних документов .
Анализ состава документов, которые используются в управленческой деятельности современного учреждения, позволяет своевременно корректировать содержание работы подразделений и проводить мероприятия, направленные на совершенствование управления учреждением, определять оптимальное количество документации по управлению деятельности учреждения.
Проведение анализа состава документации, используемой в процессе деятельности учреждения, необходимо и при ведении делопроизводства в бумажной форме, и при использовании систем электронного документооборота. Проводя процесс учета и анализа документооборота, требуется подсчитать количество оригиналов документов и их заверенных копий, а также соответствие приложений к документам и их наличие.
Эффективному управлению деятельностью современного учреждения способствует грамотное управление его документооборотом .
В получении экономического эффекта, сопровождающего деятельность любого учреждения, существенным фактором становится оперативность в доступе к информации, степени сложности такого доступа и стоимости. В случае неэффективной организации документооборота, нарушений организации поиска, хранения и использования документов в учреждении происходит ухудшение управления, правильной и своевременной постановки управленческих задач и функций основной деятельности.
В современной литературе принято выделять основные задачи, решаемые в ходе управления документооборотом учреждения:
1) правильное оформление документов (их соответствие требованиям стандартов, норм и правил оформления документации);
2) верное распределение потоков документов (входящие, исходящие и внутренние);
3) систематизация документов.
Увеличение документооборота, связанное с совершенствованием деятельности учреждения в целом, определяет необходимость повышения эффективности организации работы с документами.
Основными проблемами, возникающими в процессе организации документооборота в учреждении, являются:
 отсутствие систематизации при создании, регистрации и распределении документопотоков,
 нарушение целостности представления процессов маршрутизации документопотоков внутри учреждения,