Организация внутренних потоков информации и документооборот

ТВОРЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ПОТОКОВ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТООБОРОТА
Введение
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы от источников возникновения к ее получателям. Причем информация передается в виде отдельных первичных документов, массивов первичных документов или файлов, передаваемых на машинных носителях или по сети.
Построение схем информационных потоков позволяет усилить контроль исполнительской дисциплины и обеспечивает исключение дублирующей и неиспользуемой информации, классификацию и рациональное представление информации, оптимизацию путей прохождения документов и их рациональную обработку.
Информационные потоки отражают организационно-функциональную структуру экономического объекта.
Целью данного исследования является анализ организации внутренних потоков информации и документооборота.
Из поставленной цели вытекают следующие задачи:
1) дать понятие о информационных потоках организации;
2) проанализировать схему информационных потоков организации АО «Комбинат пищевой «Хороший вкус»;
3) выявить схемы движения входящей, исходящей и внутренней документации;
4) сделать выводы.

1. Информационные потоки в организации

Информационный поток в организации – это совокупность передаваемых внутри предприятия сообщений, которые необходимы для управления подразделениями и контролем деятельности сотрудников (см. рис. 1).

Рисунок 1. Информационные потоки в организации

Содержание потока определяется передаваемой информацией:
1) управленческий – управленческие решения, приказы, распоряжения по всем административным подразделениям, руководящим работникам;
2) экономический – вся информация о хозяйственной деятельности, экономических показателях и т.д.;
3) финансовый – финансовые показатели, расчетная и бухгалтерская информация, а также иные данные, относимые к финансам предприятия; формализованный – любые данные, передаваемые в рамках действующих регламентов на периодической основе;
4) отчетный – сведения передаваемые по итогам работы подразделений, отдельных специалистов и т.д., представленные в виде отчетов;
5) юридический – сведения правового характера, контракты, претензии, рекламации и т.д.;
6) технологический – все сведения, касающиеся технологических компонентов по основной деятельности предприятия.
Таким образом, информационные потоки охватывают перемещение приказов, распоряжений, отчетов, плановых документов, показателей работы, договоры, оперативную информацию, текущую переписку и т.д.
Рассмотрим организацию информационных потоков на практическом примере. Есть АО «Комбинат пищевой «Хороший вкус». Численность работников около 500 человек. Основная деятельность – производство продукции из мяса убойных животных и мяса птицы.
Данная организации продолжает активно развиваться, информационная система управления представляет собой сложный механизм взаимодействия людей в компании. Для оптимальной деятельности организации важно наличие обратной связи в большинстве управленческих решений, принимаемых руководством.
Схема информационных потоков организации АО «Комбинат пищевой «Хороший вкус» представлена на диаграмме (см. рис. 2).


Рисунок 2. Схема информационных потоков организации
Информационные потоки, связанные с внешним окружением АО «Комбинат пищевой «Хороший вкус», делятся на четыре вида, за каждый из которых отвечает, помимо генерального директора, соответствующий руководитель компании (на рисунке выделено цветом). Особенность, существующая в компании, заключается в большой нагрузке главного инженера при взаимодействии с внешним окружением АО «Комбинат пищевой «Хороший вкус». Это связано, прежде всего, с деятельностью организации.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что в системе информационных потоков организации АО «Комбинат пищевой «Хороший вкус» важнейшим звеном, наряду с генеральным директором, является главный инженер, выполняющий координирующую функцию.
Рассматривая внутренние коммуникации, стоит сказать, что данный тип коммуникации можно отнести к всеканальному типу, который характеризуется децентрализованными группами, образующимися для решения сложных задач.
Средства передачи по информационным потокам организации:
- телефонная связь;
- Интернет;
- почтовая связь;
- электронная почта.
Документооборот в компании организован в традиционном для российских предприятий стиле. Любой документ содержится как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Существуют журналы регистрации входящей и исходящей информации.

2. Схема движения входящих документов

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.