Управление приложениями. ERP. MRP. Выбор системы ERP и MRP

Введение

Развитие ИТ–инфраструктуры крупных компаний, в последние годы идет под знаком двух взаимосвязанных, но в какой-то степени и противоречивых тенденций. С одной стороны, повышается значимость ИТ для поддержки и развития основного бизнеса, а с другой ¬¬¬¬¬– на передний план выходит задача снижения (или по крайней мере ограничения) роста затрат на обслуживание ИТ.
Для оптимальной эксплуатации и осуществления поддержки информационной управляющей системы, в особенности, развитой, требуются значительные ресурсы ¬¬ людские, материальные, временные, финансовые, соответствующие профессиональные знания и навыки. В настоящее время проблема автоматизации деятельности стала важна для всех предприятий, независимо от рода их деятельности.
1. Теоретическая часть
1.1. Общая характеристика управляющей компании «Ковчег»

В рамках данной работы проведен анализ технологии учета начислений за коммунальные услуги управляющей компанией. Приведем краткую характеристику объекта исследования.
Жилищно-коммунальное хозяйство в настоящее время представляет собой комплекс подотраслей, обеспечивающих функционирование инженерной инфраструктуры, различных зданий населенных пунктов, создающих удобства и комфортность проживания и нахождения в них граждан путем предоставления им широкого спектра жилищно-коммунальных услуг.
В настоящее время жилищно-коммунальное хозяйство представляет собой сложный, многоотраслевой производственно-технический комплекс. В его состав входят: жилищное хозяйство и ремонтно-эксплуатационное производство; водоснабжение и водоотведение; коммунальная энергетика; внешнее благоустройство, включающее санитарную очистку и озеленение городов. Услуги предприятий ЖКХ в настоящее время включают в себя [2]:
 Обслуживание водопроводов — работы по устранению протечек водопроводных труб, системы очистки воды;
 Обслуживание систем водоотведения;
 Организация проведения капитального ремонта зданий
 Текущий ремонт внутренних общедомовых инженерных коммуникаций и систем (здания);
 Обслуживание систем теплоснабжения — обеспечение бесперебойной поставки жителям горячей воды и тепла, обеспечение работы котельных и ТЭЦ. Нарушение работы может вызвать топливно-энергетический кризис;
 Сбор, вывоз и утилизация мусора;
 Содержание придомовых территорий (благоустройство);
 Обслуживание сетей электроснабжения.
Согласно действующему законодательству, существует разделение между ресурсоснабжающими организациями и управляющими компаниями. Если в компетенции поставщиков услуг ЖКХ находятся вопросы производства услуг и обслуживание сетей, то управляющие компании обслуживают внутридомовые коммуникации и инфраструктуру инженерных сетей. В некоторых случаях управляющие компании выкупают услугу на входе в многоквартирный дом и в дальнейшем производят перепродажу ее жильцам домов.
Данная отрасль, без которой практически невозможно функционирование современного города, требует формирования эффективных механизмов взаимодействия научно-производственных организаций с органами местного самоуправления и населением с целью реформирования жилищно-коммунального комплекса для его перевода на качественно новую материально-техническую базу [3].
Для управляющих компаний характерна минимальная численность специалистов бухгалтерско-экономического направления, силами которого и ведется весь учет, в силу чего им приходится выполнять значительный объем работы. В связи с этим появилась необходимость в программном обеспечении, позволяющем автоматизировать технологии учета работ по управлению жилым и нежилым фондом, а также начислению оплаты за предоставленные услуги ЖКХ.
Программные продукты, используемые в работе ЖКХ, рассчитаны на то, чтобы оптимизировать деятельность специалистов бухгалтерско-экономического блока, а также по максимуму исключить возможность возникновения ошибки. Самые главные пункты, по которым производится автоматизация управляющих компаний включают в себя как технологию абонентского учета, так и учет работ, выполняемых подрядчиками на подведомственных объектах. Последняя работа является самой рутинной и длительной, не тяжелой, но довольно утомительной, поэтому облегчить ее может как раз автоматизация технологии работы специалистов экономического блока управляющей компании.
Среди множества проблем, требующих решения в ходе выполнения жилищно-коммунальной реформы, особое место занимает достоверность и доступность информации, которая создается, используется и распространяется в жилищно-коммунальном хозяйстве. Кроме того, начисление оплаты за услуги ЖКХ необходимо производить безошибочно, так как, согласно действующему законодательству, в настоящее время за ошибочно выставляемые счета для жильцов предусмотрены значительные штрафы.
Успешное решение этих проблем возможно с использованием современных информационных технологий. В рамках данной работы проведена разработка информационной системы по начислению оплаты за услуги ЖКХ для управляющей компании.
1.2 Характеристика объекта автоматизации

Проведем анализ бизнес-процессов начисления оплаты за услуги ЖКХ в условиях управляющей компании «Ковчег» в методологии IDEF0. Контекстная диаграмма приведена на рисунке 5.

Как показано на рисунке 5, входящими информационными потоками в технологии начисления оплаты за услуги ЖКХ являются: данные об абонентах, данные об объемах потребленных услуг, запросы отчетности, запросы от соцзащиты. Результирующая информация включает в себя: выставленные счета для абонентов, сформированные данные для Управления социальной защиты, сформированная отчётность. В своей деятельности специалисты управляющей компании руководствуются законодательством РФ, внутриорганизационными регламентами. Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса приведена на рисунке 6.

Как показано на рисунке 6, основными технологическими этапами начисления оплаты за услуги ЖКХ являются:
- учет абонентов;
- обмен данными с соцзащитой;
- обмен данными с ресурсоснабжающими организациями;
- подготовка отчётности.
Диаграмма декомпозиции процесса учёта абонентов показана на рисунке 7, обмена данными с соцзащитой – на рисунке 8.

Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции обмена данными с соцзащитой
Как показано на рисунке 7, начисление оплаты за коммунальные услуги предполагает учет параметров жилого помещения, влияющих на размер оплаты за коммунальные услуги (площадь, тип здания, этажность и т.д.), учет количества проживающих, потребляемых ими услугах. Далее производится начисление оплаты за коммунальные услуги согласно утвержденным тарифам. Обмен данными с социальной защитой (рисунок 8) является неотъемлемой частью технологии расчета оплаты за коммунальные услуги и предполагает необходимость расчета денежных компенсаций отдельным категориям граждан, имеющим права на льготы. Данная технология предполагает получение информации из соцзащиты, отработка разногласий между данными управляющей компании и социальной защиты и дальнейший расчет денежных компенсаций согласно действующему законодательству. Расчет компенсаций предполагает учет категории льготы, доли льготника в общем начислении лицевого счета, учет коэффициента уплаты и дальнейший расчет суммы к выплате. Данный этап должен быть проведен безошибочно, так как ошибки в расчет компенсаций могут повлечь санкции со стороны проверяющих организаций.
Диаграмма декомпозиции процесса взаимодействия с ресурсоснабжающими организациями приведена на рисунке 9. Технология работы УК «Ковчег» предполагает начисление за услуги, поставляемые сторонними организациями (водоснабжение, водоотведение, электроснабжение и др.). В компетенцию УК «Ковчег» входит расчет общедомового потребления услуги, суммарной оплаты по счетчикам и расчет разности общедомового потребления и потребления жильцов и разнесение полученной суммы как услуга общедомового начисления. Далее УК проводит расчет с поставщиками услуг за вычетом комиссионного сбора согласно договору между УК и ресурсоснабжающей организацией.
2.Обзор системы автоматизации
2.1 Требования к системе автоматизации управляющей компании

1 Общие сведения
1.1 Полное наименование системы и ее условное обозначение
Полное наименование системы – Автоматизированное рабочее место специалиста управляющей компании Ковчег.
Условное обозначение системы: АРМ ЖКХ.
1.2 Организации, участвующие во внедрении системы
Внедрение АРМ ЖКХ производится на основании задания, выданного руководителем выпускной квалификационной работы. Предприятие-заказчик: УК Ковчег.
1.3 Плановые сроки начала и окончания работы по созданию АРМ
Начало работ по созданию АРМ ЖКХ – январь 2017 г., окончание работ – апрель 2017 г.
2 Назначение и цели создания АРМ
2.1 Назначение АРМ
Автоматизированное рабочее место ЖКХ предназначено для автоматизации работы специалистов при начислении оплаты за услуги ЖКХ, учете платежей, формирования отчетных документов.
2.2 Цели внедрения программного продукта
Целью внедрения программного продукта на рабочем месте специалиста управляющей компании АРМ ЖКХ является сокращение временных затрат на работу с данными и обработку документов в рамках технологии учета услуг ЖКХ.
Задачи внедрения программного продукта:
 автоматизация работы специалистов управляющей компании;
 снижение трудоемкости и сроков обработки информации;
 обеспечение единства информации в системе;
 однократность ввода информации с целью исключения ошибок ввода;
 оформление всех документов в АРМ ЖКХ в соответствии с утвержденными формами;
 автоматизация формирования отчетов.
3 Характеристика объектов автоматизации
Объектом автоматизации является управляющая компания Ковчег, в частности, рабочее место специалистов, в компетенцию которых входят вопросы начисления оплаты за услуги ЖКХ, учет оплат и взаимодействия с абонентами.
4 Требования к внедряемой системе
4.1 Требования к системе в целом
4.1.1 Требования к структуре и функционированию внедряемой системы
На основе проведенного выше анализа предметной области и информационных потребностей пользователя, можно выделить следующие требования, которые будут предъявляться к программному продукту для автоматизации деятельности управляющей компании:
 автоматизированное формирование платежных документов (квитанций) по начислениям за услуги ЖКХ;
 автоматическое ведение журнала учета оплат за услуги ЖКХ;
 автоматизированное формирование отчётов;
 выдача справок по суммам начислений и оплат за услуги ЖКХ, а также справок о составе семьи;
 возможность обмена данными с банковскими системами и органами социальной защиты.
4.1.2 Требования к квалификации персонала, работающего с внедряемым программным продуктом

Сотрудники, работающие с внедряемым программным продуктом, должны знать правовые основы функционирования системы ЖКХ, в том числе законодательства о предоставлении льгот и субсидий, порядок начисления оплат за услуги, а также иметь навыки пользователя компьютерных программ.
4.1.3 Требования к надежности
Перечень аварийных ситуаций, по которым должны быть регламентированы требования к надежности:
 сбой работы АРМ. Перезапустить программное обеспечение, в случае сохранения неисправности обратиться к системному администратору;
 сбой операционной системы. Перезагрузить компьютер, в случае сохранения неисправности обратиться к системному администратору;
 сбой электропитания. Выключить компьютер, обратиться в службу энергетика;
 выход из строя персонального компьютера. Обесточить компьютер, обратиться к системному администратору.
В случае отказа оборудования АРМ должно быть перезапущено после ремонта или замены оборудования.
4.1.4 Требования к безопасности
Требования безопасности должны соответствовать требованиям по обеспечению эксплуатации, обслуживанию и ремонту технических средств системы (защита от воздействий электрического тока, электромагнитных полей, акустических шумов и т.п.).

3. Оценка экономической эффективности проекта

Далее проведем исследование количественных изменений в бизнес-процессах работы организации ЖКХ при внедрении информационной системы.
С использованием каскадной модели проведем создание бизнес - плана реализации информационной системы учета начислений за услуги ЖКХ для УК «Ковчег». Для построения плана использовано ПО MS Project [3].
Ресурсами проектных решений являются:
- трудовые (Руководство, специалисты ИТ-отдела, экономического блока, а также специалист по работе с персоналом);
- материальные (Программный продукт «1С: Предприятие. Учет в управляющих компаниях ЖКХ»), компьютерная и оргтехника, а также затраты на электроэнергию и материалы.

Заключение

В рамках данной работы мной было проведено исследование качественных и количественных изменений в бизнес-процессах при внедрении ERP и MRP-систем в управление жилищно-коммунальной сферой. Жилищно-коммунальное хозяйство представляет собой сложный, многоотраслевой производственно-технический комплекс, компонентами которого являются предприятия жилищного хозяйства и ремонтно-эксплуатационные производства; технологии водоснабжения и водоотведения; коммунальной энергетики; внешнего благоустройства, включающее вопросы санитарной очистки и озеленения городов.