Делопроизводство

Введение
Грамотное составление и обработка документов являются важным этапом в развитии общества. Четкая организация документирования - залог высокой эффективности в любой деятельности. Важным является то, что "неграмотные" документы снижают авторитет подписавшего их должностного лица или организации, в которой они составлены; ставят под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документы с ошибками способны превратиться в своего рода "бомбу замедленного действия": рано или поздно содержащиеся в них неверные и неточные сведения могут быть использованы и нанесут юридическому, физическому лицу существенный вред. Так, к примеру, неправильно составленный протокол судебного заседания затрудняет последующую проверку и ознакомление с делом.
Данная тема актуальна на современном этапе, т.к. правильное составление и оформление документов, образующихся в деятельности суда, располагает к правильному пониманию сущности документа.
Объектом работы является документооборот в судебной системе.
Предметом работы является судебное делопроизводство в судах.
Целью работы является анализ ведения делопроизводства в суде.
В связи с целью были поставлены следующие задачи:
- дать понятие судебному делопроизводству, и его значению.
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
При написании работы были использованы научные труды следующих авторов: Грозова О.С., Латышев Н.А., Шувалова Н.Н.
 
1. Понятие делопроизводства, его значение

Делопроизводство имеет ключевое значение в любой деятельности. Ведь именно от того как ведется делопроизводство в организации зависит процесс реализации решений, в частности оперативность по принятию решений, осуществление поиска необходимой информации.
Делопроизводство включает в себя следующие основные действия:
- первоначальную обработку поступившей информации,
- подготовка решений о принятии или не принятии поступивших документов,
- фиксация, т.е. присвоение входящего или порядкового номера документам,
- распределение документов по отделам или ответственным лицам,
- контроль за исполнением решений по поступившим документам,
- отправка и фиксация отправки исходящих документов .
Хранение, присвоение номера документу осуществляется по установленной стандартами номенклатуре, которая содержит перечень наименований дел, которые должны вестись в организации.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
Разновидности документации, с которой производится работа при делопроизводстве: организационная и распорядительная. Они выделяются по своей информационной природе в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.
Так, например, в судебном делопроизводстве существуют свои документы такие, как исковые заявления и приложенные к ним документы (акты, квитанции, соглашения и др), определения, решения и постановления суда, запросы и ответы на них, протоколы судебных заседаний и возражения на них, отчеты из электронных систем (таких как АМИРС и ГАС «Правосудие»), исполнительные листы. Ведение и учет этих документов отражается в специальных журналах как на бумажном носителе, так и на электронном.
Деятельность госорганов можно отследить по их распорядительным документам, которые квалифицируются тоже по- разному.
К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: решения, уставы, постановления, инструкции, распоряжения, положения, приказы, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др .
Постановление - относится к правовому акту, который принимается вышестоящими органами и содержит рекомендации норм поведения, рекомендации по разрешению тех или иных задач, которые принимают наиболее важный оборот.
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоения должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления . Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
Работа с документацией должна организовываться по следующей схеме.
/ поступившие документы должны сначала пройти первичный осмотр, регистрацию, рассмотрение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.
Служба документационного обеспечения управления принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
/ исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Регистрация всех входящих и исходящих документов осуществляется одноразово. Так, в суде регистрация входящей корреспонденции осуществляется день в день, т.к. при получении корреспонденции на почте, делопроизводитель ставит на почтовом уведомлении отметку о получении или же если документы были принесены в суд, отметка о принятии с входящим номером ставится на экземпляре второго документа.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.
Для обеспечения правильного формирования и учета документации должна составляться номенклатура дел, систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности учреждения .
Сам делопроизводственный процесс включает в себя операции по сбору исходной информации, изготовление документов (подготовка текстовых, цифровых данных и печатания их на бланке), придание документу юридической силы. Все эти операции могут быть автоматизированы. Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.