Основные этапы подготовки и оформления распорядительных документов

ЗАДАНИЕ 1

А). Основные этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Приказ по основной деятельности.
Ответ:
Процедура подготовки и издания любого распорядительного документа состоит из восьми этапов [3, с.118]:
1. Инициирование процесса издания.
2. Сбор информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта.
4. Согласование и утверждение проекта документа.
5. Внесение корректив в проект на основе замечаний согласующих.
6. Подписание и утверждение руководителем.
7. Регистрация отделом ДОУ.
8. Доведение текста до исполнителей.
Все указанные выше шаги нужно совершать последовательно, не пропуская ни одного. Исключение составляет пятый шаг - внесение корректив, который в случае отсутствия замечаний, можно пропустить.
Шаг 1. Инициирование процесса издания приказа. Процедура подготовки проекта начинается по следующим причинам: ранее был разработан план издания распорядительных документов; руководство предприятия отдало поручение подготовить проект; руководитель структурного подразделения или отдельный специалист выступили с инициативой подготовки проекта документа. Обосновать необходимость издания распорядительного документа можно докладной или служебной запиской, аналитической или информационной справкой, актом, служебным письмом, предложением, заключением и т.д. Они дают старт процессу подготовки проекта.
Шаг 2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа. Для выработки обоснованного и аргументированного управленческого решения необходима объективная, актуальная и исчерпывающая информация по данному вопросу. С этой целью собирают и анализируют необходимые данные. Требуемые данные можно получить: из нормативной документации и законодательных актов; актуальной документации предприятия; входящей документации из других компаний; архивной документации; публикаций в открытых информационных источниках; теоретических данных научно-исследовательских материалов. Управленческое решение осуществляют по результатам анализа собранной информации. Как правило, на этом этапе рассматривают несколько вариантов решений, а после получения дополнительной информации и всесторонней оценки вариантов, выбирается один, наиболее приемлемый.
Шаг 3. Подготовка проекта приказа. На этом этапе осуществляется подготовка проекта, а не окончательного документа. Проект не обладает юридической силой и не является приказом. Чтобы им стать, он должен быть согласован, подписан и зарегистрирован, об этом расскажем дальше. Разработку проекта приказа осуществляет специалист или несколько специалистов из разных отделов. В том случае, если проект распорядительного документа касается нескольких структурных подразделений, то руководство может создать временную комиссию или рабочую группу для разработки проекта.
Шаг 4. Согласование и утверждение проекта документа. Этот шаг подразумевает согласование текста документа с руководителями отделов, чьи интересы он затрагивает. Это может быть отдел кадров, бухгалтерия, плановый или юридический отдел. Для данной процедуры в документе предусмотрен реквизит «визы согласования документа». В реквизите указывают: должность визирующего; подпись; расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Сотрудник, который согласовывает документ, поставит подпись и дату: Если к документу есть замечания, он дополнит визу фразой «Замечания прилагаются».
Шаг 5. Внесение корректив в проект на основе замечаний согласующих. Если замечаний не было, переходят к Шагу 6. Если замечания есть, то возвращаются к Шагу 3 (Подготовка проекта приказа), вносят коррективы в текст и заново согласовывают проект.