Требования к организации и основные принципы организации документооборота в органах федеральной исполнительной власти

Введение
Важная роль канцелярской деятельности заключается в ее содержании — документальном обеспечении любых процессов управления. В ходе доку-ментооборотной деятельности возникают различные документы, фиксируют-ся события, факты, явления, т.е. выводятся различные виды информации. Та-ким образом, информация является ключевым понятием в любом управлен-ческом документе. Управление осуществляется с помощью информации, за-писанной в документе. Знания об офисной работе в различных областях управления накапливались в течение длительного времени. В России канце-лярская работа известна со времен существования государевых приказов (XVI-XVII вв.). Организация канцелярской работы имела особую основу — традицию, которая сформировалась на Руси под влиянием средневекового письма на свитках (столбцах). Большинство вопросов организации делопро-изводства в низовых структурах органов государственного управления со-хранялись в виде традиции до конца XVIII века. Но начиная с XVII века гос-ударство внедряет систему упорядоченных правил работы с документами, которые со временем все больше совершенствуются. Современная офисная работа полностью основана на системе правил, норм, стандартов и регламен-тов, которые представляют собой систему государственного регулирования офисной работы. Эта система законодательных и нормативных документов приобретает особую роль с распространением автоматизированных систем делопроизводства.
 
1. Документооборот, как узловое звено си-стемы поддержки управленческой докумен-тации
Управление документами служит важной частью в формировании де-лопроизводства в организации.
В дополнение к этапам перемещения документов, он также задает темп их перемещения. Под офисным документооборотом понимается информаци-онное оснащение управленческого персонала, использование и сохранение ранее созданных документов.
Основными правилами формирования документооборота являются:
 быстрое перемещение документа с наименьшими затратами времени;
 максимальное сокращение случаев прохождения документов (каждое перемещение документа должно быть обосновано, необходимо исключить или ограничить обратное перемещение документов);
план прохождения и ход обработки основных видов документов долж-ны быть схожими.
Следование этим правилам позволяет реализовать главный организа-ционный принцип канцелярской службы – вероятность централизованного выполнения аналогичных технологических операций.
Документ служит основой любого документооборота. Каждый доку-мент, как бумажный, так и электронный в сочетании, должен быть согласован методом соблюдения правил предоставления информации на любом носите-ле.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с кото-рыми должно происходить перемещение документов.
Формирование документооборота объединяет весь план движения до-кументов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и обработке, отправке (и подшивке) докумен-тов в дело .
Для оперативного отслеживания документов следует использовать ме-тод "Канбан". Методология Канбан впервые появилась в Японии. Эта систе-ма не требует автоматизации и внедрения специальных информационных технологий, достаточно использовать бумажные карточки и маркеры.
Канбан - это метод, который демонстрирует, что происходит в процессе работы. Благодаря методу Канбан формируется понимание того, какую ра-боту мы выполняем . Канбан фокусируется на управлении обязательствами и равномерном распределении работы, что приводит к повышению гибкости организации. Специальные карточки на бумажных, цифровых или других носителях служат средством передачи информации в технологической цепоч-ке.
В таблице 1 представлены данные об объеме документооборота от-дельных документооборотов и групп респондентов.
Таблица 1 Объем документооборота отдельных документопотоков


Анализ показывает увеличение документооборота во всех государ-ственных учреждениях. Рост документооборота в первую очередь связан с возможностью обращения в государственные органы через компьютерные сети, изменениями в действующем законодательстве (принятием новых зако-нов). В результате увеличивается количество согласительных процедур по проектам новых законодательных актов.
Сокращение объема документооборота в органах местного самоуправ-ления обусловлено ужесточением контроля за оформлением документов на местах, переходом на электронный документооборот и унификацией форм документов.
Управление документами служит важным компонентом
офисной работы. Рационально структурированный документооборот ускорил процесс перемещения документов внутри организации. Преоблада-ющие организационные принципы
управления документами представлены на рисунке 1 :