Внедрение системы KPI в фармацевтической компании как инструмент повышения эффективности работы сотрудников

Фармацевтическая компания “Farm-Techno” работает на рынке 6 лет и занимается производством различного рода лекарственных препаратов. В связи с политикой импортозамещения, а также значимости отрасли, компания с самого начала ведения бизнеса стала получать серьезную инвестиционную поддержку (как от государства, так и от прочих инвесторов), вследствие чего, на текущий момент рост бизнеса компании имеет очень высокий темп.
В связи с тем, что ежегодно число проектов в компании растет, а качество продукции должно постоянно совершенствоваться, наем большего числа персонала не является полностью правильным решением. Новые сотрудники должны обучаться у уже более опытных коллег, что в свою очередь, создаст дополнительную нагрузку на уже имеющийся персонал.
Топ-менеджментом “Farm-Techno” было принято решение внедрить на предприятии систему KPI (Key Performance Indicators) и организовать для нее соответствующую ИТ поддержку. Проект был поручен команде бизнес-аналитиков ИТ-подразделения компании. Ключевая цель проекта - внедрение системы KPI, которая позволит обеспечить связь результативности сотрудников с системой вознаграждения. Так как компания имеет большое количество подразделений и широкий спектр деятельности, было принято решение сузить рамки данного проекта и в качестве пилотного внедрить систему KPI в ИТ-подразделении компании и в Подразделении закупок и логистики.
После анализа рынка программных продуктов, было выбрано решение, которое позволяет задавать систему премирования сотрудника и интегрироваться с системой расчета заработной платы. Премирование, ориентированное на результат, является инструментом, который помогает руководителю, с одной стороны, выделить и отметить успехи сотрудника, а с другой стороны четко обозначить его роль в общем производственном процессе. Нефиксированная (премиальная) часть оплаты труда ставится в зависимость от производственных и других значимых для бизнеса показателей. Возможности программного продукта позволяют увязать показатели деятельности сотрудников (KPI) с системой вознаграждения. Программный продукт позволяет формировать различные алгоритмы расчета вознаграждения, и затем, на основании полученных значений достижения результатов, рассчитывать размер премиальной части зарплаты сотрудника.
Выбранная система является не более чем инструментом для расчета премиальной части сотрудников компании в двух выбранных подразделениях, основной задачей проектной команды на текущий момент является формирование перечня показателей, по которому возможно будет объективно оценивать эффективность труда сотрудников в выбранных подразделениях. Описание деятельности обоих подразделений компании представлено ниже.

ИТ-подразделение:
ИТ-подразделение компании “Farm-Techno” работает позадачно с помощью корпоративного портала. Корпоративный портал - web-приложение, в котором каждый пользователь имеет собственную страницу подобно социальной сети с информацией о себе, включая должность, рабочую почту и прочую информацию. Кроме информации о себе, каждый пользователь может создавать на портале задачи, связанные с вопросами использования информационной системы. ИТ-подразделение компании занимается поддержкой пользователей по вопросам использования корпоративной информационной системы через портал. Стандартная процедура работы с порталом со стороны исполнителя (ИТ-подразделение) и инициатора (любой сотрудник компании) выглядит следующим образом:
1. У инициатора возникает вопрос по использованию какого-либо функционала системы/обнаружена ошибка в работе системы/проблемы с быстродействием системы/возникла потребность в доработке
2. Пользователь создает задачу на портале с описанием ситуации (п.1) и в качестве исполнителя задачи ставит Руководителя ИТ подразделения или старшего аналитика
3. Пользователь задает приоритет задачи (низкий, средний, высокий). При этом в соответствии с соглашением об уровне внутренних сервисов, на задачи с высоким приоритетом команда ИТ-подразделения должна реагировать в течении 2 часов (отписаться в комментарии к задаче). Для задач со средним приоритетом - в пределах 4 часов. Для задач с низким приоритетом - в течении 6 часов. Часы считаются только в рамках рабочего дня.
4. Задачи, сформированные сотрудниками исследовательского центра предприятия или сотрудниками отдела производства, автоматически получают высокий приоритет, так как проблемы в информационной системе, напрямую влияют на ключевые направления деятельности в данных подразделениях.
5. После того, как задача на портале попала на руководителя ИТ-подразделения/старшего аналитика, задача получает оценку в пределах 8 часов и делегируется сотруднику ИТ-подразделения в соответствии с ее приоритетом, трудоемкостью, функциональным блоком, в рамках которого была создана (вопрос по складу, вопрос по финансам, вопрос по производству и т.д.), а также доступностью сотрудников.
6. Сотрудник, ответственный за задачу, работает с инициатором до полного решения вопроса по задаче. После того, как инициатор считает вопрос закрытым, сотрудник ставит в задаче фактически затраченное время и закрывает задачу.
7. Руководитель подразделения в конце месяца проверяет общее “закрытое” количество часов каждого сотрудника


Подразделение закупок и логистики:
Подразделение закупок и логистики в компании “Farm-Techno” имеет 2 ключевые задачи: поддержка неснижаемого запаса для производства и обеспечение исследовательских проектов.
Поддержка неснижаемого запаса для производства — это комплексный процесс снабжения производственных подразделений всеми необходимыми материалам и оснасткой для непрерывного фармацевтического производства. Для организации фармацевтического производства требуется огромное количества различных товаров, сроки и условия доставки которых варьируются от нескольких дней (для расходных материалов, таких как шприцы, бахилы, халаты) до нескольких месяцев (для различных комплектующих для оборудования и специальных реактивов). Стандартный процесс обеспечения материалов по неснижаемому остатку выглядит следующим образом:
1. В начале каждого квартала руководитель каждого производственного подразделения подает перечень материалов, которые будут необходимы для производства в следующем квартале. Информацию он получает автоматически из плана продаж на следующий квартал с помощью надстроек корпоративной информационной системы.
2. Перечень материалов с количеством передается в отдел закупок и логистики ответственным менеджерам.
3. Ответственный менеджер анализирует текущие складские остатки и текущие потребности. После чего по присланному перечню оформляет заказы поставщикам.