Документационное обеспечение управления и архивоведение

В соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) реквизит 29 «Отметка о контроле» свидетельствует о постановке документа на контроль. Традиционно его проставляют с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа (Рис.1).

Рис. 1 Место проставления отметки о контроле
В соответствии с п. 5.2 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При этом сроковый контроль осуществляет служба делопроизводства или иное структурное подразделение, на которое возложена эта функция.
Согласно п. 6.2 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях в службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»).
Таким образом, исходя из положений нормативных актов, определяющих порядок ведения делопроизводства и оформления документов в Российской Федерации (рекомендуем ориентироваться на них организациям разных форм собственности), отметку о контроле следует ставить на все зарегистрированные документы, подлежащие контролю исполнения в организации.
Для службы делопроизводства сигналом к постановке документа на контроль являются сроки исполнения. В соответствии с п. 5.5 Правил делопроизводства срок исполнения документа нужно указывать непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу. В п. 5.8 Правил делопроизводства зафиксировано, что сроки должен определять руководитель, исходя из:
• срока, установленного организацией, направившей документ (такие сроки мы называем индивидуальными);
• сроков, установленных законодательством (для их обозначения принято использовать термин «типовые сроки»).
Кроме того, в п. 5.9 Правил делопроизводства отражены сроки исполнения документов с пометками «срочно», «оперативно» и т.д.
То есть контролю подлежат все документы, для которых определен типовой или индивидуальный срок исполнения. Отметку о контроле ставят на документ после его рассмотрения (подписания) руководителем.
Отметим, что в некоторых коммерческих организациях изготавливают «контрольные» штампы, содержащие помимо слова «Контроль» дополнительные сведения или ограничительные поля для них – например, для указания контрольного срока или даже реквизитов документа-основания для снятия документа с контроля. Однако использовать их не всегда удобно. Так, если документ содержит несколько поручений с разными контрольными сроками (например, приказ), то для оттиска подобного штампа на документе просто не окажется места. А ведь место для реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 четко определено.
При постановке документа на контроль в СЭД в регистрационную форму заносят сведения об этом. Настройку СЭД следует производить таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении сроков. Эта информация отражена в п. 4.29 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».