Документ и его место в системе управления

Понимание того, что создание документов, их перемещение и хранение подчиняются определенным правилам, было начато людьми еще в древности. Первоначально это понимание утвердилось в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Равномерно стали обобщать, анализировать практические приемы, а потом получить статус обязательных правил и норм, закрепленных в официальных законодательных и нормативных актах. В процессе понимания вопросов, связанных с функционированием документов в обществе возникает научная дисциплина «документоведение», ключевым понятием которой является «документ».
В современном мире значение понятия «документ» доступно каждому человеку, как в научной сфере, так и в повседневной жизни. Без документов сложно представить жизнь человека и общества. И все же этот термин уникален тем, что со временем его значение постоянно менялось и приобретало разные толкования. Термин «документ» имеет долгую историю. Его много раз обдумывали, критиковали, а иногда даже выходили из употребления на десятилетия.
Эксперты неоднократно подчеркивали, что слово «документ» происходит от глагола «docere», что означает - «учить, обучать». Известно, что корни этого слова уходят в индоевропейские праязыки, в котором они означали жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо. По другой версии, слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на открытых ладонях вытянутых рук было десять пальцев. Равномерно корень «dek» был заменен на «док» в слове «doceo» - учу, обучаю, из которого произошли слова «доктор» - ученый, «doctrina» - учение, «documentum» - что учит, назидательный пример - появился. В этом смысле слова документ использовали Цезарь и Цицерон. Позже оно приобрело юридическое значение и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, взятое из книг, протоколов, официальных актов». В смысле письменного свидетельства слово «документ» использовалось со средних веков до XIX века. Из латинского языка он был взят на все европейские языки [6 стр. 121].
Известно наверняка, что в Древнем Риме термином «документ» первоначально назывались предметы, используемые для обучения. Затем этот термин стал обозначать письменное доказательство. Именно тогда «документ» приобрел юридическое значение и в этом смысле использовался вплоть до XIX века. [7 с. 143].
В то время, когда в Западной Европе термин «документ» начал развиваться юридически и использовался в разговорной речи, в России не существовало точного определения термина «документ» вообще, несмотря на международные отношения с другими государствами [11 с.33].
Первоначально отношения с государствами были скреплены соглашениями, то есть устными речами. Впоследствии слово «грамота» появилось в русском обиходе. Он служил своего рода синонимом слова «документ». Благодаря Петру I «письмо» заменяется новым понятием для российских министров: «документом», что переводилось именно как «письменное свидетельство». В течение XVIII века определение понятия «документ» подчеркивало его юридическое значение. Сам этот термин долгое время не использовался. Вместо этого использовались термины: «акт", «бумага», «дело».
Следует отметить, что именно от Петра I и была нормализована система обработки документации и документы в общем смысле «оживили», тогда как в большинстве случаев документы связаны с офисной работой.
В начале XX столетия в русском однотомном иллюстрированном энциклопедическом словаре Ф. Павленкова В. Яковенко рассматривал понятие «документ» в следующих значениях: любой документ, составленный законным образом и способный служить доказательством права на что-либо (имущество, имущество, свободное проживание) или для выполнения каких-либо обязательств (условий, договоров, долговых обязательств); любые письменные доказательства [12 с. 562].
С середины прошлого века заметно расширение границ понятия «документ». В 50-е гг. – 60. В XX веке понятие «документ» было признано критическим для данной области (управление документами), и начали понимать его сущность и функции (эссенциально-функциональный подход). В это время появились так называемые «широкие» и «узкие» толкования понятия «документ». В период с 1980 по 1990 год сформировалось широкое толкование этого термина, означающее в то время, что под документом можно понимать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, через записи и видео до произведений искусства (архитектурные сооружения), гравюры, картины, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, памятников до промышленных и технических изделий (часы, автомобили, винтовки) и т.д. пределы понятия стали настолько плохо читаемыми, что использовать его стало гораздо сложнее.
В России в начале 90-х гг., почти одновременно объясняя значение понятия «документ», Ю. Н. Столяров, А. П. Коршунов и А. В. Соколов предложили трактовать его как материальный объект – носитель социальной информации. Исследователи начали заключать, что документы - это материальные объекты, созданные специально для хранения и распространения (передачи) в пространстве и времени значимой социальной информации, созданной человеком для использования в социальной деятельности. В результате документ стал считаться одним из важнейших источников информации и средством социальной коммуникации.
В настоящее время концепция «документа» раскрывается в государственных стандартах и федеральных законах. Таким образом, в терминологическом стандарте 2013 термин «документ» определяется как «информация, закрепленная на носителе, с деталями, позволяющими ее идентифицировать».
В Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документов» термин «документ» интерпретируется как «материальный носитель, на котором имеется информация, записанная в любой форме в виде текста, аудиозаписи, изображения и (или) их комбинации, имеющего детали, позволяющие его идентифицировать, и предназначены для передачи во времени и пространстве для общественного пользования и хранения» [1].
В настоящее время в законодательных и нормативных актах Российской Федерации существует девять толкований, в связи с чем понятие «документ» постепенно сужается к пониманию его как официального или управленческого документа [9 с.33].