Документационное обеспечение управления

В Российской Федерации применяется единая система кодирования и классификации информационных массивов. Она состоит из отдельных классификаторов, охватывающих различные области предоставляемой в органы статистики информации. Частью этой системы является ОКУД – классификатор управленческой документации, применяемый, как и другие, в общероссийском масштабе.
ОКУД (или ОК 011-93) утвержден 30/12/93 г. Госстандартом, постановлением №299, начал действовать с 01/07/94 г. Классификатор неоднократно уточнялся и дополнялся. В настоящее время действует редакция документа от 12/12/18 г.
Госстандарт подготовил еще одно изменение (108) от 27/12/18 г. Оно вступает в силу с 01/03/19 г. Текст изменений официально публикуется в информационном указателе «Нацстандарты». Кроме очевидной цели – уменьшения количества применяемых бланков, классификатор необходим для решения определенных проблем учета и обработки информации, таких как:
1. Создание условий для исключения неунифицированных документов из оборота (уменьшения их количества). Законодатель считает унифицированные бланки более удобными в обращении.
2. Регистрация форм, а далее их учет, систематизация.
3. Создание и поддержание упорядоченности информации о хозяйственной жизни.
4. Контроль в регионах за использованием унифицированных бланков документации.
5. Контроль содержания форм с целью исключить из них дублирующуюся информацию.
Классификатор представляет собой перечень наименований и кодов форм документации, сгруппированных по блокам-системам: организационно-распорядительной, первичной учетной, устанавливаемой Банком РФ и прочей документации.
Каждый такой блок сам объединяет схожие группы документов, например, организационно-распорядительный состоит из сгруппированных форм по созданию, ликвидации, реорганизации. В каждой такой группе собраны документы одного вида.
Исходя из сказанного, можно определить структуру кода:
- первые две цифры – класс;
- вторые две цифры – подкласс;
- третья группа цифр, три позиции – номер формы;
- цифра для контроля.
Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример
Форма по ОКУД 0211151

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) предназначен для:
- обеспечения совместимости государственных информационных систем и информационных ресурсов, содержащих сведения о хозяйствующих субъектах;
- межведомственного обмена информацией;
- однозначной идентификации хозяйствующих субъектов, расположенных на территории Российской Федерации;
- сопоставимости экономико-статистических данных;
- автоматизированной обработки информации.
Объектами классификации ОКПО являются юридические лица, их филиалы и представительства, организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, индивидуальные предприниматели.
ОКПО включает два раздела.
Первый раздел содержит юридические лица, их филиалы и представительства, организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица.
Второй раздел содержит индивидуальных предпринимателей.
Структурно первый и второй разделы ОКПО состоят из трех блоков: блока идентификации, блока наименования объектов, блока классификационных признаков.
Код ОКПО нужно указывать в следующих документах:
1. Для заполнения форм бухгалтерского баланса.
2. В статистической отчётности: о деятельности предпринимателей по форме 1-ИП, об объёме платных услуг населению по форме 1-Услуги и других.
3. В унифицированных формах кадровых документов, например, приказов, штатного расписания, личных карточек работников.
ОКПО входит в состав реквизита «справочные данные».