Контрольная работа по Предпринимательское право на тему Проблемы электронного документооборота в предпринимательских отношениях

Предлагаемое предпринимательским сообществом внедрение электронного документооборота во всех сферах российской экономики осуществимо только при наличии соответствующего правового механизма, который необходимо разработать в специальном федеральном законе «Об электронном документе (документообороте)». Этот закон должен устанавливать, при каких условиях обмен электронными документами между субъектами с различным правовым статусом (частными физическими и юридическими лицами, органами государственной власти, муниципальными органами) имеет юридическую силу и влечет правовые последствия.












2. Преимущества и недостатки систем электронного документооборота в предпринимательской деятельности

За последние несколько лет, системы оптимизации документооборота, как российские, так и зарубежные, приобрели широкую востребованность в век информационных технологий.
Преимуществами систем электронного документооборота являются:
 возможность перманентной работы с документами, редактирование, использование шаблонов, добавление мультимедиа файлов, копирование и сохранение;
 возрастает скорость работы с данными, что позволяет экономить ресурсы организации;
 единая база документации с возможностью быстрого поиска нужного источника;
 контроль над исполнением и движением документов в реальном времени;
 сокращение затрат на содержание бумажных носителей;
 защита информации паролем, криптографическими средствами;
 доступность данных посредствам приложений и пользовательских аккаунтов, которые не привязаны к конкретному рабочему месту;
 исключение возможности непреднамеренного дублирования информации или файлов в системе;
 повышение качества рабочего процесса, исключающее изменение или удаление документа сотрудниками, не имеющими доступ;
 повышение сохранности данных путем реализации в системе различных инструментов, таких как резервное копирование;
 наличие стандартных шаблонов позволяет уменьшить вероятность ошибки при заполнении документа;
 многократное использование одних данных сразу несколькими сотрудниками;
 оптимизация таких процессов как: планирование совещаний, коммуникация сотрудников, почтовый сервис, учет рабочего времени, учет сотрудников;
 сокращение времени на передачу документов между сотрудниками и отделами;
 быстрое формирование отчетов и регистрация документов;
 стандартные принципы работы и легкость обучения сотрудников;
 прозрачность выполнения работы организации.
Данные преимущества проявляются только при правильном использовании систем электронного документооборота, но к сожалению, многие организации автоматизируют далеко не все процессы в организации.
Данные системы, казалось бы, не имеют недостатков, ведь их внедрение помогает решить сразу несколько проблем в организации, начиная от оптимизации рабочего времени и ресурсов, затраченных на работу с документацией, заканчивая налаживанием связей между отделами. Но достижение поставленных задач и решений проблем может оказаться проблематичным по нескольким причинам.
Одна из причин заключается в отсутствии в Российской Федерации единой информационно-правовой среды. Оборот электронной документации сопровождается механизмом идентификации лиц, имеющих доступ к данной информации в разных сферах деятельности и регулируется, основываясь на общих положениях и не имеет четких рамок и регламентов в узкой специальности.
Законодательная база отстает от требований современной системы использования электронного документооборота, что приводит к замедлению развития данной области.
Следующей проблемой систем электронного документооборота является информационная безопасность. Любая система имеет свои недостатки и не застрахована от потери или утечки сведений, в отличии от бумажного варианта, где данная вероятность намного меньше.