Стандартизация управления документами и систем управления документами

Согласно ранее действовавшего ГОСТ Р6.30-2003, реквизиты от первого порядкового номера предлагаемого перечня до третьего порядкового номера указываются в форме письма. В ГОСТ Р7.0.97-2016 они утратили свою самостоятельность и стали частью реквизита 08 "Справочные данные об организации", но сохранили свое место в виде букв. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» исключен из-за потери практической значимости в связи с использованием систем электронного документооборота.
Среди новых сведений, включенных в ГОСТ Р7.0.97-2016, отмечены следующие:
-наименование структурного подразделения - автора документа;
-наименование должности лица - автора документа;
-гриф ограничения доступа к документу;
-отметка об электронной подписи.
Согласно новым критериям, в дополнение к описанным действиям, детали подлежат объединению и разделению. В ГОСТ Р7.0.97-2016 реквизиты 01 - Государственный герб РФ и 02 - герб субъекта РФ соединены в единое целое (01), дополненный также гербом (геральдическим знаком) муниципального образования, т.к. органы местного самоуправления имеют право на официальные символы.
Реквизит 03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), существовавший ранее, разделен на две самостоятельные части под собственными номерами (02 и 03 соответственно). Это объясняется различиями в целях, которые они преследуют, и в законодательном регулировании.
Больше всего изменения коснулись оформления реквизитов документа, описанных в разделе 5 ГОСТ Р7.0.97-2016, так:
1. Тождественность постановки инициалов лица вне зависимости от адресата. ГОСТ Р7.0.97-2016 установил, что инициалы ставятся после фамилии, независимо от того, кому адресован документ.
2.Добавление положений о регистрации реквизитов "адресат". Выражается в допущении употребления сокращения «г-ну» (господину) в случае, если адресат - мужчина, и «г-же», если адресат - женщина.
3. Если письмо было отправлено по электронной почте, при регистрации реквизита «адресат» указывается адрес электронной почты, номер телефона или факса.
4. Среди основных правил составления текста новые положения:
-язык, на котором может быть подготовлен документ (государственный язык Российской Федерации), дополняется государственным языком республики в составе Российской Федерации в соответствии с законами этих республик.
-необходимо указывать реквизиты при создании документа на основе другого. То есть законодательные или иные нормативные правовые акты, а также ссылки на ранее изданные административные документы.
-возможность использования фраз этикета.
5.Добавление положений о регистрации "отметка о приложении" с возможностью указания электронного носителя, который может стать приложением.
6.Новшеством в оформлении требования "подпись" является указание должности должностного лица в соответствии с приказом (положением), если документ подписан лицом, исполняющим его обязанности.
7.Приложение соответствующего приложения к административному документу Положения о регистрации знаков разъясняются, если приложение является нормативным правовым актом или иным административным документом. Согласно новым национальным стандартам, первый лист приложения содержит примечание к приложению (ссылки на административные документы не указаны), данные из административных документов, которыми утверждено приложение.
8.Состав реквизита "Отметка об исполнителе" включает новые элементы. В частности, можно указать местонахождение подрядчика, название структурного подразделения и адрес электронной почты.
9.Дополнены положения об оформлении отметки о заверении копии: необходимо знать, где хранится документ в ситуации, когда копия была выдана для предоставления другим организациям.
В связи с пополнением национального стандарта новыми реквизитами и изъятием из него многих других, изменения коснулись состава реквизитов бланка документа (приложение Б), а также образца бланка документа (приложение В).
Тема об использовании языка также отражена в разделе бланков нового ГОСТа (п.6.8), но в нем также есть положение - новелла, указывающее на необходимость использования бланков на русском и английском или других иностранных языках при переписке с иностранцами. В результате форма выглядит так: слева есть колонка на русском языке, а справа - колонка на английском или другом языке.