Основные ошибки руководителя при проведении беседы с подчиненными

1 Основные ошибки руководителя при проведении беседы с подчиненными
Коммуникации крайне важны в управленческой деятельности. Без обмена информацией компании не могут функционировать. Коммуникации являются важнейшими элементами обеспечения эффективности управления.
Коммуникация сегодня – это основа функционирования любой компании, организации. При помощи общения осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри организации, так и за ее пределами, обеспечивается взаимодействие с партнерами, конкурентами, клиентами, поставщиками, финансистами. Не только вербальная коммуникация, но и цифровые материалы, доклады и пр. занимают основное место и являются важным в общении в организации.
Эксперт в области управлении, руководитель должен понимать, как среда влияет на коммуникации и как владеть искусством устного и письменного общения .
Общение в организации – это взаимодействие информации. Сотрудники организации вступают при выполнении своих функциональных обязанностей в коммуникации. Это как система, которая формируется конкретными функциями.
Все коммуникации в организации можно поделить на внутренние и внешние. Последние – это коммуникации между организацией и внешней средой. На функционирование организации влияют факторы внешней среды. С потенциальными клиентами организации общаются при помощи рекламы и других способов продвижения товара и услуги на рынок. В области отношений с общественностью приоритетным является формирование определенного образа, имиджа организации на разных уровнях.
Внутренними коммуникациями являются коммуникации внутри организации между разными уровнями и отделами. Они могут быть формальными и неформальными.
Виды внутренних коммуникаций:
1) Коммуникации между уровнями – нисходящие (информация передается с высшего уровня на низший, например, когда сотрудников информируют о заданиях, приоритетах компании) и восходящие (благодаря им сотрудники узнают о текущих и потенциальных проблемах; производятся при помощи отчетов, предложений).
2) Коммуникации между отделами. Компания включает в себя множество подразделений, для координации действий их важны коммуникации. Например, в больницах персонал разных уровней и отделов должен обмениваться информацией для распределения ресурсов и функционирования рабочих групп. В рознице региональные менеджеры по сбыту встречаются для того, чтобы обсудить проблемы координации сбытовых стратегий.
3) Коммуникации между руководителем и подчиненными в форме разъяснения задач, приоритетов и ожиданий, обсуждения проблем эффективности и пр.
Основной цель коммуникативного процесса является достижение понимания обмениваемой информации (сообщения). Но то, что был совершен обмен информацией, еще не говорит о том, что процесс был эффективным. Мы все, так или иначе, сталкиваемся с ситуациями неэффективных коммуникаций в жизни. Чтобы понять, как это происходит и чем определяется эффективность коммуникации, важно иметь представление об этапах общения.
Процесс коммуникации включает в себя следующие элементы:
1) Отправитель (тот, то генерирует сообщение для передачи информации);
2) Сообщение (информация, которая закодирована в символы);
3) Канал – способ передачи информации;
4) Получатель – тот, кому предназначена информация и кто ее интерпретирует.
В процессе общения отправитель и получатель проходят несколько этапов, которые между собой связаны. Задача – составление сообщения и применение канала для его передачи так, чтобы и отправитель, и получатель одинаково поняли исходную идею. Это может представляться сложным процессом, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и утрачен.
Эти этапы представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Простая модель процесса коммуникации
Рассмотрим каждый из этих этапов отдельно.
Генерирование идеи. Общение начинается с формулировки идеи или отбора информации. Отправитель принимает решение, какую важную идею или сообщение важно донести. Некоторые попытки дают сой уже на этом этапе, поскольку отправитель не уделяет времени на то, чтобы проанализировать или обдумать идею. Поэтому, важно для начала подумать, а потом говорить. Идея на этом этапе еще не нашла свое воплощение в словах или в форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только принял решение, какую идею он хотел бы передать. Для эффективной передачи информации важно теперь учитывать несколько факторов. Например, руководитель, желающий сообщить своим сотрудникам итоги оценки их работы, должен понимать, что ему нужно донести вполне конкретную информацию об сильных и слабых сторонах и методах улучшения результатов. Сообщение руководителя не должно включать в себя смутную похвалу общего характера или только критику. Руководители, недостаточно эффективно действующие в процессе общения, часто поступают так потому, что либо не знают последствия такого общения, либо так поступают к ним их руководители .
Кодирование и выбор канала.
Перед тем, как передать сообщение (идею), отправитель кодирует ее в определенные символы в виде слов, интонации, жестов и языка тела. Также происходит выбор канала, который совместим с типом символов, которые применяются для кодирования (устная речь, письмо, электронная почта, видеозаписи и видеосвязь). В случае, если канал не подходи для физической формы выбранных символов, то осуществление передачи не является возможным. Если канал не соответствует сообщению, эффективность коммуникации также снижается.
Приведем пример. Руководитель хотел бы поговорить со своим сотрудником о том, что он нарушил меры безопасности. Если это будет осуществлено в форме непринужденной беседы за чашкой кофе или в виде направлении ему неофициальной записки на почту, то эти каналы будут вряд ли эффективны в донесении самой идеи, поскольку проблема достаточно серьезна и требует официального сообщения и встречи.