Компьютерные сетевые технологии. АРМ специалиста.

Введение

В рамках данной работы проведен анализ технологий использования АРМ в производственной деятельности. автоматизация технологии работы специалистов предполагает использование прикладных программных решений, аппаратных средств и коммуникационных систем, обеспечивающих возможности обработки информации, получения отчетных форм, составления аналитической отчетности. Проектирование архитектуры автоматизированных рабочих мест предполагает подбор компьютерного оборудования, принтеров, сканеров, программного обеспечения в соответствии с функциональными обязанностями специалистов.
Цель работы: анализ технологий использования АРМ.
Объект исследования: автоматизация технологии работы специалистов.
Предмет исследования: автоматизация прикладных задач специалистов.
Задачи работы:
- изучение специфики использования АРМ в деятельности специалистов;
- подбор аппаратных и программных решений для автоматизации технологии работы специалистов;
- подбор конфигурации АРМ на примере технологии работы секретаря.


 
1. Использования АРМ в работе специалистов

Основным назначением автоматизированных рабочих мест (АРМ) специалистов является обеспечение возможности повышения эффективности работы специалистов за счет использования специализированных программных и аппаратных средств. Средства автоматизации позволяют получать в автоматизированном режиме данные справочного, оперативного характера, формировать аналитическую отчётность.
Компонентами АРМ являются:
 техническое средства обработки информации (персональные компьютеры, ноутбуки, терминальные устройства и др.);
 устройства ввода и вывода (принтеры, сканеры, МФУ и др.);
 программное обеспечение, используемое для обработки информации для решения прикладных задач, а также системное ПО, обеспечивающее функционирование периферийных устройств;
 средства защиты информации, включающие: системы защиты от вредоносного ПО, криптографические системы, комплексные системы защиты информации, DLP-системы, аппаратные электронные ключи и др.
Параметры АРМ специалиста должны соответствовать специфике решаемых задач, требованиям к обеспечению защиты информации, вычислительной мощности и системной архитектуре.
Таким образом, при проектировании рабочих мест специалистов следует учитывать указанный комплекс требований, что обеспечит эффективное вложение средств в приобретение компьютерного оборудования и программного обеспечения.

2. Разработка требований к АРМ специалиста (на примере работы делопроизводителя)

Далее проведем проектирование АРМ секретаря. Специалисты данной категории присутствуют практически во всех организациях. К основным функциям данной категории специалистов относится организация внутреннего и внешнего документооборота.
Технологии делопроизводства на предприятиях основаны на следующих нормативных документах :
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по управлению документооборотом на предприятии;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководства;
- должностными инструкциями специалистов.
Основными технологическими этапами прохождения документации в рамках деятельности секретаря являются:
- Приём и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения предприятий;
- В соответствии с резолюцией руководства предприятия передача документов на исполнение, оформление регистрационных карточек прохождения руководящих документов;
- Ведение картотеки учета прохождения документальных материалов, контроль их исполнения, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;
- Отправление исполненной документации по адресатам;
- Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива;
- Обеспечение удобного и быстрого поиска документов;
- Подготовка и сдача в архив предприятия документальных материалов, законченных делопроизводством, регистрационной картотеки или компьютерных банков данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив;
- Принятие документов на подпись руководителя подразделения по делопроизводству, проверка правильности их составления и оформления;
- Обеспечение сохранности проходящей служебной документации;
- Ведение номенклатуры дел предприятия;
- Прием телефонных звонков, факсов.
Основными задачами автоматизации в деятельности секретаря являются [8, c.67]:
 Подготовка проектов документов с использованием MS Office;
 Учет входящей и исходящей документации;
 Контроль исполнения документов;
 Учет приказов внутри организации;
 Ведение архива и номенклатуры дел;
 Автоматизация движения документации между отделами предприятия;
 Использование электронной подписи в системах электронного документооборота.
Управление документооборотом может осуществляться как в ручном режиме через регистрацию поступившей корреспонденции, резолюций руководителя в специальных журналах, либо с применением средств автоматизации, в таком случае данные журналы ведутся в электронной форме.
В деятельности секретаря необходимо использование следующих аппаратных средств :
- Принтеры, сканеры, факсы (МФУ) – для копирования и печати документов;
- Компьютеры с возможностью доступа к электронной почте – для доступа к ресурсам Интернета и электронной почте;
- Внешние носители информации (flash-накопители, CD/DVD-диски) – для копирования данных;
- В некоторых случаях – носители ключей электронной подписи для работы в системах электронного документооборота.
В таблице 1 приведен перечень аппаратных средств, используемых в бизнес-процессах работы секретаря.
Таблица 1 - Перечень аппаратных средств, используемых в бизнес-процессах работы секретаря