Факторы, определяющие рациональную организацию информационно документационного обслуживания управленческой деятельности

4. Факторы, определяющие рациональную организацию информационно документационного обслуживания управленческой деятельности

Управленческая деятельность отражается в документах, выполняющих различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др. Документ-это деловой документ, подтверждающий факт или право на что-либо; это нечто, официально удостоверяющее личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо. С научной точки зрения документ-это способ фиксации информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и психической деятельности человека различными способами на специальном материале. Информация, записанная на бумажном носителе и снабженная необходимыми реквизитами (штамп, исходящий номер и т.д.), становится документом.
Документ - это материальный объект с информацией, зафиксированный информацией, зафиксированный искусственным способом для ее передачи во времени и пространстве. Реализация функций любого предприятия связана с подготовкой, приемом и направлением документов. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того, насколько профессионально составлена документация. Деловая информация предоставляется в виде различного рода документов, исследования показывают, что 75% времени работники тратят на их подготовку, ведение, подачу, копирование и передачу. В условиях рыночных отношений важное значение придается механизации и автоматизации офисных процессов, что повышает производительность труда работников, занятых в управлении.
Рационализации управленческой документации на предприятиях любой формы собственности следует уделять большое внимание, поскольку недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. Благодаря более совершенной системе документационного обеспечения управления, более быстрому движению и оформлению официальных документов, их сохранению, использованию и правильному отбору на государственное хранение достигается. Работа любого административного аппарата, как и любая работа вообще сегодня, базируется на основах научной организации труда.
Грамотный сотрудник аппарата управления должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие бизнес-менеджеры и сотрудники, ответственные за управление документацией, не знакомы с основами современного офисного менеджмента, а тем более с тонкостями управления документацией. В то же время правильная подготовка и оформление документов в соответствии с новыми стандартами является важнейшей обязанностью сотрудников канцелярских служб. Информация записывается в документы, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Работа с документами должна иметь такую отлаженную процедуру, чтобы сотрудники не отвлекались от основных производственных задач предприятия.

24. Требования к составлению и оформлению организационно-правовых документов (положений)

Управленческая деятельность предприятий отражается в организационных документах.
Организационные документы содержат положения, основанные на нормах административного права и имеющие обязательную силу. Эти документы являются правовой основой деятельности учреждения.
Организационные документы должны быть утверждены уполномоченным органом – вышестоящей организацией, руководителем организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров) или руководителем структурного подразделения-в зависимости от вида и вида документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя или коллегиальным органом.
Организационные документы действительны до момента их отмены или замены новыми документами, за исключением штатного расписания, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. Изменения в документы вносятся на основании приказа.
В процессе подготовки организационных документов необходимо пройти процедуру согласования со всеми заинтересованными ведомствами и физическими лицами.
К организационным документам относятся:
Учредительные документы – документы, на основании которых действуют юридические лица. Учредительными документами являются учредительный договор и Устав.
Учредительный договор – это соглашение между участниками. Договор определяет условия и порядок распределения прибыли и убытков между участниками, управления деятельностью юридического лица, вывода учредителей из его состава.
Порядок заключения, составления и исполнения, вступления в силу, прекращения действия и иные правовые аспекты учредительного договора регулируются законодательством Российской Федерации.
В обязательном порядке в договоре прописываются следующие пункты:
• местоположение, где составлялся документ и дата;
• полноценная информация о каждом участнике. Физические лица указывают ФИО, данные паспорта и адрес регистрации по месту жительства. Юридические лица вносят информацию с указанием кодов ИНН, ОГРН и КПП, юридический адрес, ФИО лиц, действующих от лица данного Общества и документ, отражающий полномочия на аналогичные операции;
• информация о создаваемом ООО – точное название и юридический адрес;
• величина уставного капитала ООО с минимальным порогом в размере 10 000 рублей, максимальное значение не устанавливается. Исключениями могут стать некоторые виды деятельности, для которых нижний предел установлен в большем размере.
• долевая стоимость каждого учредителя в натуральном размере и в процентах;
• период внесения установленных долей. Внести их надо обязательно в течение 4 месяцев с момента регистрации ООО. Причем, минимально возможный размер уставного капитала должен вноситься денежными средствами, а при превышении порога, возможно использование основных или оборотных средств.
Также возможно внесение в договор:
• условий, отражающих распределение получаемых доходов;
• различных санкций к участникам, которые будут применяться при нарушении пунктов соглашения;
• уполномоченных лиц для регистрации ООО в налоговых органах;
• и других пунктов, не противоречащих действующим законам России.
Но важнейшим его назначением является отражение основных условий и требований, обязательных для создания ЮЛ. В дальнейшем вся вышенаписанная информация фиксируется в Уставе, и на его положения будут ориентироваться учредители.
Существует ряд определенных особенностей, имеющих значение при составлении договора об учреждении ООО.
Первое – это тот факт, что, несмотря на отсутствие необходимости в подаче данного документа в налоговую службу, сотрудники ФНС имеют право в любой момент прислать запрос на предоставление им договора для ознакомления с его содержанием.
Второй момент – это важность договора при решении любого из учредителей выставить на продажу свою долю. От него и отталкиваются при оценке номинальной стоимости.
Третья особенность – при составлении договора используется простая письменная форма, не требующая заверения нотариусом. Подписей всех участников достаточно для завершения данной сделки.
В итоге, создание ООО несколькими лицами, исключая зависимость от правового статуса, требует составления договора об учреждении. На подготовительных этапах определяются размеры всех необходимых взносов для полноценного функционирования создаваемой организации, направленной на получение денежной прибыли. Также благодаря этому документу можно проводить процедуру отчуждения своей доли, избегая лишних спорных моментов.
Устав - это правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, порядок и характер деятельности, функции и права предприятия или организации.
Положение.
Положение - это правовой акт, определяющий статус организации, ее образование, права, обязанности и организацию учреждений или структурных подразделений, а также документ, определяющий порядок осуществления действий или регулирующий совокупность организационных, трудовых и иных отношений по конкретному вопросу. Положение о структурном подразделении подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором.
Инструкция
Инструкция-это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих специфику деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и служб, должностных лиц и граждан.
Структура текста зависит от содержания инструкции, но любая инструкция начинается с раздела общих положений. В нем описывается цель публикации инструкций, указывается сфера распространения и приводится другая общая информация.
Инструкция подписывается руководителем подразделения, в котором она была составлена, и утверждается руководителем организации.
Нормативные документы
- правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководящего, коллегиального или совещательного органа организации.
Регламент.
Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководящего, коллегиального или совещательного органа организации.
Текст регламента состоит из разделов с отдельными заголовками и разделен на пункты и подпункты, пронумерованные арабскими цифрами.