КУЛЬТУРА ТЕЛЕФОННЫХ ПЕРЕГОВОРОВ

1. Необходимо планировать переговоры заранее. Молчание, различные ненужные звуки не являются проявлением хорошего тона. Чтобы не забыть все в нужный момент, желательна предварительная подготовка плана: какие вопросы необходимо задать, что нужно рассказать.
2. Снимать трубку нужно на третий сигнал гудка. Чтобы не застать собеседника врасплох, ему нужно дать время собраться с мыслями и сконцентрироваться. Достаточно пары секунд, и уже не будет сильной напряженности при разговоре. А сам звонящий за это время успеет еще раз прокрутить в голове свой план и проверить, все ли под рукой.
3. Улыбка при разговоре. При улыбке голос всегда приобретает более мягкие и приятные тона. А такой голос запросто расположит к себе собеседника.
4. Приветствие. Вежливость важна даже в телефонном разговоре, поэтому нужно продумать несколько вариантов приветствий, которые подойдут под различные времена суток, ситуации и контакты.
5. Четкая речь. Речь в телефонном разговоре является тем, на основе чего собеседник выстраивает свое мнение. Ровная, четкая, уверенная – именно такой характер голоса расположит к себе даже самого скептически настроенного человека.
6. Обязательное представление с обеих сторон. Назвать себя и уточнить имя своего собеседника важно, потому что впоследствии звонок может повториться, а безличное обращение не является самым лучшим способом показать свою признательность и вежливость.
7. Уточнение о возможности провести переговоры. Это самый важный момент, поскольку ситуация, в которой звонящий застал человека, может быть не самой подходящей.
8. Активное слушание. Это не только показатель уважения, но и способ не пропустить важные моменты разговора. Общение по телефону чаще всего нормированное ввиду различных фактов, поэтому важно внимательно слушать собеседника, чтобы потом не показывать себя рассеянным слушателем.
9. Прощание. Ситуация такая же, как и с приветствием: проявление элементарной вежливости – залог хорошего тона. Благодарность в конце разговора за беседу послужит хорошим фундаментом для строительства дальнейших взаимоотношений, если потребуется.
10. Рефлексия прошедшего разговора. Обдумывание разговора нужно производить сразу же после окончания, пока воспоминания свежи. Нужно записать все пункты на бумагу, возможно, внести разные моменты в свой ежедневник – например, дату и место встречи с человеком, с которым велся разговор, или же необходимые дела, которые было решено сделать до следующих переговоров.1