Доккментационное обеспечение управления

1. Нормы и правила составления и оформления документов в логистической компании

Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать автора документа.
Рассмотрим систему организационно-распорядительной документации, которая подразделяется на: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. К ним относятся: Устав, положения, инструкции, правила, штатное расписание, перечни, структура и штатная численность.
Приведем перечень организационных документов:
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками .
Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений.
Должностная инструкция – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, указания, задания, указы .
Текст организационно-распорядительной документации должен передавать смысловое содержание документа – указание на действие, назначение ответственных и сроки исполнения.
Текст организационно-распорядительных документов подразделяется на структурные элементы и согласно ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их:
в федеральные органы государственной власти, орган государственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
В республиках текст и реквизиты документов могут переводиться на национальный язык республики.
Текст распорядительного документа включает слово ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ в зависимости от вида распорядительного документа и его адресата. При этом в распоряжениях – документах, адресатом которых является нижестоящая организация, пишется слово «ПРЕДЛАГАЮ», хотя предлагаемое действие должно быть исполнено, не смотря на явное отсутствие императива.
Далее указывается основание и причина издания документа. Во второй части излагается решение.
Таким образом, рассмотренная группа документов служит для установления какого-либо порядка, положения, локальных норм организации. Документы издаются органами власти предприятия и обязательны к исполнению сотрудниками предприятия.



В числе основных документов по логистики можно назвать следующие документ в области снабжения, складирования и транспортировки:
1. Акт выполненных работ.
2. Акт передачи оборудования, комплектующих и технической документации.
3. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение.
4. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение.
5. Акт о приемке выполненных работ (форма N КС-2).
6. Акт экспертизы.
7. Дефектовочная ведомость.
8. Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией.
9. Письмо-поручение об отправке груза через транспортно-экспедиционную компанию.
10. Внешнеторговый контракт.
11. Договор поставки продукции.
12. Договор перевозки груза.
13. Договор транспортной экспедиции.
14. Трудовой договор с логистом.
15. Договор аренды транспортного средства с экипажем.
16. Договор об ответственном хранении.
17. Договор складского хранения (хранение на товарном складе).
18. Договор хранения.
19. Заявка на перевозку груза (приложение к договору).
20. Заявка на перевозку грузов железнодорожным транспортом (Форма ГУ-12) и т.д.
 
2. Составить документы