Документационное обеспечение: должностные инструкции и номенклатура

1. Должностные инструкции как основа для разработки трудового договора. Правила составления, оформления, подписания и утверждения

Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Предназначение должностной инструкции.
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
• установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
• определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
• установление пределов ответственности работника.
Таким образом, главное предназначение должностной инструкции - определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.
Для каких целей используется должностная инструкция
Используя должностную инструкцию работодатель может:
• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
• распределить трудовые функции между работниками;
• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
• оценить качество выполнения работником трудовой функции;
• доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
• доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
Форма представления должностной инструкции.
Должностная инструкция работника может быть представлена в двух вариантах:
1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.
При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.
2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору.
В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.
Разделы должностной инструкции.
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
• общие положения;
• основные задачи и функции;
• обязанности;
• права;
• ответственность;
• взаимосвязи.
Общие положения.
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:
- должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
- название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;
- порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;
- порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
- требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;
- требования к знаниям работника;
- перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:
• действующее законодательство РФ;
• локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;
• приказы и распоряжения руководителя организации;
• непосредственно должностная инструкция;
• другие документы.
Основные задачи и функции.
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности, участок работы.
Далее расписываются конкретные виды работы, которые сотрудник должен выполнять для достижения основной задачи.
Обязанности.
В разделе «Обязанности» должностной инструкции указываются условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
Например, работник должен соблюдать:
• установленные сроки подготовки документов;
• этические нормы общения в коллективе;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• конфиденциальность служебной информации.
Права.
В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.
В этом разделе указываются право работника:
• на самостоятельное принятие решений;
• на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;
• требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
• визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.
Ответственность.

В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.
Согласно Трудовому кодексу РФ ответственность бывает материальной, дисциплинарной, административной и уголовной.
Взаимосвязи.

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Порядок утверждения должностной инструкции.
Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.
При этом должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.
После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.
После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).
Свою подпись работник может поставить:
• на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;
• в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;
• на самой инструкции в соответствующей графе;
• иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.