Деловая беседа и деловое совещание

При выборе времени начала делового совещания следует учитывать ритм работы. Оперативные совещания (планерки) целесообразно проводить в утреннее время, в начале рабочего дня для ориентации работников на первоочередные задачи.
Деловое совещание, связанное с отрывом от профессиональной деятельности, целесообразно проводить в конце рабочего дня или после обеденного перерыва, чтобы не заставлять участников в течение работы все время переключаться с одного вида деятельности на другой.
С учетом общих затрат времени, необходимых на непосредственное проведение совещания, а также на сборы, переходы, возвращение и настрой на прерванную работу, начало и конец совещания нужно планировать таким образом, чтобы не было зря потраченного времени.
Круг участников совещания желательно сделать максимально узким. Приглашаются только заинтересованные лица, без которых нельзя обойтись. К ним относятся: работники или приглашенные специалисты, которых непосредственно затрагивают принимаемые решения, конкретные исполнители, специалисты в соответствующей области, а также лица, имеющие опыт действий в ситуациях, подобных обсуждаемой. Кроме того, следует учитывать, что участие в совещании отвлекает от основного вида деятельности и ведет к потере рабочего времени.
Если кандидатов набирается слишком много, целесообразно пригласить представителей, поскольку мероприятие может оказаться неуправляемым и не принести ожидаемых результатов.
При подборе участников делового совещания необходимо также учитывать полномочность прав приглашаемых представителей.
Повестка дня разрабатывается с учетом выбранной темы делового совещания и рассматриваемых вопросов.
Свободное оперативное совещание может не иметь регламентированной повестки дня, зачастую проводится без председателя и сводится к обмену мнениями по какому-либо вопросу.
Для проблемного делового совещания характерна разработка повестки дня с регламентацией времени на выступления и обсуждение рассматриваемой проблемы. В этом случае повестка дня оформляется в письменном виде и заранее раздается участникам совещания. Следует помнить, что чрезмерно большая повестка дня нерациональна. На обсуждение целесообразно выносить один-два основных вопроса и несколько мелких, которые можно решить быстро. Строгое соблюдение повестки дня обязательно. Только в этом случае деловое совещание пройдет эффективно и поставленная задача будет решена.